【願書の書類づくりが7分で完了】ポチポチ入力と手書きは卒業！NotebookLMに「先生が欲しい事務情報だけ」を抽出する指示文

先生に出す「調査書作成願」、手書きしていませんか？

複数校を受験する場合、中学校の先生に提出する「調査書作成願」のために、各学校名や入試日、提出書類の種類などをリストアップして渡す必要があります。

先生から手書きを指定され、いちいち各学校の入試要項を取り出して書き写すのは、間違えるリスクも高いし、とても面倒な作業です。
そして働いていて目を酷使している方や
あるいは老眼がはじまった方（しーっ）
うっ、、この小さい募集要項の文字を見続けるのは辛いと感じると思います。

昨年度受験だった先輩から「Excelリスト」を作るライフハックを聞きましたが、結局自分で入力する作業が必要でした。もっと楽な方法はないか？
考えて思いついた方法です。

7分でリストが完成する「入試秘書」の作り方

私はこの作業を全て、GoogleのAIツール「NotebookLM」に任せました。

なぜなら、会社でNotebookLMを使用していた経験から、NotebookLMが大量の資料を読み込み、それを構造化して、自分の欲しい情報だけを取り出すことができるはずだとわかっていたからです 。
（社内でAIを活用したDX推進してます）

NotebookLMは基本的には読み込ませた情報から判断するので
他の生成AIと異なりハルネーションが起きる率が低いことも知識としてありました。

そのため、調査書作成願のリスト作成にも応用できると考えました 。

かかった時間は、PDFの読み込みと待ち時間を含めて約7分です。私がやった作業は、PDFをドラッグ＆ドロップして、「ある言葉」（魔法の指示文）を話しかけただけです。
※出願書類を用意する時間は別途かかってます。

なぜ「普通の要約」じゃダメなのか？

ただ「まとめて」とAIに指示するだけだと、AIは学校の理念やその他の不要な情報まで拾ってしまいます。

先生方が調査書作成のために本当に必要としているのは、「いつ、何を、どうやって出すか」という事務的な情報だけです。

そこで、必要な情報だけを完璧な順番で抜き出すための「専用の指示文」（魔法のプロンプト）を開発しました。

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👇 ここから先は、あなたのPCにも「入試秘書」が爆誕する具体的な手順です！ 👇

【手順公開：あなたの入試秘書を誕生させる5つのステップ】

ステップ1：受験校の募集要項を準備・アップロード

受験校の生徒募集要項や学校独自の調査書がある場合は、片っ端からPDFをダウンロードし、NotebookLMにアップロードします。WEBページの場合は、URLをコピーしてリンクのところに貼り付けます。

注意点：

• Excelファイルはアップロードできません。
（ただほとんどの学校がPDFでした。複数校受験しますが
Excelを指定されたのは1校だけでしたので、少ないとは思います）

ステップ2：レポート機能を開き、指示を入力する

募集要項をNotebookLMにアップロードできたら、
画面の右側にある「レポート機能」を開きます。

チャット機能ではなくレポート機能を使うことで、いつでも印刷できる形式で情報が保存されます。

「独自レポート」を押して、学校側に「これを書いてほしい」という内容を指示欄に入力します。

ステップ3：レポート作成の指示文を入力する

先生に提出する調査書作成願のために必要な情報を完璧に抽出・構造化・並び替えするために、学校から配布された調査書依頼書に記載されている項目を入力します。

ステップ4：レポートを出力し、待機する

指示を入力し「ぽちっと」押すと、校数によっては7分ぐらい待つと、指定した項目が学校ごとに表形式のレポートとして出力されます。

ステップ5：Googleドキュメントに貼り付け、印刷・活用する

完成したレポートをコピーし、Googleドキュメントに貼り付けます。Googleドキュメントに貼り付けると、表が崩れず、見たままの状態で印刷が可能です。

このリストを三者面談で使うためにも、貼り付けたものを印刷しましょう。

独自でExcelを作るよりも楽で、NotebookLMは構造化が上手なので間違えるリスクが低いです。（まとまったものを念のため確認すると安心ではありますが、自分でテストした範囲では大丈夫でした！手書きの転記ミスよりは間違える率は低いと思います。）

印刷したリストは、先生に渡す調査書作成願を手書きする際の正確な情報源として利用できます。また、塾（予備校）にドキュメントを印刷したものを渡すのも有効かもしれません。

注意点：

• NotebookLMにはまだ印刷する機能がないため、ドキュメントに貼り付ける作業は必須です。

• 自宅のプリンターが不安な場合やコンビニで印刷したい場合は、保存するときにPDFにすれば、ドキュメントが崩れず安心です。

NotebookLMを「受験情報のバックアップ機能」として活用する

このリスト作成以外にも、NotebookLMに受験情報を一元管理しておくことには大きなメリットがあります。NotebookLMはGoogleアカウントさえあれば無料で使用できます。募集要項を自分で読み解かなくても
募集要項に記載されている内容で知りたいことをNotebookLMに聴けばいいのです。我が家専用の出願～入学手続き完了までのFAQができるんです

1. 情報の比較

例えば、「A校とB校の受験料を比較して」と入力すれば、その情報だけを抽出して出力できます。

私は便利だなと思ったのは
公立方式の調査票で出願できる学校を教えてくださいと入力すると

お問い合わせの「公立方式の調査書で出願できる学校」について、提供された資料に基づき、その様式が認められている学校を抽出しました。
私立高校の多くは、自校所定の調査書を提出書類として定めていますが、公立高校の調査書様式での提出を認めている学校が複数あります。
公立方式の調査書での提出が認められている学校
公立高校の調査書様式での提出が認められているのは、以下の学校です。。という感じです。

インフォグラフィック機能を使うと、学校ごとの比較を
図で作成することもできます。

試しに男子難関校を目指している方が前半で受ける方が多い
立教新座と慶應志木を図解してみました。見やすいですね

2. 合格後の情報抽出

合格後、「◎◎高校の入学書類配付日と教科書販売日を教えて」と入力するだけで、募集要項全体を読まなくても、必要な情報だけを抽出できます。

また公立高校が第一希望の場合で私立がめでたく合格した場合
この学校は入学金延納制度あるのか？ということが気になったら

「◎◎高校に合格した場合、入学金は全額すぐに納付するのでしょうか？」とテキスト欄にいれると、

このように答えてくれるので、公立第一志望の場合
あれ？延納制度があるんだっけ？
それともいったん全額納付が必要なんだっけ？
というのを覚えておかなくても大丈夫です！
合格したら、NotebookLMに聴いてください。読み込んだ募集要項から必要な情報を引き出してくれます。

3. 安心のバックアップ

現在、ミライコンパスなどのシステムが混み合っている場合があります。手元に必要情報をダウンロードしておく手間はかかりますが、NotebookLMでの情報管理は、バックアップ機能としてもおすすめです。

4.複数募集要項や出願手続きを読み込ませた場合

ミライコンパスの操作方法は◎◎高校がわかりやすいよと
NotebookLMに聴けば教えてくれます。（該当する学校がなかったらすみませんですが、あると教えてくれるので操作するときこれみればいいのか？
とわかってありがたいです）

また、もし学校の先生がGoogleドキュメントの受け取りが可能であれば、手書きせずにきれいな情報を渡せて、教育現場のDX（デジタルトランスフォーメーション）にもつながるかもしれません。NotebookLMではあいさつ文も作成できるため、そのまま提出することも可能です。
そんな未来が来てくれたらもっと楽になりうれしいですね。

この秘密技を使って、受験期の煩雑な事務作業から解放されましょう。


下記にきれいに調査書作成願が一発で作成できる
魔法のプロンプトを記載します。
ただちょっと苦労したので、プロンプトだけ有料とさせていただきます。