月末の集計を2時間→5分にした。AIにエクセルを作らせた頼み方

この記事でわかること

関数もピボットも苦手なまま、集計用のエクセルをAIに作らせた頼み方。

理想の形を写真で送り、ダミーデータで結果を伝え、関数は自分で書かない。この3つだけです。

月末2時間かかっていた集計が、データを貼るだけの5分になりました。

前提（私の環境・使用ツール）

私はメーカーの法人営業です。日々の実績データはエクセルで扱っています。

使ったのは、Claudeとエクセルだけです。マクロやプログラミングの知識はありません。

XではAIキャラクターの美咲を運用しています。投稿のネタ元になった実務を、ここで手順まで下ろして書いています。

ピボットで月末2時間、週次にも40分から1時間かけていた

以前の月末は、だいたい2時間コースでした。

ピボットテーブルを開いて、項目ごとに並べ替えて、集計して。そのたびに設定を思い出すところから始まります。

月末だけではありません。週に1回、金曜に1週間分の数字を取る作業もありました。金曜が埋まれば月曜の朝です。こちらは40分から1時間ほど。

入社したばかりの頃は、そもそも計算式を入れるところで苦戦していました。関数の名前は知っていても、どれをどう組み合わせれば欲しい形になるのかが分からない。

正直に言うと、この作業はずっと苦手でした。数字を見て考える時間より、数字を並べる時間のほうが長い。それが当たり前だと思っていました。

頼み方は3つだけ

やったことは、AIに「集計用のエクセルを作ってもらう」ことです。ポイントは3つあります。

1つ目は、理想とするエクセルの形を写真で送ったこと。

文章で「こういう表が欲しい」と説明するのをやめました。頭の中にある完成形を、そのまま画像で見せたほうが早いからです。

2つ目は、ダミーデータを用意したこと。

実際のデータではなく、形だけ同じダミーを作りました。そのうえで「こういうデータを貼り付けて、こういう結果が欲しい」と伝えます。

入力と出力の両方を具体物で見せる。これがいちばん効きました。言葉で条件を説明するより、AI側の解釈のブレが小さくなります。

3つ目は、関数を自分で書こうとしなかったこと。

ここが一番の転換点でした。以前の私は、AIに聞くときも「この関数の書き方を教えて」と部品単位で質問していました。

でもその聞き方だと、部品は手に入っても組み上がりません。組み上げるスキルが自分にないからです。

だから途中でやめました。関数の話は一切せず、完成イメージを渡すことに徹する。中身をどう作るかはAIに任せる。この割り切りで、ようやく動くものが出てきました。

何が出てくるか

できあがったのは、実績データを貼り付けるだけで結果が出るエクセルです。

出てくるのは、販売先ごとの実績、アイテムごとの実績、それに売上・粗利・販売個数の前年比です。

以前は、この一つひとつをピボットで作っていました。今は貼るだけで並びます。

いまも改良を続けている

一度作って終わりにはしていません。使いながら足しています。

たとえば、前月比で発注数量が下がっている取引先が、視覚的に分かるようにしました。数字の羅列だと見落とすものが、色や並びで浮き上がってきます。

別シートも作りました。新商品の導入率と、紹介した日を手で入力しておくと、次に訪問すべき先が出てくる仕組みです。

営業をしていると、見たい切り口は都度変わります。そのたびに「こう見えるようにしたい」とAIに伝えて、更新を続けています。

追加のときも頼み方は同じです。関数の相談はせず、「こう見えてほしい」だけを渡します。

集計の後のメールもAIに書かせている

集計が終わったら、次はアクションです。発注が減っている先にアポイントのメールを送ります。

ここは20分ほど。ただ、この文面もAIに作らせているので、実際にはもっと短くなっています。

集計とメールは別の作業に見えますが、地続きです。数字を見て、気づいて、動く。その一連の流れが1つの作業として繋がった感覚があります。

正直な話：時短そのものは価値の本体ではない

ここは正直に書いておきます。

仕組みができあがった後の月次作業時間は、自力でこのエクセルを作れた場合と変わりません。関数とピボットを使いこなせる人が同じものを作れば、貼るだけ5分になるのは同じです。

つまり「AIを使うと速い」という話ではないのです。

私にとっての価値は別のところにありました。関数もピボットも苦手だった自分が、作れなかったものを持てるようになったこと。これに尽きます。

以前の私は、この形のエクセルを頭の中には描けていました。でも作れなかった。だから毎月2時間かけて手で並べていたわけです。

AIが埋めたのは、作業時間ではなく、そこの差です。

まとめ

集計用のエクセルをAIに作らせるときは、次の3つだけ意識してみてください。

理想の形を写真で見せる。ダミーデータで入力と出力を具体的に示す。関数は自分で書こうとしない。

うまくいかないときは、たいてい「部品」を聞いています。聞くのは部品ではなく完成形です。

一度動くものができれば、あとは使いながら育てられます。私も最初から今の形だったわけではありません。

AIの価値は、速くなることより、作れなかったものが持てるようになることにあると思っています。

※画面はサンプルデータで作り直したものです。