ムダ会議改善④ 改善のコツは、まとめ時間の設定

第1話はムダ会議の数値化、
第2話は会議改善のコツの「会議のゴールを設定」、
第3話は会議改善のコツの「アジェンダの設定」、
そして、第4話は会議改善のコツ（初級編）の最終話です。

会議改善のコツ③：まとめ時間を設定する

会議の終わりに、議論した内容のまとめや振り返りの時間を設けているでしょうか？

会議で議論した内容をまとめたり、振り返ったりしないのは、作成物のレビュー（チェック）をしないのと同じです。

システム開発では、作成物に対して、

をチェックするレビュー工程がありますが、会議ではチェックされない場合が多いです。

そのため、「〇〇という対応方針で行こう！」と何をするかは話し合ったとしても、意外と「いつまでに誰がやるのか」が明確になっていない場合があります。

「誰が」が明確になっていないと、
「え、それって私が担当でしたっけ？
　てっきりAさんがやってくれると思っていました。」
ということが発生しますし、

会議中に「いつまでに」が明確になっていないと、
Aさん：「Bさん、これはいつまでにできますか？」
Bさん：「すいません、すぐには回答できないので後から回答します。」
と言われたまま、回答がない状態になるかもしれません。

今回のポイントは、
まとめ時間を会議の最後に5分や10分設定し、決定事項とToDoを確認
することです。

より具体的には、テキストエディタでもいいので画面に表示し、参加者と一緒に見ながら確認します。

ToDoに関しては、
「誰が（Who）、いつまでに（When）、何をするか（What）」
を明確に書き出して、認識を合わせます。

実際にやってみるとお分かりになると思いますが、たったこれだけで会議の質が上がります。

せっかく議論して決めた内容なのに実行されなかったら「ムダな会議」になるため、まとめや振り返りが非常に重要になります。

会議改善のコツ（初級編）のまとめ

ムダ会議の改善には、3つのことを設定するだけです。

1. 会議のゴールを設定

2. アジェンダを設定

3. まとめの時間を設定

会議のゴールを設定し、各議題の担当者・時間・ゴールなどを記載したアジェンダを設定し、最後にまとめの時間を設定し、決定事項やToDoを確認する。この3つを設定するだけで、会議の質が確実に向上します。

これはシステムエンジニア向けでですが、会議をシステム開発に置き換えてみると、以下のようになります。

会議改善のコツ①：会議のゴールを設定する

ゴール設定があいまいなまま会議を始めるということは、要件があいまいなまま開発を始めるのと同じ。
⇒ 議論がまとまらなかったり、違った方向に行きやすくなります。

会議改善のコツ②：アジェンダを設定する

アジェンダなしで会議を始めるということは、WBSなしでシステム開発を始めるのと同じ。
⇒ 時間通りに終わりにくくなります。

会議改善のコツ③：まとめ時間を設定する

会議で議論した内容をまとめたり、振り返ったりしないのは、作成物のレビュー（チェック）をしないのと同じ。
⇒ 抜け漏れや認識齟齬が起きやすくなります。

以上、システム開発で普通にやっていることを会議でも普通にやるだけで改善されます！
ぜひ、お試しください。

会議改善シリーズをまとめました。
「会議が長い」などの会議改善方法や事例のまとめ

あとがき

「会議改善のコツ（初級編）の3つを書ききった！」と自己満足に浸っております。とりあえず、毎日1つずつ書けてよかったです。

システム開発のプロジェクトで、実際に自分で試しながら効果があったコツを、他のメンバーがかんたんに実践できるようにいろいろと工夫しました。内容はシステムエンジニアに限らず、共通で通用するコツなのでご参考いただければ幸いです。

次は、会議改善はちょっとお休みして、別のテーマで書きたいと思います。
では、また次回！