【祝日は誰を休ませる？】Zoom Phoneでユーザーだけ休みにし、コールキューは営業させるテンプレート運用術

Zoom Phoneの休日設定は、構成によっては思わぬ挙動になることがあります。
今回は、「会社的には休ませたいけれど、サポート窓口は24/365で稼働させたい」といった現実的な運用ニーズを満たすための方法と注意点をまとめました。
※あくまでも「やってみたらうまくいった」という内容です。本番環境で設定する際は必ず事前にテストしてみてくださいね。

やりたいこと

• 全社ユーザーには祝日を休業日として適用したい

• ただし、コールキューは祝日でも受電できる状態を維持したい

よくある構成

アカウントやサイトレベルでの祝日登録

Zoom Phoneには、アカウントまたはサイトレベルで[デフォルトの休業日と不可抗力イベント]という祝日を登録する機能があります。

ですが…

つまり、一度このレベルで祝日を設定してしまうと、

• ユーザーも

• コールキューも

• Zoom Roomsも

• 自動受付も
  → すべてが一律「休業日扱い」になります。
  ※営業時間を24/365に設定していても、「休業日扱い」になります。

そのため柔軟な運用をしたい場合、この設定は避けたほうがいいかもしれません。

おすすめ構成：テンプレートの使い分けで柔軟運用

１．ユーザー用テンプレートを作成・適用

祝日（年末年始やGWなど）を含んだ「ユーザー向けテンプレート」を作成し、ユーザー全体に適用することで、祝日は自動的にボイスメールなどに転送されるようにします。

設定手順

１．[電話管理システム]>[会社情報]>[アカウント設定(複数サイトがある場合はサイトをクリック)>[設定]タブ内[テンプレート]右の[管理]をクリックする

２．[追加]をクリックしてテンプレート名とテンプレートタイプを設定し[確認]をクリックする

３．作成したテンプレート名をクリックする
４．[すべての構成設定を適用する]を無効にする
※これにより休業日のみ設定が可能になります。他にも設定したい項目があれば[通話処理]の各項目で有効化します。

５．[休業日]を有効化し、[休業日リストとコール ハンドリング]右の[管理]をクリックする

６．休業日を追加する
🔨この作業を毎年やるのがツラい…

７．ちゃんと設定されてるか確認

８．[電話システム管理]>[ユーザーとルーム]をクリックし、一番下にスクロール。1ページ上に表示させるユーザー数を最大にするため[ページサイズ]を[100]にする

９．同じ画面で上にスクロールし↓↓↓の赤枠をクリックする
※表示されている全てのユーザーにチェックが入る

１０．[テンプレート適用]をクリックする

１１．作成したテンプレートを選択し[確認]をクリックする
※サイト単位でテンプレートを作成した場合はサイトを指定した上でユーザー表示させ全体をクリックし適用

２．コールキュー用テンプレートを作成・適用

ユーザー用テンプレートと同様に、祝日設定をしない「コールキュー向けテンプレート」を作成し、対象のコールキューに適用します。

さらに重要なのがこちら↓↓↓

これにより、キューメンバーがユーザー単位で9:00−18:00の営業時間や祝日設定されていても、コールキュー経由の着信にはコールキューの営業時間と祝日が適用されます。

検証結果：意図した通りに動作！

• ユーザーに直接発信 → 祝日設定が有効となりボイスメール転送

• コールキューに発信 → コールキューは通常営業状態、キューメンバーが着信可能

再度ユーザー用テンプレートを適用しても、コールキュー用テンプレートの影響は維持されたため、テンプレート間の干渉もありませんでした。

まとめ

• アカウント／サイト設定の祝日は「全体に強制」されてしまうため柔軟性がない

• テンプレートをユーザー用・コールキュー用に分けて運用することで、片方のみ休ませる設定が可能

• キューメンバーへの営業時間制限オプションも要チェック！

Zoom Phoneは便利な反面、設定の優先順位や影響範囲を理解していないと意図しない動作になることもあります。
本記事が運用設計の参考になれば幸いです！

Zoom Phoneのテンプレートの設定詳細は以下双日テックイノベーションの記事をご確認ください🎵

https://collab-support.sojitz-ti.com/hc/ja/articles/4726889829146

最後に

１日のスタンド時間は12時間がおすすめらしいにゃ。