Excelで散らばった見積管理を、AppSheetで一元化した話。SaaSを契約する前に考えたこと

「あの見積、どのExcelだっけ？」

過去の見積を確認したい。まず該当のExcelファイルを探す。見つけたら開いて、中身を確認する。違ったら閉じて、また探す。

私の職場にはCRMがなく、見積は各自がExcelで管理しています。この記事では、その見積管理をGoogleのAppSheetで自作した記録です。

先に言っておくと、「自作が正解」という話ではありません。SaaSのほうが向いている会社は普通にあります。だから後半では、どちらが向くかを判断する基準まで書きます。

私が困っていた4つのこと

1. 過去の見積を見るのが面倒：該当のExcelを探して、開いて、内容を確認する

2. 似た案件を比べられない：過去の似た案件の内容や利益率を、一目で比較できない

3. 外出先で作れない：スマホなどから見積書を作るのがむずかしく、急ぎの依頼に対応できない

4. 案件ごとにExcel：ファイルが増え続ける管理に、時代遅れ感があった

4つ目は気分の問題が大きいです。でも、これも立派な不満でした。

SaaSではなく自作を選んだ理由

先に断っておくと、SaaSと比較検討したわけではありません。そもそも私の一存で会社にSaaSを導入できるような権限はないので、自作一択でした。ただ、上の4つの課題を自分の業務の形に合わせて直接解決したい、という思いも強かったです。

使うのは私1人で、会社の他の人と共有するわけでもありません。そのため無料で使えるものが良いと思いました。それに、普段からGmailやGoogleカレンダーを使っているので、相性が良さそうだと感じたのも理由です。ちなみに会社ではGoogle Workspaceを導入していないので、個人のGoogleアカウントで作っています。

もしあなたの会社でGoogle Workspaceを導入していてその範囲で利用する場合は以下の点にご注意ください

構築にあたって参考にした動画

「AppSheetエンジニア岡田」さんという方のYoutube動画を参考にさせていただきながら、自分なりにアレンジしてみました。

作ったアプリの全体像

データはGoogleスプレッドシートに置き、AppSheetで画面を作っています。中心になるテーブルは4つです。

• 見積テーブル：日付・取引先・件名・小計・利益など、見積1件ぶんの情報

• 明細テーブル：品目・数量・単価など、見積に紐づく行

• 品目テーブルマスタ：よく使う品目の原価と単価

• 取引先マスタテーブル：取引先ごとの取引条件

Excel時代と何が変わったか

① 履歴を「探す」から「眺める」へ

一覧画面は、日付の新しい順のテーブル表示です。PDF・日付・取引先・件名・小計・利益・利益率が並び、絞り込み検索もできます。確認したい概要が一目で分かるので、ファイルを開いて確かめる手間が減りました。

② 複製：リピート案件は「複製して直す」だけ

見積の複製ボタンを作りました。見積本体と明細をまとめてコピーし、日付は当日、有効期限も自動で入ります。似た案件やリピート案件の作成が、ぐっと簡単になりました。

つまずきやすいのは明細の複製です。明細は「見積ID」で見積に紐づいているので、①新しいIDを先に発行 → ②見積本体を複製 → ③明細を1行ずつ複製、の順に動かす必要があります。AppSheetでは、この3つのアクションを2つのボタンにまとめられます（複合アクション）。

③ 価格：原価と利益率から売値を自動計算

明細ごとに原価単価と利益率（売値に対する割合）を入れると、売値の単価が「原価 ÷ (1 − 利益率)」で計算されます。端数は、切り上げの単位（小数点以下〜1,000円単位）をボタンで選べます。明細ごとの利益、見積全体の小計・消費税・合計・利益・利益率も自動で集計されます。

①の一覧と合わせて、「似た案件はどれくらいの利益率だったか」を見ながら値決めできます。

④ 入力を減らす初期値

取引先マスタに取引条件を持たせ、見積を作るときに自動で入るようにしました。納品場所などの定型文も初期値にしてあります。打つ項目が減ると、スマホでも作りやすくなります。

⑤ PDF化：ボタン1つ、ファイル名も自動

ボタンを押すと見積書をPDF形式で抽出することができます。あらかじめGoogle Docsで見積書のテンプレートを作成しておき、ボタン一つでAppSheetで入力した内容がテンプレートに書き込まれる仕組みです。ファイル名は「日付_見積書_取引先名様_件名.pdf」の形で自動で付くので、あとから探しやすい形に揃っています。

⑥ 見た目：海外の帳票を参考にしました（半分は自己満足です）

テンプレートは、海外のおしゃれな帳票フォーマットを参考に作りました。差別化のつもりですが、正直に言うと自己満足も含まれています。それでも、毎回自分が送る書類なので、気に入った見た目にしておく価値はあると思っています。

やっていないことと、自作のデメリット

このアプリの現状（実際の構成）

• 消費税は一律10%で計算しています。複数税率には対応していません。

• 電子帳簿保存法・インボイス制度への対応は、この記事ではあつかいません。要件を満たすかは税理士など専門家への確認が必要な領域で、「対応できる」とは断定しません。

自作で一般に起きやすいこと（私の体験談ではありません）

• 学習・構築・保守に時間（人件費）がかかる

• 作った人にしか直せない状態になりやすい（担当者依存）

• 利用者数や機能によって、ライセンス条件が変わる

SaaSが向く人、自作（AppSheet）が向く人

迷ったら、次の5つで決めてください。

1. 業務を、標準の見積書・請求書の形に合わせられるか → 合わせられるなら、まずSaaSから

2. 法改正対応と保守を任せたいか → 任せたいならSaaS

3. 見積から会計までを1つにつなげたいか → つなげたいならSaaS

4. 自社のGoogle Workspaceのエディションとライセンス条件を確認したか → 未確認なら、自作を始める前に確認

5. 自分がいなくなっても直せる人や手順書があるか → ないなら、先に用意するかSaaS

1〜3に「はい」が多いほどSaaS向き。4・5は、自作を選ぶ場合の前提条件です。

最後に

Excelでの見積管理に不満があっても、答えがAppSheetとは限りません。ただ、私の場合は「探す・比べる・外で作る」の3つが、自作でかなり楽になりました。

実際に使っているテンプレートや構成を、需要があれば公開します。「こんな機能が欲しい」をコメントで教えてください。