取引先一覧表で価格比較の属人化をなくした話｜元商社営業16年

「この商品、うちの営業所とほかの営業所で、同じ取引先から買っているだろうか。」 そう思ったのが、一覧表を作るきっかけでした。 機械工具商社で働いていた頃、購入先の情報が拠点ごとにばらついている状態でした。 この記事では、取扱メーカー一覧表を作って情報共有の課題を解消した経緯をお伝えします。 読み終える頃には、仕組み化のヒントが見えてくるはずです。

本社と地方営業所で情報共有に差があった

本社は営業の人数が多く、情報共有がしやすい環境でした。 一方で、地方の営業所は数人体制のところが多く、本社からの情報共有が行き届いていませんでした。 同じ商材を、拠点ごとに別々の取引先から購入していました。 地方の営業所では、ほかに安い仕入先があっても、その情報が伝わる手段がありませんでした。 どの拠点が、どの取引先からいくらで買っているのか。 それを把握できている人は、どこにもいませんでした。 拠点の人数差がそのまま情報格差になっている状態でした。 本社であれば隣の席の営業に一言聞けば済む話も、地方営業所では確認する相手すらいない場面がありました。

一覧表を作った本当の目的

属人化を解消すること自体が、目的ではありませんでした。 同じ商材の購入が複数の取引先に分散している場合、それを一つにまとめることで、価格交渉の材料にできると考えました。 一件一件はまとまった数量ではなくても、拠点をまたいで集約すれば、取引先に対する交渉力は変わってきます。 そのため、卸売商社・メーカー直接を問わず、購入先全体を一覧にまとめることにしました。 特別なツールは使わず、表計算ソフトで作成しました。

同じ商材の購入が複数の取引先に分散していると、価格交渉の材料を活かせないまま終わる

一覧表に入れた情報

一覧表には、価格そのものではなく、各メーカー・卸売商社ごと、商品群単位の価格設定率をまとめました。 商品群ごとに価格設定率は異なるため、単価だけを比較しても実態はつかめません。 価格設定率さえ分かれば、仕入れ額は計算で算出できます。 取引先ごとに価格設定率を並べておけば、商品群が変わっても同じ考え方で仕入れ額を比較できます。 加えて、在庫の有無、発注から納入までの納期、各取引先の対応の良さも項目に含めました。 価格設定率だけを見て発注先を決めると、在庫がなく納期が延びることもあるためです。

一覧表を作ってから変わったこと

一覧表ができてからは、各営業が同じ基準で判断できるようになりました。 経験の浅い営業でも、迷わず判断できる場面が増えました。 元々どの営業がどの取引先から購入しているのかが分かるようになったことが、一番の変化でした。 このことで、購入している営業に詳細を確認できるようになりました。 以前は、誰が何をどこから買っているのか、聞いて回らないと分からない状態でした。 本社と地方営業所の間でも、情報共有がしやすくなりました。

判断基準を共有する仕組みがあると、経験の差が業務の差になりにくい

属人化を仕組みで解消する時に意識したこと

一覧表を作る際、複雑にしすぎないことを意識しました。 情報量を増やすほど、更新が続かなくなるからです。 価格設定率・在庫・納期・対応の良さという項目に絞ったことが、続けられた理由だと感じています。 細かい情報まで網羅しようとすると、更新する人の負担が増え、結局誰も触らなくなります。 最低限の項目に絞ることが、仕組みを長く続けるための条件だと考えています。 凝った仕組みより、誰でも更新できる簡単な仕組みの方が、結果的に長く機能します。

一覧表づくりでよくある疑問

なぜ価格そのものではなく価格設定率を一覧にしたのですか

商品群ごとに価格設定率が異なるため、単価の比較だけでは実態が見えないからです。 価格設定率さえ分かれば、そこから仕入れ額を計算で求められます。

一覧表の更新は誰が担当していましたか

作成した本人が中心となって更新していました。 気づいた営業が随時追記できる形にしていました。

属人化を仕組み化する時のコツはありますか

項目を絞ることです。 情報を増やしすぎると、更新が負担になり続かなくなります。

拠点をまたぐ情報共有には、ほかにどんな工夫がありますか

まずは、誰が何を購入しているかを見える化することが土台になります。 そこが分からない状態では、価格交渉の材料も集まりません。

まとめ｜今日からできる一歩

購入先の情報が拠点ごとにばらついていると、同じ商材でも交渉力を活かせません。 一覧表という形にするだけで、判断基準と購入実績を共有できます。 今日からできることは一つです。 自分の拠点で、同じ商材をどの取引先から買っているか、まず書き出してみることです。 書き出すことが、仕組み化と価格交渉の両方につながる最初の一歩になります。 特別な仕組みを最初から目指す必要はありません。 まずは今ある情報を一箇所にまとめることから始めれば十分です。