共有Excelが消えた朝。小さな会社が「同じファイルをみんなで使う」ときの3つのルール【Dropbox・OneDrive共通】
ある朝、売上管理表の本体ファイルが、Dropboxから消えていました。
残っていたのは「〇〇の競合コピー」という名前のファイルだけ。うちの会社(従業員3人)の、売上を全部つけている大事な表です。
結論から言うと、その日のうちに元に戻せました。行数と数式の数を数えて、抜けや重複が無いことも確かめました。でも、原因が分かったとき、これは小さな会社ならどこでも起きると思いました。
この記事では、何が起きたかと、その後に決めた共有ファイルを壊さないための3つのルールを書きます。
こんな人向けです
売上表・在庫表・名簿などを、Dropbox・OneDrive・Googleドライブなどで共有している
同じExcelを、2人以上(またはパソコン2台以上)で開くことがある
「競合コピー」「〇〇のコピー」というファイルを見たことがある
何が起きたか
事務員さんは、朝から自分のパソコンで売上管理表を開いて作業していました。そこへ、私が作った仕組み(伝票を読み取って売上表に書き込むもの)が、同じファイルに別のパソコンから書き込みました。
同じファイルが2か所で同時に変わったので、Dropboxはどちらが正しいか決められません。その結果、片方が「競合コピー」として残り、本体の名前のファイルが無くなるという状態になりました。
Dropboxが悪いわけではありません。同時に書いた側の問題です。そしてこの競合は、別の日にもう一度起きました。
ルール1:書く人を、時間か場所で分ける
いちばん効くのは、「同時に書かない」と決めることです。
うちでは、事務員さんがファイルを開いている間は、仕組みの側は書き込まないことにしました。さらに、書く場所も分けています。
事務員さん:お金が入ったら、過去の行の入金欄に記入する
仕組み:新しい売上の行だけを追加する
人が2人の会社でも、「この表は午前は〇〇さん、午後は△△さん」「入金欄はこの人だけ」と決めるだけで、ぶつかる回数は減ります。
ルール2:バックアップは「自動で・何世代も」
消えたときに助かったのは、書き込む前に自動でバックアップを取っていたからです。
うちのバックアップは、
書き込みの前に毎回コピーを取る
古いものは7日で圧縮、30日で削除
ただし、最低3世代は必ず残す
という決まりで動いています。
手作業でやるなら、1日1回、日付つきの名前でコピーするだけでも十分に違います(例:「売上管理表_2026-10-06.xlsx」)。Dropbox・OneDriveには「以前のバージョンに戻す」機能もあるので、場所だけは一度確かめておくと安心です。
ルール3:戻したら「数」で確かめる
ファイルを戻したあと、見た目で「大丈夫そう」と判断しないことにしています。うちでは、次の2つを数えて、前と同じかを見ました。
データが入っている行の数
数式の数(Excelの「検索と選択」→「数式」で選べます)
行が減っていれば入力の抜け、増えていれば二重。数式が減っていれば、合計が正しく計算されていない可能性があります。
おまけ:「競合コピー」ができたら、違うところだけ比べる
2回目の競合のときは、それまで私が2つのExcelを1セルずつ見比べていました。これはとても時間がかかります。
今は、違うセルだけを一覧にして見比べるようにしています。Excelなら、別のシートに次の式を入れると、違うセルにだけ印が出ます(シート名は自分の表に合わせて変えてください)。
=IF('[本体.xlsx]9月'!A1='[競合コピー.xlsx]9月'!A1,"","違う")2回目の競合では、競合コピーのほうは単に古い状態で、本体が正しいと分かりました。違いだけを見れば、どちらを残すかはすぐ決まります。
今日やること(5分)
共有している大事なファイルを1つ選び、「誰が・いつ書くか」を1行で決めて、チームに伝える
そのファイルの、日付つきのコピーを今日1つ作る
Dropbox(またはOneDrive)で「以前のバージョン」を開く場所を確かめておく
売上の入力そのものを仕組みに任せたい方へ
この競合は、紙の売上伝票をAIで読み取って売上表に書き込む仕組みを作る途中で起きました。読み取り費用は1枚あたり約4.4円です。
競合以外の失敗も含めて、全部を別の記事に書きました。
事務員1人の会社で、売上伝票の入力をAIに任せた全記録(有料・1,980円)
まずはこの記事の3つのルールだけで十分です。
※ 本記事の内容は当社の環境での例であり、同じ結果になることを保証するものではありません。
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