日報は「文章」で書かない。1件1行のメモから日報と週報を組む手順
この記事の最後で、私が作って販売しているExcelを紹介しています。手順だけでも使えるように書きました。
ツールが要らない方は、手順の部分だけ持って帰ってください。
日報はメモから作る
私は日報を、日中に取ったメモから作っています。
メモが1件1行にそろっていると、あとは並べるだけで日報になります。週報も、その行を数えて拾うだけです。
この記事では、その手順を4つに分けてまとめました。
手順1 活動を「1件1行」で残す
1日の活動を、1件ずつ1行で残します。文章にはしません。
項目は「日付・区分・顧客名・先方担当・内容・結果・次アクションと期日」の7つです。例はこんな形です。
10/5｜訪問｜あおば商事｜佐藤｜新商品Aの提案｜前進｜見積書を送付・10/7
10/5｜電話｜みどり工業｜鈴木｜納期の確認｜継続｜回答を待つ
10/5｜社内｜週次営業会議
ポイントは2つです。
区分と結果は、選択肢を決めておく。 区分なら「訪問・電話・Web商談・メール・社内」です。結果なら「受注・前進・継続・保留・失注・情報収集・顔つなぎ」くらいです。毎回言葉を考えなくてよくなり、あとで数えられます
内容は名詞で短く。 「新商品Aの提案」「納期の確認」のように、10文字前後で止めます
手順2 結果ごとの「言い回し」を先に決めておく
上司に出す日報だと、「前進」とだけ書くのは少しそっけないですよね。そこで、結果ごとに文章用の言い回しを1回だけ決めておきます。
丁寧はメール向け、簡潔はチャット向けです。
前進：丁寧「前向きにご検討いただいています」／簡潔「前進」
受注：丁寧「ご受注いただきました」／簡潔「受注」
失注：丁寧「今回は見送りとなりました」／簡潔「失注」
継続：丁寧「引き続きご検討いただいています」／簡潔「継続」
自分の会社でよく使う言い方に変えてかまいません。ここを決めておくと、毎日の言い回しがそろいます。
手順3 日報は「並べるだけ」
1行メモを、その日の分だけ上から並べます。結果の部分は、手順2の言い回しに置き換えます。
■本日の活動（3件）
・あおば商事 佐藤様（訪問）：新商品Aの提案。前向きにご検討いただいています
・みどり工業 鈴木様（電話）：納期の確認。引き続きご検討いただいています
・（社内）：週次営業会議
■次のアクション
・あおば商事：見積書を送付（10/7まで）
・みどり工業：回答を待つ
所感と明日の予定だけは、自分の言葉で1〜2行足します。ここは手で書いたほうが伝わる部分なので、あえて残しています。
手順4 週報は「数える・拾う」だけ
週報は、1週間分の1行メモから次の3つを作ります。
件数：区分ごと・結果ごとに数えます（訪問6／電話3…、受注1／前進3…）
主な進展：「受注」「前進」「失注」のような、報告すべき結果の行だけを拾います
次アクション：顧客ごとに、いちばん新しい1件だけを残します
3つ目が地味に大事です。同じ週に「見積送付→到着確認→部長打合せ」と続いた顧客は、最後の「部長打合せ」だけを載せます。
全部載せると、上司が読むときに、今どこなのか分からなくなるからです。
手でやるなら
ここまでの手順は、表計算ソフトとメモ帳があればできます。1行メモを表にためて、週末にフィルタと件数のカウントで週報を組む形です。
この手順をそのままExcelにしたもの
手順1〜4を、私がExcelのテンプレートにしました。1件1行で入力すると、日報と週報の文面が、そのまま貼れる形で出ます。
入力は1件1行（手順1と同じ7項目。先方担当・結果・次アクションは空欄でもOK）
日報と週報の文面ができる。週報の件数集計と「顧客ごとの最新の次アクション」も自動
言い回しは「丁寧／簡潔」を切り替えられ、自分の言葉に書き換えられる
マクロなし。Excelで開くだけ（MacのExcelで動作確認済み）
中身：テンプレート、例が入ったサンプル版、使い方ガイド
こんな方に向いています。
日報・週報を毎日・毎週出している営業職の方
表やフィルタを自分で組むのが面倒な方
報告の言い回しを毎回そろえたい方
発売から1か月は発売記念価格の500円、その後は800円で置いています → https://asacafe-tools.booth.pm/items/8995200
このツールは、この記事を書いている私（美咲の中の人）が作って販売しているものです。
ツールを使わなくても、手順1の「1件1行」だけで日報はぐっと組みやすくなります。まずはメモの形をそろえるところから試してみてください。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
