営業マン必見｜ChatGPTを「自分専用の営業アシスタント」にする方法
ChatGPTを使っているのに、
「毎回同じ説明をしている」
「自分の仕事を説明するところから始まる」
「出てきた文章を毎回修正している」
そんなことはありませんか？
実は、ChatGPTは最初に自分の仕事内容やルールを伝えておくだけで、かなり使いやすくなります。
今回は、営業マンがChatGPTを「自分専用の営業アシスタント」として使うための方法を紹介します。
そもそも「自分専用」にするとは？
例えば、毎回こんな指示をしているとします。
私は法人営業です。
お客様へのメールを作ってください。
丁寧な文章にしてください。
でも堅すぎないようにしてください。
これを毎回入力するのは面倒ですよね。
そこで、最初に自分の仕事や好みをまとめて伝えておきます。
例えば、
私は法人営業をしています。
主な仕事は、新規開拓、商談、提案、見積作成、既存顧客へのフォローです。
お客様への文章は、丁寧だけど堅すぎない表現を好みます。
長すぎる文章は避けてください。
営業メールを作成するときは、
「結論→理由→依頼事項」
の順番を基本にしてください。
情報が不足している場合は、勝手に補完せず、不足している情報を教えてください。
こうしておけば、その後のやり取りがスムーズになります。
① まず「自分の仕事内容」を教える
最初に伝えたいのは、自分がどんな仕事をしているのかです。
例えば、
私は法人営業です。
主な仕事内容は以下です。
・新規顧客へのアプローチ
・商談
・顧客課題のヒアリング
・提案書作成
・見積作成
・営業メール
・商談後のフォロー
・上司への営業報告
今後、営業に関する相談をするときは、
この仕事内容を前提に回答してください。
これだけでも、毎回の説明を減らせます。
② 「文章の好み」も教える
営業ではメールや報告書など、文章を作る機会が多いですよね。
そこで、自分の文章の好みも伝えておきます。
例えば、
文章を作成するときは、
・簡潔にする
・結論を先に書く
・丁寧だが堅すぎない
・営業っぽい押し売り表現を避ける
・長文にしすぎない
ことを基本にしてください。
これを最初に設定しておけば、
「もっと短く」
「もう少し柔らかく」
といった修正を何度も繰り返す必要が減ります。
③ 「AIに勝手に判断してほしくないこと」も伝える
ここは意外と重要です。
AIには、情報が足りないときに、それらしい文章を作ってしまうことがあります。
営業では特に注意が必要です。
例えば、
情報が不足している場合は、
事実を推測して補完しないでください。
判断できない場合は、
「情報不足」と伝えてください。
また、顧客への重要な約束、
価格、契約条件などについては、
私の確認なしに断定しないでください。
こうしたルールを最初に伝えておくと、AIを使うときの確認ポイントも明確になります。
④ 「よく使う仕事」を教える
さらに一歩進めるなら、普段よく依頼する仕事を伝えます。
例えば、
私がChatGPTに依頼することが多い仕事は、
・営業メール作成
・商談前の企業情報整理
・商談で聞く質問の作成
・商談メモの整理
・議事録作成
・上司への営業報告
・提案書の構成作成
・追客メール作成
・失注案件の振り返り
です。
これらの仕事を依頼された場合は、
営業実務でそのまま使いやすい形で回答してください。
これで、ChatGPTを単なる「質問するAI」ではなく、日々の営業業務を手伝うアシスタントとして使いやすくなります。
⑤ 実際に使うとこうなる
例えば、商談後にこんなメモがあったとします。
A社と商談。
担当者は営業部長。
現在はExcelで案件管理。
案件数が増えて管理が大変。
特に進捗確認に時間がかかっている。
来週、社内で検討予定。
次回は火曜日に連絡する。
これをそのままChatGPTに渡して、
上記の商談メモを整理してください。
以下の項目に分けてください。
・顧客の課題
・顧客が求めていること
・決定事項
・未確認事項
・次回アクション
・営業担当者が注意すべき点
と依頼します。
すると、バラバラだったメモを整理できます。
さらに、
この内容を上司への営業報告としてまとめて
と続ければ、別の文章に作り直すこともできます。
⑥ 「一つの仕事」ではなく「仕事の流れ」で使う
ここが一番重要です。
ChatGPTを、
メールを作るだけ
議事録を作るだけ
のように単発で使うのではなく、
商談前
↓
企業情報を整理
↓
聞くべき質問を作る
↓
商談
↓
商談メモを整理
↓
議事録作成
↓
上司へ報告
↓
次回アクションを整理
↓
追客メール作成
という営業の流れの中に組み込む。
こうすると、AIを使う場所が見つけやすくなります。
まとめ
ChatGPTを「自分専用の営業アシスタント」にするために、最初に伝えておきたいのは、
① 自分の仕事内容
② 文章の好み
③ AIに守ってほしいルール
④ よく依頼する仕事
の4つです。
そして、AIに全部を任せるのではなく、
AI＝整理・文章化・アイデア出し
人間＝確認・判断・顧客とのコミュニケーション
という役割分担を意識する。
これだけでも、ChatGPTの使い方が「質問する」から「仕事を手伝ってもらう」に変わってきます。
今日から試すなら
まずはChatGPTに、これだけ入力してみてください。
私は営業職です。
私の仕事内容を理解して、
今後の営業に関する相談では
この仕事内容を前提に考えてください。
仕事内容：
・
・
・
よく依頼する仕事：
・
・
・
文章の好み：
・簡潔
・丁寧だが堅すぎない
・結論を先にする
情報が不足している場合は、
勝手に推測せず、不足している情報を教えてください。
これを前提に、今後は営業アシスタントとして
私の仕事をサポートしてください。
まずは自分の仕事内容をAIに理解させるところから始めてみてください。
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※ChatGPTの回答は必ず内容を確認してから業務で使用してください。顧客情報・機密情報などをAIへ入力する場合は、勤務先のルールや利用しているサービスの設定を確認してください。
