お客様への連絡文、AIには「下書き」まで ― 営業AIに任せたヒアリング整理と、送る言葉を自分で直す理由

2026年11月8日 13:59

こんにちは、ゆにです。

前回は、事務作業トップ3の最後「契約・決済の準備」の話でした。予告どおり、今回は営業AIのもうひとつの担当、「連絡文とヒアリング内容の整理」について書きます。

正直に言うと、このテーマはいちばん書くのをためらいました。資料づくりと違って、お客様に直接届く「言葉」の話なので。

不動産業界で、AIのいちばん多い使い道は「メール」らしい

書く前に、少し外の数字を見てみました。

不動産テック企業5社と全国賃貸住宅新聞社が2026年の夏に行った調査(不動産DX・AI推進状況調査2026、1,100人・管理と仲介の会社が中心)によると、生成AIを仕事で使っている人は49.7%。使っている業務の1位は「メール返信」で56.6%でした。

一方で、AIに任せるのが不安な業務の1位は「お客様の問い合わせ・クレーム対応」で43.7%。

使い道の1位と、不安の1位が、どちらも「お客様とのやりとり」。この数字を見て、ちょっと笑ってしまいました。わたしもまさに、その真ん中で迷っていたからです。

わたしの営業AIの担当は、資金計画書と物件提案資料の作成、それから連絡文とヒアリング内容の整理です。

ヒアリングの整理は、ざっくり言うと「散らかったメモを、決まった形に並べ直す」仕事です。お客様と話したあとのメモは、自分で読み返しても順番がばらばら。それを、希望の条件、気になっていること、まだ聞けていないこと、のように仕分けてもらいます。

エンジニア時代でいうと、障害のあとにログを時系列に並べ直す作業に近いです。並べるのは機械が得意。でも、そこから「何が起きたのか」をお客様に説明する文章は、最後は人が書いていました。

ここでも、AI運用ルール表の最重要ルールが効いてきます。

メモに書いていないことを、AIが気をきかせて「たぶんこうだろう」と埋めてしまうのがいちばん怖い。だから、聞けていないことは「未確認」のまま残してもらっています。整理されたメモに空欄があるのは、失敗ではなく、次に聞くことのリストです。

連絡文も、営業AIにはたたき台まで作ってもらいます。日程の調整、資料の送付、確認のお願い。毎回ゼロから書くと地味に時間がかかる文章ほど、下書きがあるだけで気持ちが軽くなります。

ただ、送るのは必ず自分です。ここは迷いませんでした。

AIの下書きは、どうしても「正しいけれど、少しよそゆき」な文章になりがちです。それを、そのお客様との距離感に合わせて直す。言葉を足したり、逆に削ったり。その直す時間こそが、お客様と向き合っている時間なんだと思っています。

AIはすごく便利だけど、悪魔でもツール。
人間と人間のやり取りのような文章に気持ちや人情味は薄れてしまう。
これが、実際大きな悩みでもありました。だから上記の直す時間が大切だと今では感じてます。

ちなみに先ほどの調査では、AIを使う上での困りごとの1位が「誤情報の修正」で30.9%でした。下書きをそのまま送らない理由は、ここにもあります。

「全部AIに書いてもらえたら楽なのに」と思う日は、正直あります。

でも、「整理と下書きまではAI、送る言葉は自分」と線を引いておくと、毎回「どこまで任せよう」と考えずに済みます。白紙から書き始めなくていい。たたき台がある状態から始められるだけで、気持ちはかなり楽です。

同じように、お客様への連絡にAIを使うのが少し怖い、と感じている方がいたら、まずは「整理」と「下書き」だけ。そして、分からないところは空けておいてもらう。そこから試してみるのがいいと思います。

次回は、今回の話をもう一歩具体的にして、営業AIに連絡文の下書きを頼むときの「依頼文の型」と、送る前に自分で見ている「チェック表」をまとめる予定です。そのまま使える形にしたいので、有料記事(500円)にしようと考えています。

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最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

出典:PR TIMES「不動産DX・AI推進状況調査 2026」(2026年9月17日発表)