予実管理で本当に見るべき「5つの分析」

今回は、予実管理で数字を見るときに、本当に押さえておきたい5つの分析について書いてみます。

予実分析というと、まず「予算に対して実績がいくらだったか」「達成率が何％だったか」を見る会社が多いと思います。これは基本として重要です。
ただ、達成率だけでは、数字の変化や原因、問題が起きている場所までは分かりません。

今回は、①達成率分析、②騰落分析、③傾向分析、④多軸分析、⑤相関分析という5つに整理して、それぞれ何が分かるのか、どの場面で使うのかを具体例で解説します。

｜分析1　達成率分析―目標とのGAPを知る

1つ目の分析は、最も基本的な達成率分析です。

予算100、実績90なら、差額マイナス10、達成率90％。

ここで分かるのは、「目標に対してどのくらい離れているか」です。
予実管理の入口として非常に重要です。

ポイントは3つです。

① 率と金額を両方見る

率は分母が小さければ大きな数値になることが多いですが、一方で影響「額」としては重要度が低い場合もありますし、逆に、率が小さくても予実差異の金額が大きければ重要度が高い場合も多いです。

② 達成率の悪いものだけではなく良いものも見る

達成率の良いものも、予算から外れているという点には変わりはないので、その要因を探ることで今後の予算策定やフォーキャストに活かすことができますし、達成率の良い要因を掘り下げることで、今後も予算を達成し続けるための気づきを得られることも多いです。

③ 単月のみの分析で終わらない

一般的には前月実績の達成率を分析することが多いですが、それだけではなく、たとえば、期首から前月までの期間累計で達成率を分析してみたり、期首期末という制度上の区切りは関係なく、直近12ヶ月間で達成率を分析してみると、単月のみの分析では得られない気づきを得られることが多いです。

いずれにしても、達成率分析の役割は、すべてを説明することではなく、「どこを深掘りすべきか」を見つけることです。

｜分析2　騰落分析―直近で何が変わったかを見る

2つ目の分析は、前月比や前年同月比など、上昇や下落といった騰落分析です。

達成率100％でも、前月比マイナス20％なら、何か変化が起きているかもしれません。
逆に予算達成率90％でも、前年同月比150％なら、事業自体は大きく成長していて、予算が高かった可能性もあります。

やるべきことは３つです。

① 前月比での分析

これは直近の変化を捉えるのに向いています。

② 前年同月比での分析

これは季節性のあるビジネスで、前年の同じ時期と比較するのに役立ちます。

③ 任意の期間での分析

たとえば、期首から前月までの期間で上昇率や下落率を分析してみたり、期首期末という制度上の区切りは関係なく、直近12ヶ月間で上昇率や下落率を分析してみると、前月比や前年同月比では気付けない変化に気付けたりします。

いずれにしても「予算と比べてどうか」だけでなく、「過去と比べてどう変わったか」を見ることで、異常値を発見しやすくなるのが騰落分析です。

｜分析3　傾向分析―一時的なブレか構造変化かを見る

3つ目の分析は傾向分析です。

単月で10％下がった数字を見て、すぐに施策を変えると、一時的なブレに振り回されることがあります。

また、たとえば、解約率が、2.0％、2.1％、2.2％、2.3％、2.4％と徐々に悪化している場合、前月比で分析しても0.1%の変化しかないので重要視されない可能性が高いですが、単月では小さな変化でもそれが続くと、結果として大きく悪化していることになるのですが、前月比の分析だけでは気づきにくい、つまり、茹でガエル状態になりやすいです。

逆に今月だけ一時的に悪化しても、長期では改善傾向なら対応を急ぎすぎない方がよいかもしれません。

そこで、3か月、6か月、12か月など、任意の期間で上昇傾向か下降傾向かを見ます。
具体的には、時間を説明変数にした回帰分析で任意の期間の上昇傾向や下落傾向を分析するといいと思います。

傾向分析は、点ではなく線で数字を見るための分析です。

｜分析4　多軸分析―どこで起きているかを見る

4つ目の分析は、数字を切り口別に分解する分析です。

全社売上の予算達成率が90％だからといって、すべての事業の売上予算達成率が90％なわけではありません。
A事業120％、B事業80％、C事業95％かもしれません。

事業別、商品別、サービス別、拠点別、担当者別、顧客属性別など、複数の軸で見ることで、問題が集中している場所を特定します。

さらに、PLだけではなく、KPIも同じように分解します。
受注率が悪ければ担当者別に見る。
解約率が悪ければ顧客セグメント別に見る。
広告効率が悪ければチャネル別に見る。

必要であれば、最後に案件や顧客などの明細まで掘ります。

平均値の中に隠れた問題を見つけるのが、多軸分析です。

｜分析5　相関分析―原因候補を見つける

5つ目の分析は、数字同士の関係を見る分析です。

例えば、広告費が増えるとリード数も増えているのか。
商談数と売上はどの程度連動しているのか。
オンボーディング完了率と解約率に関係があるのか。

こうした数字同士の相関を見ると、重要な原因候補を見つけやすくなります。
具体的には統計分析の1つである相関分析をしてみるといいと思います。

ここでも3か月、6か月、12か月など、任意の期間で分析してみるといいです。

ただし、1つ注意が必要です。
相関が高いからといって、必ず因果関係があるわけではありません。

夏になるとアイスの売上と熱中症患者が同時に増えるからといって、アイスが熱中症の原因というわけではありません。
背景に気温という別の要因があります。

経営管理でも同じです。
相関分析は「原因を証明するもの」ではなく、「調べる価値のある関係を見つけるもの」として使うと有効です。

｜5つは別々ではなく、組み合わせる

これらの5つの分析は、どれか一つを選ぶものではありません。

例えば、「売上達成率が85％で悪い」。これが達成率です。
「前月比でも15％下がった」。これが騰落分析。
「3か月連続で下降している」。これが傾向分析。
「B事業だけ60％」。これが多軸分析。
「B事業では受注率と売上の動きが強く連動している」。これが相関分析。

ここまでマイナス要因が重なると、かなり優先度の高い論点だと分かります。
分析手法を増やすこと自体が目的ではなくて、複数の見方を組み合わせて、見るべき数字を早く絞ることが目的です。

｜分析は「広く見る」から「深く見る」へ進める

この5つの分析を実務で使うときは、最初から全部の指標を細かく分析しないことも大切です。

まず達成率分析や騰落分析、傾向分析で、全体から見るべき指標を絞ります。あたりをつけていく感じです。

次に、その指標を事業別や商品別などの多軸で分解して、「どこで起きているか」を特定する。

そこまで絞れたら、関連KPIや明細を確認し、必要に応じて相関分析も使って。

例えば、100個のKPIがある会社で、100個すべてについて毎月詳細分析をしていたら、分析そのものが目的になります。

そうではなく、「達成率90％未満」「前月比15％以上の変化」「3か月連続悪化」といった条件で候補を絞り、重要なものだけ深掘りする。

分析の高度化とは、難しい統計手法を増やすことではなくて、見るべき数字を早く見つけ、原因へ効率よくたどり着けるようにすることです。

｜分析ごとに「次のアクション」を決める

分析を実務に定着させるには、結果を見た後の動きまで決めておくと効果的です。

例えば、達成率が低ければKPIへ分解する。
大きな騰落があれば背景イベントを確認する。
下降傾向ならフォーキャストを更新する。
特定事業だけ悪ければ責任者コメントを確認する。
相関が見えたら明細で仮説を検証する。

分析と次の行動をセットにすると、「数字を眺めて終わる」状態を防げます。

｜まとめ

今回の話をまとめます。

１つ目、達成率分析で目標とのGAPを見る。
２つ目、前月比や前年同月比で直近の変化を見る。
３つ目、傾向で一時的なブレか継続的な変化かを見る。
４つ目、事業・商品・担当者などへ分解して、どこで起きているかを見る。
５つ目、数字同士の関係性から原因候補を探す。

予実分析の目的は、分析手法をたくさん使うことではありません。
たくさんの数字の中から、「今月、経営として見るべき数字はどれか」「なぜ変わったのか」「どこを変えるべきか」を効率よく見つけることです。

毎月達成率だけを並べている会社は、まず前月比と傾向分析を加えるだけでもかなり変わります。
そこから事業別やKPIへ掘り、必要に応じて相関や明細を見る。
一つの数字を一方向から見るのではなく、複数の角度から見る。
これが予実分析を高度化する基本だと思います。

予実管理を高度化する方法については、noteで書ききれなかった内容も含め詳しく書いているので、以下のリンクよりぜひご覧ください。