転記や二重入力がない会社は、わずか2.2% ― 営業と経理の間で止まっているデータ

はじめに

営業が見積書を作ります。受注が決まると、その内容を別の受注管理の台帳に書き写します。請求のタイミングになると、経理が同じ品目と金額を、もう一度会計ソフトに入力し直します。同じ数字を、部署をまたいで何度も入力する。これが、多くの中小企業で当たり前の光景になっています。

誰も間違っているとは思っていません。むしろ「うちはちゃんとシステムを入れている」と考えている経営者ほど、この二重入力に気づきにくい構造があります。システムとシステムの間にある隙間は、どちらの画面にも表示されないからです。

つながっている会社は、100社に2社しかありません

結論から言うと、転記や二重入力がほぼ発生しない段階まで到達している中小企業は、全体のわずか2.2％しかありません。

これはデジタル庁が2026年3月に公表した調査事業の最終報告書に基づく数字です。中小企業1,267社を対象にしたアンケートをもとに、企業の業務プロセスの成熟度を「経営高度化レベル0〜3」の4段階に分けて調べています。レベル0は見積・受注・請求・日報・経理を紙やExcelで個別に管理している段階、レベル3は主要システムがつながり、転記や二重入力がほぼ発生しない段階と定義されています。

内訳を見ると、レベル0が35.4％、レベル1が59.7％、レベル2が2.8％、レベル3が2.2％です。レベル0とレベル1を合わせると、全体の約95％がこの2段階に集中しています。

ここで注目したいのは、最も多いのがレベル0（紙・Excelでの個別管理）ではなく、レベル1という点です。レベル1は、システムそのものは導入されているのに、システム間の隙間を人が手作業で埋めている層を指します。

つまり、ツールを入れていないから分断しているのではなく、入れたうえで分断している会社が、実際には最も多いということです。報告書では「特に請求業務等においては、重要性を認識している層であっても半数近くが属人的プロセスから脱却できていない」という指摘もされています。自社が今どの段階にいるかを数字で確認してみると、思っていたよりも手前にいたと気づく経営者も多いはずです。

分断が起きているのは3つの場所です

分断は業務フロー全体にまんべんなく起きているわけではありません。実際には、決まった3つの場所に集中しています。

1. 見積から受注へ（営業が作った見積の内容を、受注管理へ手作業で引き継ぎます。品目や数量を写し間違えると、そのまま納品や請求の誤りにつながります）

2. 受注から請求へ（請求書を作る段になって、経理が金額・品目・取引先の情報をもう一度打ち直します。この時点で単価や値引きの認識が営業と経理でずれていることも珍しくありません）

3. 請求から入金へ（入金の確認は経理の業務ですが、遅れが発生しても、その情報は顧客との関係を持っている営業になかなか伝わりません）

3つ目の分断は、実務のなかで最も摩擦を生みます。入金が遅れると、催促の連絡を、事情を知らない経理が行うことになるからです。取引の経緯や力関係、担当者との過去のやり取りを知らないまま催促の電話をかけることになり、顧客との関係そのものに影響することもあります。

3つの分断は、それぞれ別の部署をまたぐタイミングで起きています。裏を返せば、どこか1か所を仕組みでつなぐだけでも、体感できる変化が生まれる場所でもあります。

二重入力は、月にいくらの作業になっているか

分断のコストは、時間に換算すると見えてきます。

試算の考え方はシンプルです。

1. 月の請求件数を数えます

2. 1件あたり、見積から請求までに同じ数字を入力し直す時間を測ります

3. 掛け合わせて、月あたりの作業時間を出します

仮に請求書が月100件、1件あたりの打ち直しに5分かかるとすると、月に約8時間20分の作業になります。仮に人件費を時給2,000円として計算すると、月およそ16,600円、年に直すとおよそ20万円です。この数字はあくまで仮定であり、実際の件数と時間は自社で数える必要があります。

この金額は、記事後半で紹介する道具の料金と並べて、投資として見合うかどうかを判断する材料になります。

ただし、時間の削減よりも大きい効果があります。打ち間違いが構造的に消えることです。転記の回数がゼロになれば、写し間違いは起こりようがありません。請求金額の誤りは取引先からの信用に直結し、一度の誤りで失う信頼は、削減できた作業時間では取り戻せません。時間の話だけで判断すると、この効果を見落とします。

先に数えるべきなのは金額ではなく回数です。1件の取引で同じ数字を何回入力しているかが分かれば、削減の余地はそこから逆算できます。

つなぐ道具には、いくつかの選び方があります

つながった状態を具体的に描いてみます。見積が確定した時点で受注のデータができ、請求の月になると請求書が自動で作られ、入金があれば消込（入金の記録と請求書を突き合わせて、代金の受け取りを確認する作業）まで自動で当たります。営業は「あの案件、入金はまだか」を自分の画面で確認でき、経理は事情を知らないまま催促の連絡をしなくて済みます。同じ数字を入力する回数がゼロになる、というのがゴールです。

分断を解消する入口は、大きく3つに分かれます。

1. 見積と請求をひとつのサービスでまとめて作る方法（同じ画面・同じデータベースで完結させ、転記そのものを発生させない考え方です）

2. 請求書の発行・配信だけを切り出して自動化する方法（見積や受注はこれまでのシステムのまま使い、請求書を作る・送る工程だけを自動化します）

3. 会計ソフト側から、請求データを取り込んで仕訳まで流す方法（経理の入口を起点に、そこから逆算してつなげる考え方です）

それぞれの入口に、代表的なサービスがあります。月額の安い順に3つ挙げます。

1つ目は、board（提供元：VELC株式会社）です。見積書から請求書までを1つのサービスでまとめて作れます。料金は、1人で使えるPersonalプランが月額1,200円（税抜）、3人まで使えるBasicプランが月額2,400円（税抜）、15人までのStandardプランが月額4,900円（税抜）、50人までのPremiumプランが月額7,900円（税抜）です（出典：board 見積書・請求書作成サービス）。

2つ目は、Sales Billing Assistant（提供元：株式会社NIコンサルティング）です。請求書のWEB配信に特化しており、営業支援システムや見積書作成システムと連携させる前提で作られています。初期費用は50,000円、月額は請求先単位で3,000円/100請求先、通数単位で4,000円/100通です（出典：請求書WEB配信システム Sales Billing Assistant）。

3つ目は、楽楽明細（提供元：株式会社ラクス）です。帳票データから請求書などを一括作成し、自動配信するサービスです。初期費用は100,000円（税抜）、月額は25,000円〜（税抜）です（出典：楽楽明細 料金）。

会計ソフト側から請求データをつなぐ選択肢もあります。クラウド会計ソフト（freeeやマネーフォワードなど）には請求書を発行する機能があり、会計データと地続きで扱えるという特徴があります。

どの入口を選ぶかは、営業と経理のどちらに負担が偏っているか、既存のシステムをどこまで活かしたいかによって変わります。どれが自社に合うかは業務フローによって変わるため、まず自社の分断がどこで起きているかを特定することが先決です。

隙間そのものをAIに埋めさせる

システムを入れ替えなくても、隙間を埋める方法はあります。

システムを全部入れ替えるのは、中小企業にとって重い判断です。予算もかかりますし、使い慣れた業務フローを変える負担もあります。一方で、見積・受注・請求・入金のデータは、それぞれのシステムからCSV（表計算ソフトで開けるデータ形式）などで書き出せることがほとんどです。書き出したデータ同士を突き合わせれば、分断のせいで起きている抜け漏れは、システムを入れ替えなくても見つけられます。

ここで使うのは、Claude Code（もともとは開発者がプログラムを書くために使うツールですが、表計算ファイルの突き合わせのような事務作業にも使えます）のように、パソコン上のファイルを直接読み書きできるタイプのAIです。チャット画面にコピーして貼り付けるのではなく、手元のファイルをそのまま読ませて処理させます。チャット型のAIに1つずつ質問する使い方とは、次の3点で違いが出ます。

1. 設定ファイルに自社の商流ルールを書いておき、毎回説明せずに済ませます。締め日、支払サイト（支払いまでの猶予期間）、検収（納品物を受け取ったと取引先が認める手続き）の基準、値引きの扱いといった前提です

2. 見積・受注・請求・入金の複数ファイルを同時に読み込ませ、金額の食い違いや請求漏れ、入金の遅れを一度に洗い出します。チャット型のAIでは、ファイルを1つずつ貼り直すことになる作業です

3. 突き合わせの手順をスクリプト（一連の処理をまとめた小さなプログラム）として残し、毎月同じ作業を繰り返します。慣れてくれば実行そのものを自動化して、結果だけを受け取る形にもできます

ただし、Claude Codeは無料では使えません。Claude の有料プラン（ProやMaxなど）の契約、またはAPI（ソフト同士がデータをやり取りするための窓口）の契約が前提になります。月額は数千円規模から始められますが、契約プランによって費用は変わるため、最新の内容は公式の案内で確認するのが確実です。

ここで崩さない方がいい役割分担があります。AIが出すのは「怪しい箇所の一覧」であり、最終的な確認は人が行うという順番です。金額の誤りは取引先からの信用に直結するため、AIの出力をそのまま請求書や入金確認に使う流れにはしません。まず数字のたたき台を作らせ、経理担当者や顧問税理士が中身を検証してから、実際の処理に反映させる進め方が現実的です。

今日からできること

道具を入れる前に、紙とエクセルだけでも着手できることがあります。

1. 直近1か月分の請求書を数え、そのうち何件が見積からの手作業による打ち直しだったかを数えます

2. 1件の取引を選び、同じ数字（金額・品目・取引先名など）を何回入力しているかを、見積から入金まで追いかけてみます

3. 直近で発生した入金の遅れについて、営業がその事実を知るまでに何日かかったかを確認します

この3つを数字にするだけで、分断がどこに、どれくらいの規模であるかが見えてきます。道具を選ぶのは、そのあとでも遅くありません。

この作業を誰に任せるか、先に決めておく

見積・受注・請求の突き合わせは、経営者本人がやるとは限りません。経理担当者やパート社員に任せる場面もあります。

そのとき、担当者が自分の個人アカウントでAIサービスにファイルを上げてしまうと、会社として把握できないところへ単価情報が出ていきます。本人に悪意はなく、むしろ「早く終わらせよう」という善意で起きます。だからこそ止めにくいものです。

会社として決めておくべきなのは、どのアカウントで、どのデータまで扱ってよいかという線引きです。ここが曖昧なままだと、突き合わせの精度以前に、情報の扱い方そのものが担当者任せになってしまいます。

見積書や請求書のデータには、取引先ごとの単価がそのまま入っています。これは、取引先にとって最も知られたくない情報のひとつです。複数の取引先の見積・請求データをまとめてAIに読み込ませると、「A社にはいくらで売っているか」「B社にはどれだけ値引きしているか」が一目で分かる状態のデータを、外部のサービスに渡すことになります。

もしこの情報が同業他社に伝われば、そのまま値引き交渉の材料に使われかねません。取引先との力関係が変わってしまうリスクです。

だからといって、AIを使わないという結論にする必要はありません。現実的な進め方としては、取引先名を記号に置き換えてから読み込ませる、単価を「〇〇円台」というレンジに丸めてから渡す、契約している商用プラン（入力したデータをAIの学習に使わない前提の契約プラン）の範囲で完結させる、といった対応が考えられます。

判断に迷う部分、特にどこまでの情報を外に出してよいかは、取引先との契約内容や守秘義務の範囲によって変わります。顧問税理士や、取引先との契約書を確認しながら進める方が安全です。

おわりに

営業と経理をつなぐ道具は、すでにいくつも存在します。それでも分断が残るのは、道具を入れることと、業務の隙間を埋めることが、別の作業だからです。レベル1に59.7％の企業が集中しているという数字は、その事実をそのまま表しています。

自社の見積書と請求書を並べて、同じ数字が何回入力されているかを数えてみることが、最初の一歩になります。

freee×Claudeで業務の隙間を埋める支援をしている立場から見ても、二重入力の解消は、仕組みを入れることよりも先に、どこで数字が止まっているかを特定することから始まると感じています。

隙間は、埋めた分だけ静かに消えていきます。

ご相談はこちらから。