差戻しボタンがない？AppSheet公式テンプレートで学ぶ出張申請アプリの仕組み

出張申請って、だいたいExcelの様式に入力して、メールで上司に送って、

「承認お願いします」

……という運用、まだまだ多いと思います。

私も長くMicrosoft側の人間だったので、申請・承認はOutlookとExcelの世界でした。

ところが、Googleのツールにも、こういう申請アプリを作れる仕組みがあります。

AppSheetです。

しかも、プログラミングは不要。

とはいえ、真っ白な状態から作るのは大変そう。

なので今回は、Googleが公開している公式テンプレートをコピーして、「申請アプリの中身はどうなっているのか」を先に覗いてみることにしました。

この記事は、YouTube動画「AppSheet実践シリーズ」第1回のnote版です。

動画で見たい方はこちら：

▼動画リンク：https://youtu.be/rbK-POUj7jc

1．完成形は、こんな姿

まず完成形のイメージです。

申請者が出張申請を出すと、承認者に回ります。

ここまでは普通。

このシリーズで目指すのは、その先です。

内容に間違いがあったら、承認者が理由を付けて差し戻せる。

申請者は、理由を見て直して、再申請できる。

この「差戻し」ができる姿をゴールにして、土台になるテンプレートの仕組みから見ていきます。

2．AppSheetは「スプレッドシートから作るアプリ」

AppSheetをExcelユーザーの感覚で言うと、

スプレッドシートの一覧が、そのままスマホやPCで使えるアプリの画面になる

という仕組みです。

• データの置き場所は、Googleスプレッドシート

• 画面（入力フォームや一覧）は、AppSheet側で組み立てる

• コードは書かない

Excelで申請管理表を作ったことがある方なら、「あの一覧表が、入力しやすいアプリ画面になる」イメージが近いと思います。

3．公式テンプレートをコピーする

今回使うのは、AppSheetの公式テンプレート「Travel Approval Workflow」です。

▼テンプレートはこちら
https://www.appsheet.com/templates/Workflow-Approval-Tool-for-Travel-Requests?appGuidString=26e84794-1d67-42f2-865e-cbc50600c710

手順はシンプルで、

1. テンプレートのページを開く

2. 「Copy app」を押す

3. アプリ名を付けてコピー

これだけ。

コピーしたアプリは自分のものなので、中身を壊す心配なく、自由に触れます。

最初から作らなくていい、というのは、仕組みを学ぶうえでかなり気が楽でした。

4．画面は「使う側」と「作る側」の2つ

コピーしたアプリには、2種類の画面があります。

• アプリ画面：申請者が申請を出し、承認者が承認する、いつもの操作画面

• 編集画面（エディタ）：画面の並びや、ボタンの動き、自動処理を設定する画面

この「作る側」の画面で、データの項目や、承認の流れがどう組まれているかを確認していきます。

5．データの実体は、やっぱりスプレッドシート

AppSheetでは、データのまとまりを「テーブル」と呼びます。

このテンプレートには、

• 申請そのもののテーブル

• 部長の承認を記録するテーブル

• 役員の承認を記録するテーブル

といったテーブルがあり、それぞれがGoogleスプレッドシートのシートに対応しています。

アプリで申請を更新すると、スプレッドシート側も書き換わります。

逆も同じです。

アプリは画面、スプレッドシートは台帳。

Excelユーザーには、この関係が一番しっくりきました。

6．承認フローを動かしているのは「Action」と「Bot」

では、申請が承認者へ回ったり、承認されたりする動きは、どう作られているのでしょうか。

ポイントは2つです。

**Action（アクション）**は、ボタンなどによる「値の変更」。

たとえば承認ボタンは、「部長の承認結果」という列の値を、承認待ち（Pending for Review）から承認（Approved）に書き換えます。

**Bot（ボット）**は、「値が変わったら自動でやる処理」。

承認結果が承認待ち以外に変わると、Botが動いて、申請のステータスを書き換えたり、次の承認者へ進めたり、メールを送ったりします。

つまり、

人がボタンを押す → 列の値が変わる → Botが検知して次の処理をする

という連鎖で、承認フローが回っています。

VBAやマクロの「イベントで処理が走る」感覚に、ちょっと近いかもしれません。

7．でも、このテンプレートに「差戻し」はない

仕組みを追っていくと、1つ問題が見つかりました。

Botの分岐は、

• 承認（Approved）なら、次の承認者へ進める

• それ以外は、全部「却下」側の処理へ進める

という作りになっています。

つまり、承認結果に「差戻し」という値を増やしただけでは、

差戻しが、却下と同じ扱いになってしまうんです。

差戻しボタンを置けば完成、と思いきや、そうはいきませんでした。

ここが、このシリーズのカスタマイズの核心です。

差戻しを「却下とは別の結果」として扱えるように、仕組み側から直していきます（第3回・第4回）。

まとめ

今回は、AppSheetの公式テンプレートをコピーして、出張申請アプリの仕組みを確認しました。

• AppSheetは、スプレッドシートを台帳にして、コードなしでアプリ画面を作れる仕組み

• テンプレートをコピーすれば、壊す心配なく中身を学べる

• 承認フローは「Actionで値を変える → Botが自動処理する」の連鎖で動いている

• ただし、このテンプレートの分岐は「承認か、却下か」の2択で、差戻しはそのままでは追加できない

次回（第2回）は、この英語の画面を日本語化して、見やすく整えていきます。

カスタマイズの前に、まずは画面を使いやすくするところから。

Microsoft帝国からGoogle領へ。

今回は「アプリの中身を覗く」という、新しい一歩でした。