見積から請求まで1画面で完結する仕組み。Paystructの帳票管理機能の使い方
このnote記事で助かる人がいると信じてます
見積を作り、発注書を作り、検収書を作り、請求書を作る。それぞれ別のソフトで
Paystruct公式noteです。
今回は、Paystructの帳票管理機能について、見積から請求まで1画面で完結する仕組みをご紹介します。
特に、見積はExcel、発注書はWord、検収書は別フォーマット、請求書は会計ソフト、という形で帳票が分散している会社さんに、選択肢を増やす情報として読んでいただけたらと思います。
帳票が分散しているとどんな手戻りが起きるか
建設業の帳票は、案件ごとに「見積書→受発注書→検収書→請求書」の順で作られます。
それぞれが別のソフトで作られていると、次のような手戻りが起きます。
・見積の数字を、検収書のフォーマットに手で転記する
・検収の数字を、請求書のフォーマットに手で転記する
・転記の途中で、消費税の計算ミスが起きる
・案件名や工事内容の表記が、書類ごとに微妙にズレる
・元請から「見積と請求の金額が違う」と指摘される
転記の手間と、転記ミスの後始末で、月末の作業時間が膨らんでいきます。
導入前のヒアリングで毎月伺う声
Paystructのご導入を検討いただく際、帳票管理について、ほぼ毎月同じ悩みを伺います。
>「見積はExcel、請求書は会計ソフトで作っている。同じ数字を二度入力していて、何度かミスが出た」（社員10名・内装工事業）
>「インボイス対応のために請求書フォーマットを変えたら、検収書や発注書との整合性が崩れた」（社員15名・電気工事業）
>「検収書の控えと請求書の控えが、案件フォルダのどこにあるか分からなくなる」（社員8名・塗装工事業）
これらは特定の1社の声ではなく、私たちが業務として日々お伺いする中で繰り返し聞こえてくる声です。
Paystructの帳票管理機能でできること
Paystructの帳票管理機能は、見積・受発注書・検収書・請求書を同じデータの流用で作る仕組みです。
1つ目は、見積データの流用です。 見積を作った時点でその内容が案件に紐付き、検収書も請求書も見積データからワンクリックで流用できます。
2つ目は、適格請求書（インボイス）対応のフォーマットです。 請求書は適格請求書の要件を満たしたテンプレートで作成され、登録番号・税率ごとの合計金額・消費税額が漏れなく自動で入ります。
3つ目は、電帳法対応の自動保存です。 作成した帳票は電子帳簿保存法の要件を満たした状態で自動保存されます。
4つ目は、取引先への送付機能です。 作成した帳票はPaystruct上から取引先に直接送付できます。
申込から利用開始までの流れ
帳票管理機能は、Paystructをご契約いただいた時点ですぐご利用可能です。
・資料請求 または 無料デモのお申込み（公式サイトから）
・ご契約・初期設定（既存の帳票フォーマットのヒアリング、テンプレート作成）
・案件登録・運用開始
既存のExcel見積フォーマットや会計ソフトの請求書フォーマットをベースに、Paystructのテンプレートを作り込みます。テンプレート作成費は初期費用に含まれます。
利用イメージ：案件1件の帳票作成がどう変わるか
これまでは、Excelで見積→Wordで発注書→別フォーマットで検収書（見積から手で転記）→会計ソフトで請求書（検収から手で転記）→送付→控えを管理、という流れでした。
Paystructを使うと、「見積を作って送付→同じ画面で発注書→見積からワンクリックで検収書→検収からワンクリックで請求書→直接送付→自動で電帳法保存」に収まります。
別ソフトを開く必要も、転記する必要も、フォーマットの整合性を気にする必要もありません。
ご導入後によくいただくお声
Paystructをお使いいただいている会社さんから、運用が安定してきた頃によくいただくお声を、業種・規模を匿名でご紹介します。
>「見積と請求の数字が二重入力でズレることが、なくなりました」（社員10名・内装工事業）
>「インボイス・電帳法対応で別ソフトを買い足していた分を、解約できました」（社員15名・電気工事業）
>「請求書を作るのに丸2日かかっていたのが、半日で終わるようになりました」（社員8名・塗装工事業）
>「元請から『見積と請求の金額が違う』という指摘がなくなりました」（個人事業主・設備工事業）
これらも特定の1社の声ではなく、日々お伺いする中で繰り返し聞こえてくる声です。
こんな建設会社に向いています
・見積はExcel、請求書は会計ソフトで、二重入力をしている会社
・インボイス・電帳法対応のために別ソフトを買い足している会社
・月末の請求書作成に丸2日以上かかっている会社
・元請から金額や記載内容の指摘を受けたことがある会社
・社員数40人以下の中小建設業
すでに自社開発の業務システムで帳票が一気通貫に作れている大規模企業では、Paystructの強みが効きにくい場合があります。
自社で活きるかどうかは、資料請求や無料デモで実際の画面を見ながら確認いただくのが一番確実です。
PayStructの資料請求・無料デモはこちら
PayStructは、建設業の見積・受発注・施工管理・請求・先払いファイナンスまでを1つにまとめた建設業専用のDXプラットフォームです。
お値段も月6,000円と業界の中でも圧倒的な安価で価値を提供させていただいております。
お困りの会社さんはぜひうちを頼っていただき、経営安定の支えにさせていただければありがたいです。
「自社の帳票運用を相談したい」「まず画面を見てみたい」という方は、公式サイトから資料請求または無料デモをお申し込みください。
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ご不明点はお気軽にお問い合わせください。
株式会社PayStruct 東京都千代田区神田神保町1-8-1 神保町HYビル5階 電話：03-6811-7929（11:00～19:00 / 土日祝・年末年始除く）
ご覧いただきありがとうございました。
引き続きよろしくお願いいたします。
