営業マン必見｜商談メモから議事録を一瞬で作る方法
商談が終わったあと、
「議事録をまとめるのが面倒……」
「メモは取ったけど、文章にするのに時間がかかる……」
こんな経験はありませんか？
営業では、商談そのものだけでなく、
・商談メモの整理
・議事録の作成
・社内への共有
・次回アクションの整理
など、商談後にもやることがたくさんあります。
そこで今回は、ChatGPTを使って、商談メモから議事録を短時間で作成する方法を紹介します。
こんな人におすすめ
・議事録を作るのに時間がかかる
・商談中にメモを取りすぎて整理できない
・社内共有用の文章を毎回作るのが面倒
・ChatGPTを仕事で活用したい
・営業後の事務作業を減らしたい
ひとつでも当てはまるなら、ぜひ試してみてください。
① 商談中は「きれいなメモ」を取らなくていい
まず大事なのは、
商談中に完璧な議事録を作ろうとしないこと。
商談中は、お客様との会話に集中したいですよね。
そのため、メモは箇条書きや単語だけでも十分です。
例えば、
・営業管理をExcelで管理
・案件増えて管理が大変
・営業10人
・入力ルールがバラバラ
・情報共有にも時間がかかる
・来月までに導入判断
・費用感を知りたい
・部長も選定に参加
このくらいのメモでOKです。
文章として整理するのは、ChatGPTに任せます。
② 商談メモをChatGPTに貼り付ける
次に、以下のプロンプトをChatGPTにコピーします。
【コピペして使えるプロンプト】
あなたは営業部門の議事録作成をサポートするアシスタントです。
以下の商談メモをもとに、社内共有用の議事録を作成してください。
【作成ルール】
・事実と推測を分ける
・商談で話していない内容を勝手に追加しない
・重要な内容を優先して整理する
・読みやすい箇条書きを中心にする
・営業担当者が次に何をすべきか分かるようにする
【出力形式】
■商談概要
・顧客：
・日時：
・参加者：
・商談目的：
■顧客の現状
・
■顧客の課題
・
■顧客の要望
・
■商談で確認できたこと
・
■顧客からの質問・懸念
・
■次回アクション
・営業側：
・顧客側：
■次回商談までに準備すること
・
■注意点
・
【商談メモ】
ここに商談メモを貼り付ける
あとは最後の「商談メモ」の部分に、自分のメモを貼り付けるだけです。
③ ChatGPTが議事録を作ってくれる
先ほどの商談メモを使うと、例えばこのようになります。
■商談概要
・顧客：○○株式会社
・商談目的：営業管理システムの導入検討
・参加者：営業部 ○○様、営業担当
■顧客の現状
・営業案件をExcelで管理している
・営業担当者は10名
・入力方法が担当者ごとに異なる
■顧客の課題
・案件数の増加により管理が難しくなっている
・営業情報の共有に時間がかかっている
・入力ルールが統一されていない
■顧客の要望
・営業案件を一元管理したい
・営業メンバー間で情報共有したい
・導入費用について確認したい
■顧客からの質問・懸念
・導入にかかる費用
・導入時の負担
■次回アクション
・営業側：具体的な費用と導入方法を整理して提示
・顧客側：社内で導入について検討
■次回商談までに準備すること
・費用見積もり
・導入スケジュール
・現在のExcel管理から移行する方法
このように、バラバラだった商談メモが社内共有できる形に整理されます。
④ さらに便利な使い方
ここからがChatGPTを使うメリットです。
作った議事録をもとに、
「次に何をすればいいのか」
まで整理できます。
例えば、以下のプロンプトを追加します。
【次回アクション整理用プロンプト】
上記の議事録をもとに、営業担当者が次回商談までにやるべきことを優先順位順に整理してください。
以下の形式で出してください。
①最優先でやること
②次にやること
③余裕があればやること
④次回商談で必ず確認すること
⑤今回の商談で不足している情報
これだけで、
「議事録を作って終わり」
ではなく、
「議事録 → 次の営業活動」
までつなげることができます。
⑤ お礼メールまで一緒に作る
さらに効率化するなら、商談メモから
・議事録
・お礼メール
・次回アクション
・社内共有
をまとめて作ることもできます。
つまり、
商談メモを1回入力するだけで、複数の仕事を処理する
という使い方ができます。
これがChatGPTを営業で使うときの大きなポイントです。
まとめ
営業では、
「商談そのもの」よりも、商談後の細かい作業に時間を取られることがあります。
特に議事録は、
「後でまとめよう」
と思っていると、気づいたら30分、1時間と時間を使ってしまうこともあります。
そこで、
商談中 → とにかくメモ
↓
商談後 → ChatGPTに整理させる
という流れに変えてみましょう。
最初から完璧なメモを作る必要はありません。
ChatGPTに整理してもらう前提なら、商談中はお客様との会話に集中できます。
そして、
「商談メモ → 議事録 → 次回アクション」
まで一気に整理することで、営業後の作業をかなり効率化できます。
ぜひ一度、自分の商談メモで試してみてください。
次回は、
「商談前の企業調査をChatGPTにやらせる方法」
を紹介します。
営業マンが商談前に毎回調べている、
・会社概要
・事業内容
・最近のニュース
・想定される課題
・商談で聞くべき質問
などを、ChatGPTを使って効率化する方法を紹介します。
今後も「営業マンがそのままコピペして使えるChatGPT活用術」を発信していきます。
ぜひフォローして、次回の記事もチェックしてください。
