kintoneで顧客管理を始めるには？設計のポイントと6つの導入ステップ

ABKSS note編集部

2026年10月28日 17:05

こんにちは！ABKSS note編集部です。

「Excelでの顧客管理に限界を感じている」「自社の業務に合った顧客管理システムをつくりたい」と感じていませんか？

今回は、kintoneを使った顧客管理について、導入前に整理しておきたいポイントから、システムを構築する6つのステップ、導入後の改善方法までわかりやすくご紹介します。

この記事でわかること

kintoneを顧客管理に活用するメリット
CRMとSFAの違いと、顧客情報を一元管理する考え方
導入前に整理しておきたい業務・データ・フィールド設計
顧客管理システムを構築する6つのステップ
導入後に現場へ定着させるための改善方法

kintoneが顧客管理に適している理由

CRMとSFAの違い

CRMは「Customer Relationship Management」の略で、顧客関係管理を指します。問い合わせ、商談、購入履歴、顧客サポートなど、顧客との接点を管理する仕組みです。

一方、SFAは「Sales Force Automation」の略で、営業支援システムを指します。商談のステータス管理や売上予測、営業活動の進捗状況を追跡する役割が中心です。

CRMは顧客に紐づく情報全般を管理し、SFAは営業に特化した情報を扱うという違いがあります。

kintoneでは、ドラッグ＆ドロップでアプリを作成でき、CRMとSFAを一体的に運用するシステムを構築できます。

また、特定のIPアドレスや端末からのアクセスに限定する機能や、アクセス権限を管理する機能も搭載されています。

kintoneで顧客管理を行うメリット

顧客情報を一元管理できる

顧客情報をExcelやメモ帳などで個別に管理していると、担当者の変更時に重要なやり取りを引き継げず、対応漏れやミスが起こることがあります。

kintoneでは、顧客データやコミュニケーション履歴を一つのプラットフォームに集約できます。コメント機能などを活用すれば、顧客管理画面を参照しながら社内で情報共有することもできます。

プラグインや外部サービスと連携できる

kintoneでは、プラグインやJavaScriptによるカスタマイズも可能です。

たとえば、顧客とのメールの送受信履歴をkintone上で管理することで、担当者同士がメール内容を確認しやすくなります。弊社ブログでは、メール連携サービスとして「メールワイズ連携」や「kMailer」を紹介しています。

会計ソフトや請求書発行サービスなどと連携し、転記作業を減らすといった活用もできます。

導入前に押さえたい2つの失敗例

1．目的やメリットが不明瞭

「何を改善するために導入するのか」が曖昧だと、社員がシステムを利用する意義を感じられず、定着しない可能性があります。

導入前に目的を共有し、利用する社員に「自分にとってどのようなメリットがあるのか」を伝えることが重要です。

2．初期設計が不十分

アプリ構成やフィールド設計を十分に検討せずに決めると、運用開始後にデータ構造の変更や追加のカスタマイズが必要になる場合があります。

そのため、構築前に業務フローを洗い出し、必要な要件を整理しておきましょう。

構築前に要件とデータ項目を整理する

まず「どこまでのデータを誰が管理するのか」「どの業務を紐づけるのか」を整理します。

担当者や進捗ステータスは、細かくしすぎると入力・更新の負担が増え、逆に大まかすぎると現場が次に何をすべきかわかりにくくなります。実際の業務フローに合わせた粒度で設定することが重要です。

問い合わせ対応、導入サポート、請求・支払いなど、顧客と接点のある業務も洗い出しておきます。

すべてを一つの顧客管理アプリに集約する必要はありません。業務によっては、別のkintoneアプリや外部サービスへ切り分け、顧客管理アプリと連携することも検討します。

さらに、リード獲得経路、顧客ランク、契約更新日など、自社に必要なフィールドを設計しましょう。

kintone顧客管理システムをつくる6つのステップ

ここからは、実際にkintone上で顧客管理システムを構築する流れを見ていきます。

ステップ1：既存顧客データの洗い出しと統合

まず、新しい顧客コードの採番ルールを決めます。

Excelや複数のシステムに顧客データが分散している場合は、顧客情報をリストアップしてフォーマットをそろえます。既存データの顧客コードも確認し、コードとデータが一意に紐づくよう整理します。

ステップ2：kintoneアプリを作成する

データを整理したら、アプリを作成します。

kintoneでは200種以上のアプリテンプレートが提供されており、顧客管理アプリを含む無料サンプルアプリを自社業務に合わせて改修する方法もあります。

情報のレイアウトは利用頻度に応じて調整し、「顧客マスタ」「顧客カルテ」「顧客台帳」など、社内で馴染みのあるアプリ名にすると導入しやすくなります。

ステップ3：関連するアプリを連携する

ルックアップと関連レコード一覧を活用すると、複数のアプリ間でデータを参照したり関連づけたりできます。

顧客コードを使って案件管理アプリなどと連携し、活動履歴や案件情報を確認できるようにしておくことで、担当者変更時の引き継ぎもしやすくなります。

ステップ4：顧客コードを設定する

決めておいた採番ルールをプラグインに設定することで、手動でコードを振る際のミスを防げます。

kintoneには「レコード番号」が自動で付与されますが、既存データとの整合性を保てなくなる可能性があります。そのため、別途顧客コード用のフィールドを設けます。

ステップ5：重複登録を防止する

同じ顧客が重複して登録されると、どの情報が最新なのか判断しにくくなります。

顧客名と電話番号が既存レコードと一致した場合に注意メッセージを表示するなど、重複登録を防ぐ仕組みを検討します。リリース前にはテストレコードを作成し、想定どおり動作することを確認しましょう。

ステップ6：一覧・グラフ・レイアウトを最適化する

一覧画面やグラフを整え、必要な顧客情報にアクセスしやすくします。

kintoneでは標準機能でグラフを作成でき、売上推移や案件数の増減などを確認できます。

必要に応じて、マスタアプリと業務アプリを別のスペースに分けたり、部署・チームごとのマイページを作ったりすることも検討します。

導入後は改善サイクルを回す

導入時に設計して終わりではありません。ビジネス環境の変化に合わせて、継続的に改善することが重要です。

いきなり全体へ展開するのではなく、テスト運用期間を設け、使い勝手やデータ入力方法などについて現場からフィードバックを集めます。

ただし、すべての要望をそのまま反映することが最適とは限りません。利用者同士で要望が相反する場合や、データの整合性などに影響が出る場合は、改修方法を慎重に検討します。

運用ルールを変更したら、マニュアルやガイドラインへ反映し、勉強会や説明会などを通じて利用者へ共有しましょう。

kintoneを使った顧客管理についてさらに詳しく知りたい方は、機能や特徴を紹介している製品ページもあわせてご覧ください。

おわりに

kintoneによる顧客管理では、自社の業務に合わせて必要な情報や運用方法を整理し、導入後も改善を重ねていくことが大切です。

顧客管理のシステム化は、一度導入すればゴールではありません。まずは小さく導入し、実際の運用を通じて見直しながら、自社に合った顧客管理体制を築いていきましょう。

弊社ブログでは、CRMとSFAの違い、kintoneで顧客管理を行うメリット、導入時の失敗事例、事前準備、6つの構築ステップ、導入後の改善方法まで詳しく解説しています。プラグインや連携サービスの具体例も紹介しています。