営業メモをChatGPTに貼る前に｜顧客情報を減らす入力前チェック

営業メモをAIに整えてもらう前に、確認することがあります。その情報を、そのAIサービスに入力してよいかです。

未加工の顧客メモを外部AIに貼って「匿名化して」と頼むと、その時点で元の情報を送ることになります。 この記事では、入力前に自分で情報を減らす手順を紹介します。

最初に確認するのは勤務先のルール

利用が認められたAIサービス、入力できる情報、保存や共有のルールを確認します。名前を伏せれば何でも入力できるわけではありません。

判断がつかないときは実データを使わず、架空のメモで練習してください。情報の種類や契約、勤務先の判断によって扱いは変わります。

入力前に自分で見る項目

次の一覧は、勤務先が認めた環境で元メモを確認するために使います。AIに元メモを送る必要はありません。

・会社名・施設名・担当者名が必要以上に残っていないか。

・メールアドレス・電話番号・住所が含まれていないか。

・個人を特定しうる経歴や事情が含まれていないか。

・未公開価格・原価・契約条件が含まれていないか。

・社内資料・未発表製品・非公開の数字が含まれていないか。

・患者情報など、特に慎重に扱う情報が含まれていないか。

・名前を消しても、地域・日付・商品・金額の組み合わせで案件を特定できないか。

不要な項目は削除します。表現の整理に必要な役割や状況は、許可された範囲で一般化します。

置き換え方の例

以下はどちらも架空の文章です。

置き換え前：
「○○施設の担当者から、商品Aを提示済みの個別価格から値下げできないか相談された。」

入力用：
「既存顧客から値下げの相談を受けた。社内で確認した理由により、今回は値下げできない。関係を悪化させずに理由を伝える文章を作りたい。」

文章の構造だけを考えるなら、施設名や個別価格を省ける場合があります。ただし、理由そのものが社外秘なら、その理由も入力できる範囲へ調整します。

保存用の入力前チェックシート

このシートはAIへ送る前に、自分で確認するためのものです。

□ 利用するAIサービスが勤務先で認められている
□ 今回の情報の入力が認められている
□ 目的に不要な名前・連絡先・数字を削除した
□ 機密・個人情報を含む箇所を確認した
□ 情報の組み合わせによる特定可能性も確認した
□ 判断できない情報は入れていない
□ 出力後に自分が戻す項目を、承認された環境で管理する

AIで確認するなら、入力許可のある加工済み文章だけ

追加の見直しとして使う場合も、AIの判定で入力許可を決めません。未加工の文章は貼らないでください。

以下は、勤務先で入力が認められた範囲に自分で加工した文章です。
【加工済み文章】
ここに貼る

文章作成の目的に対して、さらに省略できそうな情報があれば示してください。
削除候補／理由／省略した文案を出してください。
元の実名や情報を推測・復元しないでください。
安全性・匿名性・会社規程への適合を認定しないでください。

この補助確認には見落としがあります。使えば安全になる仕組みではありません。

出力ができてからも確認する

必要な宛名や正確な数字は、AIの外で人間が戻します。置換漏れだけでなく、別の顧客名を入れていないか、約束や条件が変わっていないかも見ます。

流れは「規程確認→自分で削除・加工→許可された情報だけ入力→出力を照合→必要情報を戻す→送信前確認」です。

このアカウントの商談前・商談後・メールのテンプレも、この手順を前提にしています。使い方は無料記事「営業でChatGPTを使うなら、メモ整理・次の対応・お礼メールの3つから」で試せます。

この記事は入力前の情報整理の考え方です。利用可否の最終判断は、勤務先の規程と担当部署の指示に従ってください。