営業マン必見｜上司への営業報告をChatGPTで一瞬で作る方法
商談が終わったあと、
「上司への報告、何を書けばいいんだ……」
「商談メモを整理して報告するのが面倒……」
「結局、毎回同じような報告になってしまう……」
こんな経験はありませんか？
営業では商談が終わったあとにも、
・お客様へのお礼メール
・議事録の作成
・社内への報告
・次回アクションの整理
など、やることがたくさんあります。
そこで今回は、ChatGPTを使って、商談後の上司への営業報告を短時間で作る方法を紹介します。
こんな人におすすめ
・上司への営業報告に時間がかかる
・商談内容を文章にまとめるのが苦手
・報告の書き方が毎回バラバラになる
・商談後の事務作業を減らしたい
・ChatGPTを営業活動に活用したい
ひとつでも当てはまるなら、ぜひ試してみてください。
① 商談中は「報告書」を作らない
まず大切なのは、
商談中にきれいな報告書を作ろうとしないこと。
商談中は、お客様との会話に集中することが重要です。
そのため、メモは箇条書きや単語だけでOKです。
例えば、
・新規案件
・営業管理をExcelで実施
・案件数増加で管理が大変
・営業10名
・部長も選定に参加
・来月までに判断予定
・費用について質問
・他社サービスも比較中
このくらいのメモで十分です。
このメモをChatGPTに渡して、上司向けの報告に整理してもらいます。
② ChatGPTに報告を作ってもらう
以下のプロンプトをコピーして使ってみてください。
【コピペして使えるプロンプト】
あなたは法人営業のマネージャーです。
以下の商談メモをもとに、上司への営業報告を作成してください。
【条件】
・上司が短時間で状況を把握できる文章にする
・重要な情報を優先する
・事実と推測を分ける
・商談で話していない内容を勝手に追加しない
・簡潔で読みやすい文章にする
・営業担当者の主観と顧客の発言を混同しない
【出力形式】
■商談概要
・顧客：
・日時：
・参加者：
・商談目的：
■商談結果
・
■顧客の課題・ニーズ
・
■顧客の反応
・
■競合・比較状況
・
■案件確度
・高 / 中 / 低
・理由：
■懸念事項
・
■次回アクション
・
■上司に相談したいこと
・
【商談メモ】
ここに商談メモを貼り付ける
このプロンプトに商談メモを貼り付けるだけです。
③ 「案件確度」も整理してもらう
営業報告で上司が知りたいことのひとつが、
「この案件、結局どうなの？」
ということです。
そこで、ChatGPTに案件確度を考えてもらいます。
例えば、
・顧客の課題が明確
・導入時期が決まっている
・決裁者が商談に参加している
・予算について話が出ている
・競合と比較している
などの情報があれば、案件の状況を整理しやすくなります。
ただし、ここでも注意が必要です。
ChatGPTが「確度80%」などと判断したとしても、それが事実になるわけではありません。
あくまで、
営業担当者が判断するための材料
として使いましょう。
④ 上司から聞かれそうなことを先に考える
さらに便利なのが、
「上司から何を聞かれそうか」
をChatGPTに考えてもらう方法です。
【上司からの質問予測プロンプト】
以下の営業報告を読んだ上司から、追加で聞かれそうな質問を10個考えてください。
特に、
・案件確度
・競合状況
・顧客の本当の課題
・決裁者
・予算
・導入時期
・失注リスク
・次回アクション
に関する質問を優先してください。
各質問について、営業担当者が回答するために確認しておくべき情報も整理してください。
【営業報告】
ここに営業報告を貼り付ける
これを使っておけば、
「この案件、本当に受注できそうなの？」
「競合はどこ？」
「決裁者は誰？」
「次はいつ何をするの？」
といった質問にも、事前に備えることができます。
⑤ 「次に何をするか」まで決める
営業報告で重要なのは、
報告して終わらないこと。
例えば、
「お客様は興味を持っていました」
だけでは、次の行動が分かりません。
そこでChatGPTに、
【次回アクション整理プロンプト】
以下の商談内容をもとに、営業担当者が次にやるべきことを整理してください。
【出力形式】
①今日中にやること
②3日以内にやること
③次回商談までにやること
④顧客に確認すること
⑤社内で確認・相談すること
⑥放置した場合に失注につながる可能性があること
優先順位の高い順に整理してください。
【商談内容】
ここに商談メモまたは営業報告を貼り付ける
これで、
「報告 → 次の行動」
までつなげられます。
⑥ 実はここまで全部つなげられる
ここまでの記事で紹介してきた方法を組み合わせると、営業活動全体をかなり効率化できます。
商談前
↓
企業調査
↓
課題の仮説
↓
質問作成
↓
商談
↓
商談メモ
↓
議事録作成
↓
お礼メール
↓
上司への営業報告
↓
次回アクション
という流れです。
そして、この流れのそれぞれでChatGPTを使うことができます。
つまり、
「ChatGPTで文章を作る」
だけではなく、
「営業の仕事の流れそのものを効率化する」
という使い方ができます。
⑦ ただし、報告内容は必ず確認する
営業報告は社内の重要な情報です。
そのため、ChatGPTが作った文章をそのまま上司に送るのではなく、必ず自分で確認してください。
特に、
・顧客の発言
・案件確度
・金額
・競合情報
・導入時期
・決裁者
・次回アクション
などは、間違いがないか確認しましょう。
ChatGPTは、
「営業報告を作ってくれる部下」ではなく、「報告を整理してくれるアシスタント」
くらいの感覚で使うのがおすすめです。
まとめ
営業では、商談そのものだけでなく、その後の報告にも時間がかかります。
ChatGPTを使えば、
・商談内容の整理
・上司への報告作成
・案件確度の整理
・上司からの質問予測
・次回アクションの整理
などを効率化できます。
特におすすめなのが、
商談メモ → 営業報告 → 上司からの質問予測 → 次回アクション
という流れです。
最初は難しいことをする必要はありません。
まずは今日の商談メモをChatGPTに貼り付けて、営業報告を作ってみてください。
慣れてくると、
「商談後の報告に30分かかっていたのが、数分で終わる」
という使い方もできるようになります。
ただし、AIが作った内容は必ず自分で確認してください。
最終的な判断と責任は営業担当者にあります。
ここまで紹介してきたように、ChatGPTは営業のさまざまな場面で活用できます。
今後も「営業マンがそのままコピペして使えるChatGPT活用術」を発信していきます。
次回は、
「営業マンがChatGPTでやってはいけない5つのこと」
を紹介します。
便利なChatGPTですが、営業で使うときには注意しなければならないポイントもあります。
「便利だから何でもAIに入れていい」というわけではありません。
次回は、営業でChatGPTを安全に使うために知っておきたいポイントを紹介します。
ぜひフォローして、次回の記事もチェックしてください。
