AIでマニュアルを作る方法｜ChatGPT・Claude・Gemini・Copilotの使い方と、担当者が変わっても使える形に直す手順【2026年9月版】

2026年9月17日 21:45

「この作業、○○さんに聞かないと分からない」が残ったままでは、マニュアルを作ろうと思っても手が止まります。ベテランに説明してもらい、画面を見せてもらい、Excelの手順を読み解く。材料を集めるだけで終わることも珍しくありません。

AIを使うと、既存の資料、聞き取りメモ、画面キャプチャからマニュアルの初稿を速く作れます。ただし、AIが知らない社内の判断や例外まで、勝手に正しく補えるわけではありません。

最初は、毎月・毎週のように繰り返す小さな業務を1つ選び、AIに下書きを作らせ、別の担当者に実際に試してもらう。ここまでやって初めて、引き継げるマニュアルになります。

この記事では、ChatGPT・Claude・Gemini・Microsoft 365 Copilotへの材料の渡し方と、現場で使える形に仕上げる手順を説明します。

この記事の要点

✅ AIには、既存のExcel・Word・PDF、聞き取りの文字起こし、画面キャプチャを分けて渡すと、手順の初稿を作りやすくなります
✅ ChatGPT・Claude・Gemini・Copilotはそれぞれ資料を読めますが、会社で許可されたアカウントと保存場所を使うことが前提です
✅ AIが書いた手順は、別の担当者が実際に試し、例外・確認者・更新担当を足すまで完成扱いにしません

AIでマニュアルを作ると、どこまで楽になる？

AIが得意なのは、ばらばらの材料を並べ替え、見出しと文章の形にすることです。たとえば、担当者への聞き取りメモと既存のExcel手順を渡せば、「準備」「入力」「確認」「提出」の順に初稿へまとめられます。

一方で、AIは次のことを知りません。どの数字を正とするか。どんな場合に上司へ確認するか。エラーが出たとき、誰が止める判断をするか。ここは現場の人が追加する部分です。

つまり、役割分担はこうです。

ここを逆にすると危険です。AIに「今のやり方をマニュアルにして」とだけ頼むと、もっともらしい空欄を埋めた文書ができることがあります。最初の下書きとしては便利でも、業務の正解として配ってはいけません。

どのAIで作る？ChatGPT・Claude・Gemini・Copilotの使い分け

4つのツールは、いずれもファイルを読んで文章を作れます。選ぶ基準は、性能の優劣よりも、いま材料がどこにあり、会社がどの環境を認めているかです。

ChatGPTは、文書、表、プレゼンテーションなどのアップロードに対応しています。OpenAIの公式FAQでも、複数資料の比較や、文書の変換・要約といった用途が案内されています。

Claudeは、チャットにファイルを渡して読ませる方法に加え、同じ資料を繰り返し使うならプロジェクトへ置く方法があります。Anthropicの公式ヘルプでは、チャットで最大20ファイル、プロジェクトでは1ファイル30MBまでと案内されています。長いPDFを読む場合は、100ページを超えると画像や図表の解析ではなく、文字の処理が中心になる点も覚えておくと安心です。

Geminiは、文書、表、写真、動画などを添付できます。Google Drive上の資料を使うには、仕事用・学校用アカウントでは管理者の許可が必要です。Googleの公式ヘルプには、1つの指示に文書・画像・動画を含めて追加できることや、Drive連携の条件が記載されています。

Microsoft 365 Copilotは、普段からOneDriveやSharePointで資料を管理している会社に合います。ローカルファイルを添付するとコピーはOneDriveへ保存されます。共有ファイルやフォルダを指定して聞くこともできます。Microsoftの公式説明を確認したうえで、権限のある範囲で使ってください。

迷ったら、社内で承認済みのツールを選べば十分です。1本のマニュアルを作るために、4つすべてを契約する必要はありません。

AIへ何を渡せば、手順が作れる？

いきなり画面録画を1本渡して「マニュアルにして」と頼むと、抜けが残りやすくなります。録画には画面の操作は映っても、「なぜその数字を選ぶのか」「どこで確認するのか」は入っていないからです。

材料は、次の3種類に分けて集めると進めやすくなります。

画面録画は「見せる」だけで終わらせない

Geminiアプリは動画を添付して内容を分析できます。動画は補助材料として有効です。ただ、長い録画を一本渡すより、操作の節目ごとに画面キャプチャを取り、「この画面では何を判断するのか」を聞き取って添えるほうが、手順書にしやすくなります。

たとえば月次集計なら、「ファイルを開く」「数字を照合する」「異常があれば上司へ確認する」「保存して提出する」の4場面を分けます。画面の説明と、担当者の判断を同じ段落へ置けるからです。

ベテランへの聞き取りは、質問を固定する

聞き取りでは「やり方を教えてください」だけでは足りません。次の5つを聞いてください。

作業は何をもって始まり、何をもって完了するか
使うファイルやシステムは何か
どの数字・項目・条件を確認するか
よくある例外と、そのときの確認先はどこか
手順やルールが変わったとき、誰が直すか

この5つがあると、単なる操作説明ではなく、仕事を引き継ぐ文書になります。

空調機器メーカーの特注品見積では、過去の見積を参照しながら差分を更新するため、概算ではなく受注用の本見積の考え方がベテランに偏っていました。この案件はPoC前ですが、課題ははっきりしています。過去の資料を集めるだけでは、新任者が「どの部品と工数を選ぶか」を判断できないのです。AIで文章化する前に、何を根拠に選ぶかを聞き取る必要があります。

まず1本作る｜AIに下書きを頼むプロンプト

材料がそろったら、最初から見栄えのよい完成版を求めません。抜けている情報を見つけるための初稿を作ります。

次の依頼文は、ChatGPT・Claude・Gemini・Copilotのいずれでも使えます。添付するファイル名は、実際のものへ置き換えてください。

添付した資料と聞き取りメモを基に、[業務名]のマニュアル初稿を作ってください。

対象読者は、この業務を初めて担当する社員です。
次の見出しを必ず入れてください。
1. この業務の目的と、開始・完了の条件
2. 事前に用意するもの
3. 操作手順
4. 各手順で確認すること
5. よくある例外と、確認先
6. 完了後に保存・報告する場所

資料に書かれていないことは推測で補わず、「要確認」と明記してください。
操作手順と、判断・確認が必要な箇所を分けて書いてください。
最後に、資料だけでは確認できない質問を箇条書きで出してください。

大事なのは「推測で補わない」と書くことです。AIは空欄を自然な文章で埋めがちです。初稿の段階では、分からない箇所が見えるほうが価値があります。

どの業務を最初の対象にするか迷う場合は、先に生成AIの業務棚卸しガイドで候補を出してください。この記事では、対象業務を選んだ後の、手順を残す工程に絞ります。

AIで作ったマニュアルを自社の仕事へつなげるには、材料集め、確認者、更新担当までまとめて決める必要があります。導入の進め方を整理したい方は、AIworkerのサービス資料をご覧ください。

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AIが作った初稿を、現場で使える形に直す

下書きができたら、作った本人ではない人に渡します。ここで初めて、マニュアルの欠けている部分が見えてきます。

1つ目｜別の担当者に、実際に作業してもらう

「読んで分かる」と「操作できる」は違います。別の担当者が、マニュアルだけを見て同じ仕事を行います。途中で止まった場所、判断に迷った場所、見つからなかったファイル名を記録します。

本人がそばで説明してしまうと、マニュアルの不足が隠れます。最初の一回だけでも、質問をメモしてから答える形にしてください。

2つ目｜通常手順だけでなく、止まる条件を書く

「入力して保存する」だけの手順では、実務で困ります。空欄、重複、数字の不一致、承認待ちなど、止まる場面を加えます。

3つ目｜作業の手順と、判断基準表を分ける

毎回の判断が変わる仕事まで、無理に一本道のマニュアルにしないでください。たとえば見積の最終金額を決める、例外契約を承認する、といった仕事は、条件ごとの判断基準表や相談ルートとして残すほうが安全です。

マニュアルは「この順に進める」ものです。判断基準表は「この条件なら誰に相談するか」を示すものです。役割を分けると、更新もしやすくなります。

4つ目｜正式版の置き場と更新担当を決める

完成したファイルを個人のパソコンへ置くと、また属人化します。SharePoint、Google Drive、社内ポータルなど、全員が正しい版を見つけられる場所を決めます。

あわせて、更新担当者と見直し日を本文の先頭へ書いておきましょう。制度変更やシステム更新が起きたときに、誰が直すのかが分からなければ、マニュアルはすぐ古くなります。

完成したマニュアルに質問できるようにする

手順を作った後、読む人が「この場合はどうするの？」と聞ける状態にしたいこともあります。そのときは、マニュアルと関連資料を同じ場所へ置き、資料の範囲で答えるツールを使う方法があります。

GoogleのNotebookLMは、PDF、Word、Googleドキュメント、スライド、表、音声などを情報源として追加できます。Google Driveから取り込んだ資料は、元のファイルが更新されると同期できます。Googleの公式ヘルプで対応形式と同期の仕組みを確認してください。

ただし、質問に答えられる仕組みを作る前に、元のマニュアルを整えるほうが先です。古い資料、作成途中の資料、正しい手順が混ざったまま登録すれば、もっともらしい誤答の原因になります。公開する資料を決め、更新の流れが回ってから質問対応へ広げます。

AIでマニュアルを作らないほうがよい場合

AIを使うこと自体が目的になると、読まれない文書だけが増えます。次の状態なら、先に業務を整理してください。

担当者ごとに手順が違うのに、どれが正しいか決められていない
例外対応が多く、判断する人・承認する人が決まっていない
制度やシステムの変更が頻繁なのに、更新担当がいない
操作を間違えると安全・法令・顧客への大きな影響があるのに、確認工程がない

こうした場合に必要なのは、立派なマニュアルではなく、業務責任者と判断基準を決めることです。製造業でベテランの技術を引き継ぐ場合の考え方は、製造業の技術伝承AI実践ガイドも参考になります。

よくある質問（FAQ）

Q. 画面録画だけでマニュアルを作れますか？

初稿を作る材料にはなりますが、それだけでは足りません。画面キャプチャ、聞き取りの文字起こし、正しい完成例を加え、判断が必要な場面を補ってください。

Q. ChatGPTとClaudeは、どちらが向いていますか？

どちらも資料から初稿を作れます。会社が利用を認めている環境を優先してください。同じ資料で試し、抜けの少なさ、修正しやすさ、保存・共有の方法で選べば十分です。

Q. Google Driveの資料をそのまま使えますか？

GeminiやNotebookLMではGoogle Driveの資料を使えます。ただし仕事用アカウントでは、管理者の設定や閲覧権限が必要です。個人アカウントへ業務資料を移さず、会社が認めた環境で扱ってください。

Q. Copilotにローカルファイルを渡しても大丈夫ですか？

Microsoft 365 Copilotでは、ローカルから添付したファイルのコピーがOneDriveへ保存されます。添付前に、会社の保存先・共有範囲のルールを確認してください。

Q. AIが書いたマニュアルは、そのまま配布してよいですか？

配布前に、業務責任者が内容を確認し、別の担当者が実際に試してください。通常手順だけでなく、例外と確認先が書かれているかも確認します。

Q. 更新はどのくらいの頻度で必要ですか？

システム、制度、帳票、担当が変わったときは都度です。それとは別に、半年や年度替わりなど、業務の変化に合わせた見直し日を決めると更新漏れを防げます。

AIで作った手順を、使われ続ける資産にするために｜AIworkerの支援

AIでマニュアルの初稿を作ることは、以前よりずっと簡単になりました。難しいのは、誰のどの仕事を残すのか、例外をどう扱うのか、更新を誰が引き受けるのかを決めることです。

AIworkerは、業務の棚卸しから材料の整理、初稿づくり、実務テスト、更新ルールまでを支援します。マニュアルを増やすだけでなく、担当者が変わっても仕事が止まらない状態を目指します。

AIネイティブX研修｜自社の業務からマニュアル初稿を作る

受講者の実際の業務を題材に、聞き取りメモや既存資料からマニュアルの初稿を作ります。AIへの依頼文だけでなく、例外と確認先を見つける質問、別担当による実務テストまで扱います。研修後には、試せる初稿と確認用のチェックリストが残ります。

AIネイティブX伴走｜現場で試し、正式版へ直す

現場で作業を観察し、担当者への聞き取り、初稿の修正、別担当者のテストを一緒に進めます。止まった箇所を手順へ戻し、更新担当と見直し日を決めるため、作成者の異動で使えなくなる状態を防げます。

業務AIプロ｜マニュアルを検索・質問できる業務基盤にする

手順や判断基準が整い、複数人が同じ資料を使う段階では、社内データとつないで検索・質問できる仕組みを作る選択肢があります。権限、ログ、回答の根拠、人による確認を含めて設計し、試作だけで終わらない運用へつなげます。

「ベテランの説明を残したい」「既存の手順書が読まれていない」といった段階でも、対象業務、資料、確認者を整理し、研修・伴走・開発のどこから始めるかを一緒に考えます。