電子帳簿保存法、建設業が押さえるべき保存要件と運用のポイント
このnote記事で助かる人がいると信じてます
「電帳法、結局うちはどう対応すればいいんですか」という質問が増えています
今回は、電子帳簿保存法（電帳法）について、建設業の現場が押さえるべきポイントを整理します。
2024年1月から電子取引データ保存が完全義務化されました。
それから2年が経ったいまも「うちは結局どう対応すればいいか分からない」というご相談が、毎月のように寄せられます。
理由は、電帳法のルールが「業務システムを使っているなら自然と対応できる」前提で作られているからです。
建設業の現場では、紙とExcelと会計ソフトと現場のスマホが混ざっているため、自然に対応するのが難しい構造になっています。
電帳法の3つの区分（建設業視点で）
電帳法には大きく3つの保存区分があります。
1つ目は、電子取引データ保存です。
メールやクラウド、EDIなどで電子的にやり取りした請求書・発注書・契約書は、電子のまま保存しないといけません。
これが2024年1月から完全義務化された部分です。
紙に出力して保存するだけでは要件を満たしません。
2つ目は、スキャナ保存制度です。
紙でもらった請求書や領収書を、スキャナで読み取って電子で保存できる制度です。
任意ですが、要件を満たせば紙原本を捨てられます。
3つ目は、帳簿書類の電子保存です。
会計ソフトで作っている帳簿類を、紙に出さずに電子のまま保存できる制度です。
ここまでは多くの業界で共通のルールです。
建設業で対応が難しくなる4つの理由
1点目は、現場のスマホで撮った施工写真の扱いです。
施工写真は工事完了の証跡として保存義務がかかります。
スマホで撮ったまま個人のクラウドに残っているケースが多く、電帳法の「真実性の確保」「可視性の確保」の要件を満たすには整理が必要です。
2点目は、FAXで届く発注書・検収書の扱いです。
建設業ではいまもFAXが残っています。
FAXは「電子取引データ」に該当するため、紙に出力した時点で「電子のまま保存しないといけない」という義務に引っかかります。
3点目は、メールに添付された請求書の扱いです。
取引先からメール添付で届いた請求書は、メール本文と添付ファイルを、改ざんできない形で電子保存しないといけません。
メールサーバーに残しておくだけでは要件を満たさない場合があります。
4点目は、保存期間の長さです。
請求書や帳簿類は原則7年間の保存義務があります。
その間、いつでも検索可能な状態を維持しないといけません。
導入前のヒアリングで毎月伺う声
Paystructのご導入を検討いただく際、電帳法対応について、ほぼ毎月同じ悩みを伺います。
>「FAXで届いた発注書を紙のまま保管しているけれど、これでいいのか分からない」（社員10名・内装工事業）
>「現場のスマホで撮った写真が、担当者の個人クラウドに散らばっている」（社員15名・電気工事業）
>「メールで届いた請求書をExcelで一覧化しているが、検索要件を満たしているのか自信がない」（社員8名・塗装工事業）
これらは特定の1社の声ではなく、私たちが業務として日々お伺いする中で繰り返し聞こえてくる声です。
押さえるべき3つの要件
電帳法の電子取引データ保存では、次の3つの要件を押さえる必要があります。
1つ目は、真実性の確保です。
改ざんされない仕組みが必要です。タイムスタンプの付与か、改ざん防止のシステム要件を満たした保存場所が求められます。
2つ目は、可視性の確保です。
いつでも画面に表示・印刷できる状態でなければいけません。
3つ目は、検索性の確保です。
「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3条件で検索できる状態が必要です。
紙のフォルダに入れて棚に並べるだけでは、検索性の要件を満たせません。
建設業で対応するための実務的な手順
整理すると、次の手順で対応するのが現実的です。
・電子取引（メール添付・FAX・クラウド受領）で受け取った請求書・発注書を、すべて1つの保存場所に集める
・保存場所は、真実性・可視性・検索性の3要件を満たすシステムを選ぶ
・施工写真は、案件単位で同じ場所に保存する
・紙でもらった請求書は、スキャナ保存制度で電子化するか、紙のまま保存する
・7年間、検索可能な状態を維持する
ここまでを別ソフトの組み合わせでやろうとすると、ソフト間の連携と運用ルールの整備に、思った以上の手間がかかります。
Paystructは、電子帳簿保存法に標準対応しています。
・電子取引データの保存要件（真実性・可視性・検索性）を満たした状態で、請求書・発注書を自動保存
・施工写真は案件単位で同じ画面に集約され、電帳法の保存要件を満たす形で残る
・取引先・金額・日付での検索が標準でできる
・保存期間中、いつでも画面から取り出せる
法改正対応のための追加費用はかかりません。
保存ルールが変わった際の運用見直しコストも、サービス側で吸収します。
ご導入後によくいただくお声
Paystructをお使いいただいている会社さんから、運用が安定してきた頃によくいただくお声を、業種・規模を匿名でご紹介します。
>「電帳法対応で買い足していた保存ソフトを解約できました。費用も運用も一本化できました」（社員15名・電気工事業）
>「現場のスマホ写真が、自動で案件フォルダに集まるようになりました」（社員10名・内装工事業）
>「税理士先生にも『この形なら電帳法の要件を満たしている』と確認いただけました」（社員8名・塗装工事業）
これらも特定の1社の声ではなく、日々お伺いする中で繰り返し聞こえてくる声です。
まとめ：実務担当の方がいま確認すべきこと
・自社で受け取っているメール添付・FAX・クラウド経由の請求書を、電子のまま保存しているか
・保存場所は真実性・可視性・検索性の3要件を満たしているか
・施工写真を案件単位で集約できているか
・「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3条件で検索できる状態か
・7年間の保存に耐える運用になっているか
このどれかでつまずいている場合は、Paystructで一気に整理できる可能性があります。
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株式会社PayStruct 東京都千代田区神田神保町1-8-1 神保町HYビル5階 電話：03-6811-7929（11:00～19:00 / 土日祝・年末年始除く）
ご覧いただきありがとうございました。
引き続きよろしくお願いいたします。
