電子帳簿保存法に効く！中小企業がBill Oneの無料プランを使い倒すべき理由

多くの中小企業が、いまだに請求書の処理に頭を悩ませています。

紙で届く請求書、メールに添付されるPDF、取引先ごとにバラバラのフォーマット。

これを経理担当が一枚ずつ確認し、ファイルに綴じ、あるいはフォルダに保存していく。

この作業は地味ですが、確実に人の時間を奪っています。

そしていま、この請求書まわりに大きな法律の変化が加わりました。

電子帳簿保存法です。

まず、何が起きたのかを整理します。

2024年1月1日から、電子帳簿保存法の「電子取引データ保存」が完全に義務化されました。

これは、メールやクラウドで受け取った請求書・領収書などのデータを、紙に印刷して保存するのではなく、データのまま一定のルールで保存しなければならない、というものです。

それまで認められていた「紙に出して保存してもよい」という宥恕措置は、2023年12月31日で終了しました。

対象は大企業だけではありません。

事業規模にかかわらず、すべての法人と個人事業主が対象です。

つまり、社員数名の会社でも、この対応は避けて通れません。

ここで一つ、安心材料もあります。

2024年1月からは、宥恕措置に代わって新しい「猶予措置」が設けられました。

これは、相当の理由があると認められ、税務調査の際にデータをダウンロードできる状態にしておけば、検索機能などの細かい要件を満たしていなくても、電子データを保存しておくこと自体は認められる、というものです。

とはいえ、これはあくまで経過的な救済策です。

いつまでも紙の感覚のまま放置していい、という意味ではありません。

本来求められているのは、改ざん防止と検索性を備えた形での電子保存です。

だからこそ、早めに仕組みを整えた会社が有利になります。

そこで登場するのが、Bill One(ビルワン)です。

Bill Oneは、名刺管理サービスで知られるSansanが提供する、クラウドの請求書受領サービスです。

取引先が紙で送ってきても、メールでPDFを送ってきても、Bill Oneがまとめて受け取り、データ化してくれます。

Sansanの公表によれば、AIとオペレーターによるデータ化の精度は高く、多くの企業に導入が進んでいます。

そして注目すべきは、このBill Oneに無料で使えるプランが用意されている点です。

無料プランでも、中小企業にとって十分に価値のある機能が使えます。

請求書をクラウド上でまとめて受け取り、データとして一元管理できること。

タイムスタンプの付与など、電子帳簿保存法に沿った保存に必要な機能が用意されていること。

Bill Oneは、電子帳簿保存法に対応したソフトウェアとしてJIIMAの認証も受けています。

つまり、法律の要件を満たす形で請求書を保存する土台を、コストをかけずに整えられるということです。

なお、無料プランで使える機能の範囲や上限は改定されることがあるため、導入前に最新の公式情報を必ず確認してください。

ここで、Bill Oneを使うべき本当の理由を整理します。

一つ目は、法対応の安心です。

自社でルールを一から作り、フォルダ命名や検索性を工夫し続けるのは大変です。

対応済みのサービスに乗ってしまえば、法改正のたびに悩む必要が減ります。

二つ目は、経理の時間の削減です。

バラバラに届く請求書が一か所に集まり、データ化されるだけで、探す・入力する・照合するという手間が大きく減ります。

三つ目は、月次決算の早期化です。

請求書がリアルタイムで見える状態になれば、今月いくら使ったのかを月末を待たずに把握できます。

経営者にとって、数字が早く見えることは、判断が早くなることと同じです。

導入の実践ステップも、難しくありません。

第一に、いまの請求書がどう届いているかを棚卸しします。

紙が何割、PDFが何割、どの取引先から来ているか。

第二に、Bill Oneの無料プランに登録し、まずは受け取り窓口を一つに集約します。

第三に、取引先には「今後こちらの宛先へ請求書を送ってください」と案内し、少しずつ流れを移していきます。

第四に、経理担当と保存や確認の運用ルールを決め、月次で回してみます。

いきなり全社完璧を目指さず、まず一部の取引先から始めるのが定着のコツです。

ここで、想定される反論にも触れておきます。

「うちは請求書の枚数が少ないから、エクセルとフォルダで十分だ」という声があります。

たしかに枚数が少なければ手作業でも回ります。

しかし、担当者の頭の中だけにルールがある状態は、その人が辞めた瞬間に崩れます。

法対応の仕組みは、属人化を避けてこそ意味があります。

「無料だと不安だ、結局は有料に誘導されるのでは」という声もあるでしょう。

もちろん、規模が大きくなれば有料プランが必要になる場面は出てきます。

ですが、まず無料で始めて、自社に合うかどうかを見極めてから判断すればよいのです。

最初から高いコストを払う必要はありません。

最後にまとめます。

電子帳簿保存法の電子取引データ保存は、2024年1月にすでに完全義務化されています。

これはすべての中小企業にとって、避けて通れないテーマです。

Bill Oneの無料プランは、この法対応の土台を、コストをかけずに整えるための現実的な選択肢の一つです。

法対応、経理の時短、月次決算の早期化。

この三つを同時に前へ進められるなら、試してみる価値は十分にあります。

まずは自社の請求書がどう届いているかを書き出すところから、第一歩を踏み出してみてください。

ここで、実際に電子化を進めた会社で何が変わるのかを、もう少し具体的に描いてみます。

これまでは、月末になると経理担当の机に紙の請求書が積み上がっていました。

一枚ずつ内容を確認し、会計ソフトに手入力し、ファイルに綴じ、キャビネットにしまう。

この一連の作業に、毎月まる二日を費やしていた、という中小企業は珍しくありません。

請求書がクラウドに集約されると、この流れが根本から変わります。

届いた請求書は自動でデータ化され、一覧で確認できる状態になります。

担当者は「入力する」のではなく、「内容を確認して承認する」ことに時間を使えるようになります。

結果として、経理の残業が減り、月次の数字が締まるタイミングも早まっていきます。

さらに見逃せないのが、テレワークや多拠点との相性の良さです。

紙の請求書は、その場所に行かなければ確認できません。

経理担当が出社しなければ処理が止まる、という会社も多いでしょう。

クラウドに集約されていれば、承認する社長がどこにいても、スマートフォンやパソコンで確認し、判断できます。

経理という業務が、特定の人と特定の場所に縛られなくなる。

これは、人手が限られる中小企業にとって、想像以上に大きな変化です。

コストの観点も付け加えておきます。

新しいシステムを入れると聞くと、まず費用が心配になるものです。

だからこそ、無料プランから始められることの意味は大きいのです。

初期費用をかけずに法対応の土台を作り、効果を実感してから、規模に応じて有料プランを検討すればよい。

この順番であれば、失敗のリスクをほとんど負わずに、最初の一歩を踏み出せます。

経理DXは、決して大企業だけのものではありません。

むしろ、一人ひとりの負担が重い中小企業こそ、こうした仕組みの恩恵を大きく受けられるのです。

最後に一言添えます。

法対応は、後回しにするほど負担が重くなるテーマです。

義務化はすでに始まっており、猶予措置もいつまでも続くとは限りません。

今のうちに小さく始めておくことが、将来の慌てを防ぐ一番の近道です。

紙の山に追われる経理から、数字がリアルタイムで見える経理へ。

その第一歩を、コストのかからない無料プランから踏み出してみてください。

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