Claudeと決めた集計ルールが、月次報告を変えた話

リストの表記を揃え、会社に点数をつけ、朝の順番を決めて回す。この三つを積み重ねてきて、ようやく手元にデータらしきものが溜まってきました。

次にやったのは、その数字を毎朝・毎週、自動でレポートにして届けることです。作業としては地味な部類ですが、いちばん手間がかかった場所は、意外なところにありました。

「同じ数字のはず」が、実は揺れていました

毎月の実績を振り返るとき、「今月の獲得件数は何件でしたか」と聞かれることがあります。答えるだけなら簡単です。ただ、その数字がどうやって出たのかを聞かれると、少し詰まる自分がいました。

月末や月初にまたがった分は、どちらの月に入れているのか。担当をまたぐ動きがあったとき、成果としてどちらに数えるのか。集計用に作った仮のレコードや、契約の移管に使っただけのレコードが、そのまま件数に混ざっていないか。

こうした細かい判断は、これまで集計するたびに、なんとなくその場で決めていました。だから同じ「獲得件数」という言葉でも、いつ誰が数えたかで、微妙に違う数字になっていたのです。日次や週次で数字を出しても、増えたのか減ったのかを比べる土台がその都度揺れていては、傾向を読むこと自体ができません。

数える前に、数え方を言葉にしました

自動化に取りかかる前に、「何を、どこからどこまでの期間で、どういう条件で数えるか」をひとつずつClaudeと一緒に書き出しました。期間の境界をどちらの側に倒すか。どの担当区分を対象にするか。除外すべきレコードの条件は何か。頭の中では分かっている気がしていたことも、言葉にしてみると抜けや矛盾が見つかります。

正直、この言葉にする作業のほうが、レポートを自動で送る部分よりずっと時間がかかりました。前回、会社の判断基準を点数にしたときと同じ構造です。自動化そのものは道具に任せられますが、何を数えるかを決めるのは、人がやるしかない仕事でした。

定義が固まったところで、その定義に沿って毎朝・毎週決まった時刻に数字を集め、社内のチャットに届くところまで組み立てました。ただし、定義を変えるときは自動では直さず、必ず人が確認してから手を入れる、という線引きは残しています。

数字が、毎朝そこにあるものになりました

これまでは、数字は「誰かが集計して持ってくるもの」でした。今は、同じ定義で数えられた数字が、毎朝すでにそこにあります。

この違いは、思っていたより大きなものでした。月末になって初めて「今月はどうだったか」を知るのではなく、期の途中で数字の傾きに気づけます。傾きがおかしいと感じたら、月が終わるのを待たずに打ち手を変えられます。以前は、月末の集計を待つ間に、気づくべきタイミングをいくつも通り過ごしていたのだと思います。

これができたのは、今回だけの手柄ではありません。表記を揃え、判断基準を数字にし、毎日同じ手順で回してきたからこそ、比べる相手になる数字が積み上がっていました。定義を決めたことで、その積み重ねをようやく安心して読めるようになった、という感覚です。

おわりに

ここまで、掃除、点数付け、毎朝の運用、そして数え方の定義と書いてきました。振り返ると、山場は一度もありませんでした。地味な線引きと言葉にする作業を、順番に積んできただけです。

けれど、この積み重ねがなければ、毎朝届く数字を信じることもできなかったはずです。派手さのない話が続きましたが、これが今のわたしの仕事のかたちです。