議事録は基本1種類でいい。増やすのは2つの場面だけ

現役のメーカーの法人営業です。

XでAIキャラクターの「白石美咲」を運用しています。美咲が投稿しているネタの元になった実務を、このnoteで書いています。

議事録は、用途ごとに作り分けるものだと思っていました。 客先に送るもの、上司に出すもの、自分が残すもの。全部そろえるのが丁寧だと。

いまは違います。基本は1種類です。 増やすのは2つの場面だけで、それ以外は増やしません。

この記事でわかること

議事録をAIに任せるようになってから、商談後の動きがどう変わったかを書きます。

そしてなぜ1種類で足りるのかを書きます。

有料部分では、増やすと決めるときの判断基準と、そのときに使っているプロンプトを置きます。

前提（私の環境・使用ツール）

商談の記録は、AI搭載のボイスレコーダーで録っています。録音した内容を文字起こししたものを、AIに整形させています。

⚠️ 録音やAIへの入力は、会社のルールと相手の了承を確認してから行ってください。 私は相手の了承をもらってから録っています。

整形したものは、Notionに置いています。Notionに何かをさせているわけではありません。 AIでまとめた結果を置く場所として使っています。

議事録を自分で書かなくなった

以前は、帰りの移動中にメモを整理して、席に戻ってから書き起こしていました。

いまはその工程がありません。文字起こしを渡して、整形されたものを読んで直す。それだけです。

所要時間は約1/5になりました。 内容によって変わります。

変わったのは、書く時間より商談後の動き

時間が短くなったこと自体より、その後の動きが変わったほうが大きいです。

整形されたものには、やることが一覧で出てきます。それを見て、その場でスケジュールに入れます。

以前は「あとでまとめよう」と思って、翌日以降に回していました。回した分だけ、思い出す時間がかかります。

いまはその日のうちに動きます。 議事録を作ることが目的ではなく、次の動きを決めるために作っている、という順番に変わりました。

結論：基本は1種類でいい

私が普段作っているのは、Notionに置く1種類だけです。

以前の考え方だと、客先用・社内用・自分用の3つをそろえることになります。でも毎回3つ必要になる商談は、実際にはほとんどありません。

自分が次に動くための記録が1つあれば、たいていの商談はそれで足ります。

増やすのは2つの場面だけです。

• 客先にフィードバックするとき

• 上司に報告を求められたとき

この2つが重なった商談では3種類になります。ただ、そういう商談はたまにしかありません。

AIに先に質問させる

整形を頼むとき、いきなり完成品を出させません。

先に「分からないところを挙げてください」と聞きます。AIに質問させてから、こちらが答える。 その後で整形させます。

この順番にしている理由は、文字起こしには必ず読み取れない部分があるからです。

社内でしか通じない略語が入っていると、AIは一般的な意味で解釈します。日付の言い方も崩れます。「月内に返事」と話していたものが「月末まで」と書かれていたことがありました。実際は営業日での話でした。

先に質問させると、そこが表に出ます。 出てから答えれば、間違ったまま完成しません。

⚠️ 具体的な手順と、質問にどう答えているかは有料部分に置きます。 考え方だけなら、ここまでで足ります。

この記事の無料部分はここまでです

ここまでで、議事録は基本1種類で足りるという話は書きました。AIに先に質問させるという考え方も伝わったと思います。

ここから先は、増やすと決めるときの判断と、そのときに使っているものを置きます。

「では自分は増やすべきか」を決めたい方だけ、読み進めてください。