「その回答、質問に答えてなくない？」ChatGPTで気づく、ビジネスコミュニケーションの意外な落とし穴
丁寧な説明なのに、なぜかモヤモヤする
「すごく丁寧に説明してもらった。でも、結局どういうこと？」
仕事をしていると、そんな経験はありませんか？
質問した内容について、相手は一生懸命に説明してくれる。
専門用語も使っているし、関連情報もたくさんある。
なのに、肝心な答えが見つからない。
しかも、説明してくれた相手に「それ、答えになっていませんよね？」とは言いにくい。
相手が取引先だったり、上司だったりすれば、なおさらです。
私は、このようなコミュニケーションのズレこそ、生成AIを活用する価値がある領域だと思っています。
今回紹介したいのは、ChatGPTに質問と回答を比較させ、回答が本当に質問の意図に沿っているのかを評価してもらうプロンプトです。
文章を作るだけではない、AIの面白い活用方法です。
「関連する説明」と「質問への回答」は違う
例えば、こんな質問を考えてみてください。
「今回発見された脆弱性について、A社以外のお客様のシステムにも影響があるか調査していますか？」
この質問で確認したいのは、他のお客様への影響調査が行われているのかという点です。
一方、回答にはパッチの適用条件や、今後のバージョンアップ計画などが含まれることがあります。
どれもセキュリティに関する重要な情報です。
ただし、影響調査の実施状況と、パッチを適用できるかどうかは別の話です。
このように、一つのテーマの中にも異なる論点が存在します。
「関連することを説明したから、回答したことになる」
そんな思い込みが、コミュニケーションのズレにつながるのかもしれません。
ここで必要なのは、文章の上手さを評価することではありません。
質問者が確認したかったことと、回答者が伝えたことを照らし合わせる視点です。
この記事を書こうと思った理由
生成AIというと、文章作成、画像生成、資料作成、プログラミングなどに注目が集まりがちです。
もちろん、どれも魅力的な活用方法です。
でも、もっと身近なところにもAIを活用する余地があると思うのです。
例えば、毎日のメール。
会議での質疑応答。
顧客からの問い合わせ。
プロジェクトの進捗報告。
こうした仕事では、情報を正しく伝え、必要なことを確認する作業が繰り返されています。
AIに文章を書かせるだけでなく、その文章が目的を満たしているかも確認できたらどうでしょうか。
そんな活用方法を紹介したいと考えたのが、今回の記事のきっかけです。
あらためまして、我妻裕太です
私は、株式会社GROWTH JAPAN TECHNOLOGIESの我妻裕太です。
生成AIブログ「ほぼテク」を通じて、AIやデジタル技術を仕事に活用するための情報を発信しています。
私たちが大切にしているのは、単に作業を効率化することではありません。
AIを活用することで、人間がもっと面白い仕事に集中できる未来を目指しています。
誰でもできる繰り返し作業や、機械に任せられる確認作業。
そうした仕事の負担を軽くすることで、人間は創造や挑戦に時間を使えるようになる。
今回のChatGPTプロンプトも、そんな考え方につながるものです。
ChatGPTに「回答の品質」を評価してもらう
今回のプロンプトは、ChatGPTにビジネスコミュニケーションの評価者という役割を与えるところから始まります。
そして、5つの観点を指定します。
1つ目は、質問の本来の意図。
2つ目は、回答が質問に直接答えているか。
3つ目は、論点がズレていないか。
4つ目は、回答に不足している情報がないか。
5つ目は、本来どのように回答すべきだったか。
これらを100点満点の評価形式で整理するよう求めます。
特に面白いのが、「説明が長くても、質問への答えがなければ評価を下げる」というルールです。
仕事では、説明の量が多いほど、しっかり対応しているように感じることがあります。
しかし、情報量が多いことと、質問への回答が適切であることは同じではありません。
この違いを明確にすることで、普段は見逃してしまう問題に気づくきっかけが生まれます。
このプロンプトの本当の価値は「決めつけない」こと
私は、今回のプロンプトに含まれる、もう一つのルールも重要だと考えています。
それは「回答に書かれていない事実を推測しない」という指示です。
例えば、誰かが質問に直接答えていなかったとしても、その理由は分かりません。
質問を勘違いしたのかもしれません。
必要な情報を持っていなかったのかもしれません。
あるいは、そもそも質問自体が曖昧だった可能性もあります。
ChatGPTが文章を評価する際にも、こうした事情を勝手に決めつけないことが重要です。
今回のプロンプトには、質問者側の曖昧さも公平に評価するよう指示があります。
相手の間違いを探すためではなく、双方がより正確にコミュニケーションするために使う。
私は、そんな使い方が理想だと思います。
どんな仕事で活用できるのか？
まず思い浮かぶのが、営業や顧客対応です。
お客様から料金、納期、仕様、サポート条件について質問を受けたとき、回答メールが必要な内容を網羅しているか確認できます。
次に、開発や設計の現場。
障害の原因、影響範囲、対策状況、今後の予定といった情報が混同されていないかをチェックする使い方が考えられます。
そして、経営会議や社内会議。
質問に対する回答が曖昧なまま議題が進んでいないかを整理する用途にも応用できます。
マーケティングであれば、問い合わせへの返信やFAQの品質確認。
人材育成であれば、質問に結論から答えるための練習にも使えるでしょう。
特定の部署だけでなく、さまざまな業務で試せるのが魅力です。
実際に試すなら、どうすればいい？
まずはChatGPTを開いて、プロンプトを入力します。
プロンプトの中には、質問と回答のデモデータが入っています。
最初はそのまま使って、どのような観点で評価するよう指示されているかを確認してみてください。
その後、自分の業務に合わせた質問と回答に差し替えます。
機密情報を含まない架空のメールや、公開可能なやり取りから始めるのがおすすめです。
慣れてきたら、評価項目ごとの配点を決めたり、不足している情報を質問文の形で列挙させたりする応用も考えられます。
ただし、ChatGPTが出した点数を絶対的な正解だと思わないこと。
点数以上に、どの部分が質問に答えていて、どの部分が不足していると判断されたのか、その根拠を確認することが大切です。
こんな人には、ぜひおすすめしたい
特におすすめしたいのは、日常的に多くの質問や回答を扱う方です。
営業担当者、カスタマーサポート、プロジェクトマネージャー、開発担当者、DX担当者。
そして、部下からの報告を確認する管理職の方にも向いていると思います。
文章を作るのは得意だけれど、必要な情報が抜けてしまう。
説明を丁寧にしようとして、結論が後回しになってしまう。
そんな悩みを持つ方にとって、回答内容を客観的に振り返るための補助ツールになるはずです。
生成AI初心者にもおすすめです。
難しい設定をしなくても、プロンプトをコピーして試せるからです。
反対に、おすすめしない使い方もある
このプロンプトを、誰かを批判するための道具にするのはおすすめしません。
例えば、ChatGPTが付けた点数だけを根拠に「あなたの回答は間違っている」と断定すること。
あるいは、AIの評価をそのまま人事評価や取引先の査定に利用すること。
こうした使い方は避けるべきです。
AIは文章の背景をすべて理解しているわけではありません。
また、100点満点という数値も、一定の評価基準に基づく参考値です。
使うべき目的は、相手の能力を決めつけることではなく、コミュニケーションを改善することです。
業務で利用する前に注意したいこと
もう一つ重要なのが、情報管理です。
顧客とのメールや社内会議の記録には、機密情報や個人情報が含まれることがあります。
そのため、ChatGPTに入力する前に、社内の利用ルールを必ず確認してください。
また、入力した文章に書かれていない事実を、AIが正しく判断できるわけではありません。
セキュリティに関する質問なら、実際の影響範囲や技術的な対応可否は専門担当者が確認する必要があります。
ChatGPTによる回答品質のチェックと、現実の事実確認は別の作業です。
この区別は忘れないようにしたいところです。
AIがもっと身近な仕事の品質を支える未来へ
私は、AIの可能性は派手な成果物を作ることだけではないと思っています。
メールを一通確認する。
会議で決まっていないことを整理する。
相手の質問に答えられているか振り返る。
こうした小さな改善の積み重ねにも、大きな意味があります。
もちろん、AIだけですべてのコミュニケーション問題が解決するわけではありません。
相手の気持ちを考えること。
状況に応じて言葉を選ぶこと。
相手との信頼関係を築くこと。
こうした部分には、人間の判断が欠かせません。
だからこそ、AIには情報の整理や確認を支援してもらい、人間は対話や創造に集中する。
そんな働き方が広がれば、仕事はもっと面白くなるのではないでしょうか。
プロンプト全文は生成AIブログ「ほぼテク」で
今回のChatGPTプロンプトについて、生成AIブログ「ほぼテク」では、全文を掲載して詳しく解説しています。
評価項目の意味、プロンプトの工夫、業務での活用例、利用時の注意点まで紹介しています。
「質問にちゃんと答えているか」を、AIと一緒に確認する。
少し地味に聞こえるかもしれません。
でも、私はこうした実践的なAI活用こそ、毎日の仕事を変えるきっかけになると考えています。
気になった方は、ぜひ「ほぼテク」でプロンプトをチェックしてみてください。
AIに作業を任せ、人間はもっと創造し、挑戦し、熱狂する。
そんな未来を、これからも一緒に考えていけたらうれしいです。
執筆：我妻裕太
株式会社GROWTH JAPAN TECHNOLOGIES
生成AIブログ「ほぼテク」
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