「上が言っているから」で仕事をさせる組織

判断を手放した瞬間、組織は弱くなる

組織の中で、とてもよく聞く言葉があります。

「上が言っているから」

それ以上の説明がなくても、話が通ってしまう便利な言葉です。

「本部からの指示だから」

「部長が決めたから」

「理事長がそう言っているから」

「行政から言われているから」

これらも、ほとんど同じ意味で使われます。

もちろん、組織には指揮命令系統があります。

すべての職員が毎回ゼロから判断していたら、組織は動きません。

上位者が決定し、現場が実行する。

これは必要な仕組みです。

しかし、

「誰が決めたか」だけが理由になったとき、少し注意が必要です。

本来、指示には「理由」がある

たとえば、

「この案件を最優先してください」

という指示があったとします。

その理由が、

期限が迫っている。

利用者の生命や生活に関わる。

法令上必要である。

組織全体に影響がある。

ということであれば、現場も理解できます。

ところが、

「なぜこれを先にするのですか」

と聞いたとき、

「上が言っているから」

とだけ返ってくる。

それでは、理由ではありません。

誰が決めたかを説明しているだけです。

本来、指示を出す側には、

なぜその仕事が必要なのかを説明する責任

があります。

もちろん、毎回長々と説明する必要はありません。

「期限が明日なので」

「緊急案件なので」

「制度変更への対応です」

それだけでもよいのです。

理由が分かれば、現場は自分で判断できます。

「上が言っているから」は管理職にとって楽な言葉

少し意地悪な見方をすると、

「上が言っているから」

という言葉は、管理職にとって非常に便利です。

自分が判断しなくてよいからです。

たとえば現場から、

「この方法では効率が悪いと思います」

と言われたとします。

そこで管理職が、

「確かにそうですね。なぜこの方法なのか確認します」

と言えば、自分で考えなければなりません。

しかし、

「上が決めたことだから」

と言えば、それで終わります。

判断しなくてもよい。

説明しなくてもよい。

責任も上に置くことができます。

つまり、

「上が言っているから」は、判断を放棄するための便利な言葉にもなります。

現場は、だんだん考えなくなる

この言葉が多い職場では、少しずつ変化が起きます。

最初のうちは、職員も質問します。

「なぜですか」

「もっと良い方法があるのでは」

「現場ではこうなっています」

しかし毎回、

「決まったことだから」

「上が言っているから」

と返される。

すると、そのうち聞かなくなります。

どうせ変わらない。

言っても意味がない。

そう学習するからです。

そして仕事の仕方が変わります。

「これは正しいだろうか」

ではなく、

「言われたとおりにやったか」

が基準になります。

ここに大きな違いがあります。

前者は、自分で考えながら仕事をしています。

後者は、指示への服従を仕事だと思っています。

「言われたとおりにやりました」が増える組織

問題が起きたとき、よく聞く言葉があります。

「私は言われたとおりにやっただけです」

この言葉が多い組織には、少し注意した方がよいと思います。

もちろん、本当にその職員に責任がない場合もあります。

しかし組織全体が、

指示されたことだけをやる。

疑問を持たない。

確認しない。

改善提案もしない。

という状態になれば、かなり危険です。

現場には、上層部には見えない情報があります。

実際の利用者の反応。

業務上の無駄。

制度と現場とのズレ。

書類の扱いにくさ。

スタッフの負担。

それらを一番早く発見できるのは現場です。

ところが、

「上が決めたことだから」

という文化が強くなると、その情報が上がらなくなります。

組織は、自分の目と耳を塞いでいるような状態になります。

上の指示が間違っていることもある

当たり前のことですが、

管理職も間違えます。

経営者も間違えます。

行政も間違えます。

専門家も間違えます。

人間だからです。

ところが組織の中では、

「上の判断だから正しい」

という感覚が生まれることがあります。

ここが危険です。

本来、

上位者の指示には従う必要があります。

しかし、

上位者の判断が常に正しいとは限りません。

この二つは別です。

だから健全な組織では、

「これは少し問題があると思います」

と言える仕組みがあります。

そして管理職は、

その意見を反抗ではなく、

情報として受け取る必要があります。

良い管理職は「上の指示」を翻訳する

以前、管理職は「圧力の変換装置」だと書きました。

同じように、

管理職は「指示の翻訳者」でもあります。

上層部から、

「今月中にこの取り組みを進めてください」

という指示が来た。

それをそのまま、

「上が言っているのでやってください」

と現場へ流すのではありません。

なぜ必要なのか。

いつまでなのか。

何を優先するのか。

現場の通常業務にどう組み込むのか。

そこまで整理して伝える。

つまり、

上の言葉を、現場が仕事として理解できる形に変える。

これが管理職の役割です。

「なぜ」を一言添えるだけで、仕事は変わる

人は、理由が分かると動きやすくなります。

「この書類を今日中に出してください」

と言われるのと、

「明日の会議資料に使うので、今日中にお願いします」

と言われるのでは、受け止め方が違います。

前者は単なる命令です。

後者には仕事の意味があります。

同じ作業でも、

「なぜ」が分かるだけで、

優先順位も理解できます。

工夫もできます。

問題が起きたときの判断もできます。

だから管理職は、

一言でよいので、

「なぜ」を伝える。

その習慣だけでも、組織はかなり変わると思います。

命令で動く組織と、目的で動く組織

組織には二つの動き方があります。

一つは、

命令で動く組織。

もう一つは、

目的で動く組織。

命令で動く組織では、

「何をすればいいですか」

という質問が増えます。

目的で動く組織では、

「この目的なら、こうした方がよいのでは」

という提案が増えます。

前者は管理しやすく見えます。

しかし、すべてを上司が決めなければなりません。

後者は、多少ばらつきがあります。

しかし現場が考えます。

変化の速い時代には、私は後者の方が強いと思います。

「上が言っているから」を禁止する必要はない

ここまで書いてきましたが、

「上が言っているから」という言葉を一切使うな、という話ではありません。

実際に、

「理事会で決定しました」

「法律が変わりました」

「本部方針です」

という説明が必要な場面はあります。

大切なのは、

その後にもう一言加えることです。

「なぜそうなったのか」

です。

たとえば、

「本部方針です。全国で運用を統一するためです」

「理事会決定です。予算上、今年度はこの方法になりました」

「行政からの要請です。制度変更に伴うものです」

ここまで説明されれば、現場の受け止め方はかなり違います。

組織は「質問できるか」で強さが分かる

私は、組織の強さを見る一つの方法として、

若い職員が「なぜですか」と言えるかどうか

を見ることがあります。

質問したとき、

「余計なことを言うな」

という空気になるのか。

それとも、

「確かに。確認してみよう」

となるのか。

この違いは大きい。

もちろん、何でも議論していては仕事は進みません。

最終的には決める必要があります。

しかし、

質問できることと、

決定に従うことは両立します。

「意見は聞く。しかし最終的にはこの方針で進める」

それでよいのです。

判断を手放さない組織

「上が言っているから」

その一言は、とても便利です。

しかし便利だからこそ、使いすぎると危険です。

仕事をしている一人ひとりが、

なぜこの仕事をするのか。

誰のためなのか。

何を目的としているのか。

少しでも考えながら動く。

そして管理職は、

上から来た指示を、

「命令」として下に落とすのではなく、

「意味のある仕事」に翻訳する。

それができる組織では、

職員は単なる作業者になりません。

自分の頭で考える人になります。

組織が本当に恐れるべきなのは、

部下が上司に質問することではありません。

誰も疑問を持たなくなることです。

「上が言っているから」

その言葉が増えてきたときこそ、

組織は一度、

「私たちはちゃんと考えて仕事をしているだろうか」

と問い直してみてもよいのではないでしょうか。