【仕事術】世界で一番やさしい資料作りの教科書②

著書:世界で一番やさしい資料作りの教科書
著者:榊巻亮

本日は良い依頼とコミュニケーションについて紹介する。
まずは良い依頼の３つの条件を紹介する。

①動作が明確
体の動かしたがイメージできること

②期限が明確
「いつまでに」やるか、どのくらい「工数」をかけるかを確認する

③目的と背景が明確
主体的に動くためにも、目的と背景を確認するりうまく伝えられれば、相手のやる気も引き出せる。「なぜやるのか」を自分の言葉で語れる状態を作る

次に話し手と聞き手の作法について紹介する
【話し手の作法】
①発言に見出しをつける
まず、「しよとしていること」を伝える（結論、要点）
××の相談/報告/確認をしたい/××について困っててとりあえず話を聞いてほしい/質問です/相談です/確認です/困ってます

②語尾をはっきりさせる（日本語は文末で意味が決まる）
××だと考えています/××ということを懸念しています/××が問題だと思っています/××を変えるべきだと思っています。

③まず、質問に答える（言い訳は禁止）
YESです/NOです/遅れています/予定通りです/遠慮は無用です

【聞き手の作法】
①発言に見出しをつける
ダラダラと話を始めたら話を止めて優しく確認
今から何をしようとしているの？/どういうつもりで聞けば良い？/見出しをつけられる？

②語尾をはっきりさせる
語尾がふわふわしていたらその先を促す
その先は？/何を気にしているの？/最後まで言い切って

③質問にストレートに答える
質問に答えてくれなかったら答えだけを求める
ストレートに答えると？/まずYESかNOかで答えるとどっち？/私の質問は「終わったか、終わっていないか」なんだけど

資料作りもコミュニケーションも相手との意図ズレしないことが重要である。とにかく、相手に配慮した働き方をしていきたい。