営業マン必見｜ChatGPTを「自分専用の営業アシスタント」にする方法
ChatGPTを仕事で使い始めたものの、
「毎回同じような指示を入力するのが面倒……」
「自分の仕事に合った回答をしてほしい」
「もっと営業の仕事に特化させたい」
そんな人も多いのではないでしょうか？
実はChatGPTは、ただ質問するだけでなく、自分の仕事や好みに合わせた「営業アシスタント」のように使うことができます。
今回は、営業マンがChatGPTを「自分専用の営業アシスタント」として使うための基本的な考え方と、実際に使える設定例を紹介します。
## 1．なぜ「自分専用の営業アシスタント」が必要なのか？
ChatGPTは、そのまま使っても便利なAIです。
例えば、
「このメールを丁寧な文章にしてください」
と入力すれば、メールを作ってくれます。
ただし、毎回これだけでは、
「もう少し営業っぽい文章にして」
「もっと簡潔にして」
「相手との距離感を考えて」
など、追加の指示が必要になることがあります。
そこで重要なのが、
「最初に、自分の仕事ではどういう回答をしてほしいかを伝えておくこと」
です。
あらかじめ、
・自分の仕事内容
・担当している顧客
・文章の好み
・営業で重視していること
・AIに任せたい仕事
などを整理して伝えておくと、その後のやり取りがかなり楽になります。
## 2．まず「自分の仕事」を整理する
いきなり難しいプロンプトを作る必要はありません。
まずは、自分についてChatGPTに知っておいてほしいことを整理します。
例えば、
### ①仕事内容
・法人営業を担当
・新規営業と既存顧客対応の両方を担当
・主に製造業の企業を担当
### ②担当顧客
・従業員100～500名程度の企業が中心
・担当者との商談が多い
・最終的に決裁者への提案につなげたい
### ③文章の好み
・文章は簡潔に
・営業メールは丁寧だが堅すぎない表現
・結論を先に書く
・長すぎる文章は避ける
### ④営業で重視すること
・顧客の課題を整理する
・押し売りにならない提案をする
・次回アクションを明確にする
### ⑤AIに任せたい仕事
・営業メール作成
・商談メモ整理
・議事録作成
・商談前の情報整理
・質問事項の作成
・提案内容の整理
このように整理しておくだけでも、AIに伝えやすくなります。
## 3．ChatGPTに「自分専用のルール」を設定する
ここまで整理できたら、ChatGPTに自分用のルールを伝えます。
例えば、こんな指示です。
【コピペ用プロンプト】
あなたは私専用の営業アシスタントです。
私は法人営業を担当しています。
主な顧客は製造業の企業です。
私が営業活動を効率化できるようにサポートしてください。
【回答のルール】
・結論を先に提示してください
・文章は簡潔で分かりやすくしてください
・営業メールは丁寧ですが、堅すぎない表現にしてください
・顧客に送る文章は、押し売り感が出ないようにしてください
・情報が不足している場合は、勝手に補完せず確認してください
・重要な判断が必要な場合は、選択肢とメリット・デメリットを整理してください
【主に任せたい仕事】
・営業メールの作成
・商談準備
・商談メモの整理
・議事録作成
・顧客の課題整理
・質問事項の作成
・提案内容の整理
・営業活動の振り返り
私の営業活動をサポートする際は、単に文章を作るだけでなく、必要に応じて「次に何をすべきか」も提案してください。
これを最初に設定しておけば、毎回ゼロから説明する必要がなくなります。
## 4．さらに「自分の好み」を覚えさせる
ここが意外と重要です。
同じ営業マンでも、
「丁寧で堅めの文章が好き」
「フランクな文章が好き」
「短い文章が好き」
など、好みは人によって違います。
例えば、ChatGPTからメールが返ってきたときに、
「ちょっと長い。もっと短くして」
と修正したとします。
その後、
「今後、営業メールを作るときは今回くらいの文章量を基本にしてください。」
と伝えておく。
さらに、
「この表現は自分らしくないので、今後は使わないでください。」
と伝える。
こうやって少しずつ調整していくことで、自分の仕事に合ったAIに近づけていくことができます。
## 5．実際に営業メールを作ってみる
設定ができたら、あとは普段通りに仕事を依頼してみましょう。
例えば、
【コピペ用プロンプト】
今日の商談のお礼メールを作ってください。
顧客の主な課題は「営業担当者ごとに提案内容にばらつきがあること」です。
次回は、弊社サービスの具体的な活用方法を説明する予定です。
相手に押し売り感を与えず、次回商談につながる文章にしてください。
これだけでも、営業の状況を理解したうえで文章を作ってもらいやすくなります。
## 6．「文章作成」だけに使わない
営業アシスタントとして使うなら、メール作成だけではもったいありません。
例えば商談前なら、
【コピペ用プロンプト】
以下の企業情報をもとに、商談前に確認しておくべきポイントを整理してください。
・企業概要
・主な事業
・最近のニュース
・想定される課題
・今回の商談で確認したいこと
・提案につながりそうなポイント
商談後なら、
【コピペ用プロンプト】
以下の商談メモを整理してください。
①顧客の課題
②顧客の要望
③決定事項
④未確認事項
⑤次回アクション
⑥社内で共有すべき内容
⑦次回商談で確認すべきこと
というように使えます。
「メールを書くAI」ではなく、
「営業活動全体を整理するAI」
として使うのがポイントです。
## 7．最初から完璧に作る必要はない
「自分専用の営業アシスタントを作る」と聞くと、難しそうに感じるかもしれません。
でも、最初から完璧な設定を作る必要はありません。
まずは、
①自分の仕事内容を伝える
↓
②回答の好みを伝える
↓
③AIに任せたい仕事を伝える
↓
④実際に使う
↓
⑤気になる部分を修正する
この繰り返しで十分です。
使っていくうちに、
「この指示はいらない」
「もっとこうしてほしい」
という部分が見えてきます。
そこを少しずつ調整していけばOKです。
## 8．まとめ｜ChatGPTを「自分専用」にすると仕事が変わる
ChatGPTは、毎回質問するだけでも便利です。
しかし、
「自分の仕事・顧客・文章の好み・AIに任せたい仕事」
を最初に伝えておけば、さらに使いやすくなります。
営業マンなら、
・商談準備
・企業情報の整理
・質問事項の作成
・商談メモ整理
・議事録作成
・お礼メール
・提案内容の整理
・フォローアップ
・営業活動の振り返り
など、さまざまな場面で活用できます。
大切なのは、AIに仕事を丸投げすることではありません。
「自分の仕事を理解してくれるAI」を少しずつ育てていくこと。
まずは今日紹介した設定例を使って、
自分専用の営業アシスタントを作ってみてください。
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※ChatGPTの回答は必ず内容を確認したうえで利用してください。
顧客の機密情報・個人情報など、社内ルール上入力が禁止されている情報は入力しないようにしましょう。
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