手書き伝票を1つのExcelに統一しただけで月280分減った話｜元商社営業16年

2026年9月10日 22:37

受注は手書き、入力は経理。二度手間に消耗していませんか。私も「システムを入れれば解決する」と思っていました。変わったのは、営業側のフォーマットを1つに揃えた瞬間です。機械工具商社時代、月280分の削減につながった工夫をお伝えします。受発注システム導入済みで次はAI活用を検討中の方には物足りないかもしれません。

営業・アシスタントが書いた伝票を、経理が入力していた

結論から言うと、営業とアシスタントが手書きした受注伝票を、経理が売上システムへ入力し直す運用でした。

毎日発生していたアナログ作業の中身

受注が入ると、営業かアシスタントが紙の伝票に手書きします。品番・数量・納期・単価を一件ずつ書き写す作業です。書き終えた伝票は経理へ回されます。経理は伝票を見ながら、売上管理システムへもう一度入力します。同じ受注情報を、二人の人間が二回書く運用でした。一日十件を超える日は、伝票の束がそのまま経理の机に積まれていました。

最初の目的は、手書き伝票をなくすことだった

端的に言えば、目的は伝票そのものをなくすことでした。

指定フォーマットに貼り付けて経理に渡す、という次のステップ

システム会社との打ち合わせで、受注データをシステムの指定フォーマットに貼り付けて経理へ渡す運用にする方針が決まりました。伝票を書く手間も、経理が二度読み込む手間もなくなるはずでした。指定フォーマットへの貼り付けだけでは、終わりませんでした。各営業が受注データをどう管理しているか、誰も揃えていなかったのです。

伝票を消すには、データの「渡し方」を先に決める必要がありました。

なぜ、各営業のフォーマットを統一する必要があったのか？

一言で言えば、営業ごとにバラバラな管理方法のままでは、指定フォーマットへ貼り付けられなかったからです。

営業ごとにバラバラだった受注データの管理方法

ある営業は自分専用のExcelで品番と数量だけを管理していました。別の営業はノートに手書きのままでした。管理方法は、営業の数だけ存在していた状態。

バラバラなままでは指定フォーマットに貼り付けられなかった

列の並び順も、品番の書き方も、営業によって違いました。指定フォーマットにそのまま貼り付けても、列がずれてしまいます。経理が手直しをする作業が、新たに発生しました。伝票をなくすはずが、確認作業だけ形を変えて残った状態です。

システムを入れるだけでは、二重入力はなくなりませんでした。

統一フォーマットから、指定フォーマットへ貼り付けるだけにした

まず取り組んだのは、営業側が使う受注データフォーマットを1つに揃えることでした。

二つのフォーマットをつなぐ、コピー＆ペーストという運用

システム会社と打ち合わせを重ね、営業側が入力する項目の順番と書き方を統一フォーマットとして定めました。品番・数量・納期・単価の並び順を、指定フォーマットの列と完全に一致させています。営業は自分が持っている受注データの中から、売上に上げるデータだけを、統一フォーマットに貼り付けます。統一フォーマットから指定フォーマットへ、コピー＆ペーストで貼り付ければ取り込みが完了します。経理側の二重入力は不要になりました。

列の順番を最初から合わせておく。順番をそろえる一手間が、二重入力をなくす分かれ目でした。

統一前と統一後を整理すると、次のようになります。

変わったのは、伝票と手入力がなくなった2点です。

月280分の時間削減を実現

結果として、手書き伝票から完全移行が実現しました。

削減できた時間の中身

移行後、全員合わせて月280分の時間削減につながりました。伝票を書く時間、経理へ運ぶ時間、経理が問い合わせる時間、それぞれが積み重なっていた分です。年間に換算すると、280分×12か月でおよそ56時間の削減に相当します。自社に当てはめる場合は、削減できた分数に12か月を掛け合わせると、年間の削減時間が見えてきます。

月280分は、一人分の手間ではなく、営業全員の作業を足し合わせた数字です。

この視点はどんな会社に活きる？

率直に言うと、大きなシステムを入れられない会社ほど活きる視点だと感じています。

「取り込みやすさ」から逆算してフォーマットを考える大切さ

システムを導入すれば業務が楽になる、と考えがちです。現場側の入力ルールが揃っていなければ、二重入力は形を変えて残ります。新しいツールを検討する前に、今のフォーマットが揃っているかを確認する価値はあります。予算をかけずに始められる見直し。

中小企業庁も、受発注業務の電子化によって作業効率向上や人的ミス軽減が期待できると示しています（中小企業庁「中小企業の受発注デジタル化」）。同じ機械工具商社時代に取り組んだ在庫管理の工夫は、納期の板挟みをどう乗り越える？商社営業16年の在庫判断術でも触れています。

システム選びより先に、揃えるべきフォーマットがあります。

よくある質問

Q. システム導入とフォーマット統一、どちらが先ですか？

私たちの場合は、システム会社との打ち合わせの中で同時に進めました。指定フォーマットを決める段階で、営業側の入力ルールも一緒に固めておくと手戻りが少なくなります。

Q. 統一フォーマットは、全部の項目を揃えたのですか？

全部ではありません。システムへ取り込む箇所だけを統一フォーマットに合わせ、それ以外の書き方は各営業の裁量に任せました。揃える範囲を絞ったことも、大きな混乱にならなかった理由だと感じています。

今日の一歩

今日の一歩は、今使っている受注データのフォーマットを、担当者間で見比べてみることです。列の並び順ひとつ違うだけで、あとの工程に響いてきます。 大きなシステムを検討する前に、まず手元のフォーマットから揃えてみませんか。