会議に呼ばれた。でも「何の会議？」「私に何をしてほしい？」――システム開発の報告を4項目で整理

会議に呼ばれ、始まって数分経ったとき、
「これは何の会議なんだろう？」
と思うことがあります。

アジェンダがない。
会議のゴールもわからない。
資料もなく、いきなり口頭説明から始まる。

そして、説明を一通り聞いたあとに、もう一つ思います。
「それで、私に何をしてほしいの？」

私はシステム開発の現場で、こう感じることが何度もありました。
報告する側は、かなり詳しく説明しています。
でも、受け手が知りたいのは、情報量の多さではありません。

何が起きているのか。
何に影響するのか。
これからどうするのか。
そして、自分に何をしてほしいのか。

ここが整理されていれば、報告はかなり分かりやすくなります。

「言語化が苦手」というより、伝える前に情報が整理されていない。
私は、ここが大きいと思っています。今回は、会議設計の仕方ではなく、報告の仕方に着目してお話しします。

報告の目的は「自分が説明すること」ではない

私が会議で報告を聞くとき、特に知りたいのは二つです。

「今日は何を決めるための会議なのか？」
「私は何をすればいいのか？」

ここがわからないまま説明が続くと、どれだけ詳しくても理解しにくい。

逆に、最初に
「今日は○○について状況を共有し、△△を判断していただきたいです」
と言ってもらえれば、その後の説明を何のために聞けばいいのかがわかります。

つまり、報告の目的は、受け手が状況を理解し、次の判断・行動ができる状態を作ることです。

サラタメさんのYouTube動画でも、言語化の最初に「誰をどうしたいのか」「どんなシチュエーションなのか」を明確にすることが紹介されています。

通常報告は「状況・影響・対応・依頼」に分ける

私が、システム開発の現場で使っている通常報告のテンプレートです。
状況： 何が起きているのか。
影響： その結果、何に影響するのか。
対応： こちらは何をするのか。
依頼： 相手に何をしてほしいのか。

悪い例：

良い例：

なぜ型にすると伝わりやすくなるのか

サラタメさんの動画の中で、こんな説明があります。

たとえば、動画では上司への悪い報告を「事実・原因・対策」に分ける例が紹介されています。

私は、この「分ける」が報告ではかなり重要だと思っています。

頭の中で、
「何が起きているのか」
「どんな影響があるのか」
「こちらは何をするのか」
「相手に何をしてほしいのか」
が混ざったまま話すとわかりにくくなる。

だから、聞く側も途中で、
「結局、どういう状況なの？」
「それで、私は何をすればいいの？」
となります。

そこで私は、通常の報告を、
状況 → 影響 → 対応 → 依頼
の4つに分けました。

大事なのは、この4項目を暗記することではありません。
型を使って情報を分けることで、まず報告する本人の頭の中を整理すること。

自分の中で整理できていない状態で、相手に伝えるのは難しいため、
型を使って分ける → 自分が理解する → 相手にも伝わる
というステップを踏む。

フォーマットは、文章をきれいにするためではなく、報告する前に自分の頭を整理するための道具として使っています。

「言語化力」より「報告を分解する力」

私は、「報告がうまい人」は語彙が豊富な人ではなく、状況・影響・対応・依頼を分けて考えられる人だと思っています。

先に、分ける。
これが最も重要だと感じています。

さらに実務で使うために

ここまで紹介した「状況・影響・対応・依頼」は、私が多くの通常報告で基本にしている型です。一方、障害・重大な遅延・手順逸脱などでは、これだけでは判断材料が足りません。

メンバーシップの実践編では、

• インシデント報告を7項目に分ける方法

• 悪い報告ほど「言い訳」と「希望的観測」を削る理由

• AIに文章を書かせるのではなく、情報整理に使う方法

• 私が現場で使っている報告用Excelテンプレート

をまとめています。

👉 【メンバーシップ用実践編はこちら】