備品購入の申請フローをGoogleで作ってみた①
「あの申請、今どこにあるんだっけ？」
職場で、これを何回言ったかわかりません。
申請書を出して、上司に回して、そのまた上に回して。途中で誰かの机に置かれたまま止まっていても、誰も気づかない。聞きに行くと「あ、まだ見てなかった」。
紙の申請書は、上司の会議が続くと止まってしまったり、数日出張となると、全く書類が動かず、ギリギリになってしまうことが多々ありました。
こういう小さい「待ち」と「確認」が積み重なって、地味に一日の時間を持っていかれるんですよね。
フルタイムで働いて、定時で帰って、子どもを迎えに行く身としては、この「地味に持っていかれる時間」がけっこう痛いです。
専用のサービスは、あるにはある
調べてみると、申請や承認を管理できるサービスはたくさんあります。
でも、だいたい月額がかかる。人数が増えるほど高くなる。「便利そうだから入れてください」と言えるほど、気軽な金額ではありませんでした。
それに、正直ちょっと大げさなんです。やりたいのは「出した申請が、いまどこにあるかわかる」くらいのことなのに。
じゃあ、自分で作れないかな
わたしはエンジニアではありません。プログラミングを勉強したこともありません。
ただ、ここ最近はAIに聞きながら、職場のExcel作業を自動化したり、誰も中身がわからなくなったマクロを直したりしていました。
それで「GoogleフォームとスプレッドシートとAIがあれば、なんとかなるんじゃないか」と思ったのが始まりです。
結果、なんとかなりました。
作ったものは、こんな流れです
申請する人は、Googleフォームに入力するだけ
入力されると、上司にメールが自動で届く
上司はスマホのアプリで中身を確認する
直してほしいところがあれば差し戻し。申請者にメールが届く
OKなら、さらに上の人へ自動で回る
全部の記録が、ひとつのスプレッドシートに残る
これだけです。
申請する人は、フォームに入力するだけ。承認する人は、届いたメールを見てアプリを開くだけ。「いまどこで止まっているか」は、スプレッドシートを見れば一目でわかります。
使ったのは、Googleフォーム、スプレッドシート、GAS（Googleのツールを自動で動かす仕組み）、AppSheet（スプレッドシートからアプリを作れるツール）の4つ。AppSheetは使い方や人数によって有料になる場合がありますが、それ以外は無料の範囲でできています。
何が変わったか
上司が出張へ行ってしまっても、出張先で確認することが出来、申請がとまることがなくなりました。
リアルタイムでどこでとまっているかも、一目で分かるため、誰に連絡すればいいのかも、分かりやすくなりました。
劇的に何かが変わった、というより、「あれどうなった？」という小さなモヤモヤが消えた感じです。でも、その小さなモヤモヤが、けっこう大きかったんだなと今になって思います。
このシリーズで書いていくこと
実際に職場で似た仕組みを作ったのですが、中身はそのまま出せないので、「備品購入の申請」という形でサンプルを組み直しました。
次回からは、これを順番に作っていきます。
次回：入力をラクにするコツ（Googleフォームとスプレッドシートの準備）
その次：申請から承認まで、自動で回す仕組み
わたしもAIに何度も聞き返しながら、何回もつまずきながら作りました。そのつまずいたところも、ちゃんと書きます。
「うちの職場も紙で回してるなあ」という方、よかったら次回もお付き合いください。
