【上司への報告が苦手な人へ】話し方に自信がない私が「PREP話法」を取り入れて変わった話
「仕事で上司に報告するとき、なぜかいつも極度に緊張してしまう」
「話し始めると頭が真っ白になり、何を伝えたいのか自分でも分からなくなる」
私は昔から会話全般に苦手意識があるのですが、中でも一番苦手なのが「職場の目上の人や上司に向かって話すこと」でした。
「早く伝えないと」「失礼のないようにスマートに話さなきゃ」と焦れば焦るほど言葉が詰まり、結果としてダラダラと状況だけを話してしまう……。上司から「で、結局どういうこと？」と聞き返されて落ち込む、という悪循環を何度も繰り返していました。
今回は、そんな私が上司との会話のストレスを減らすために実践している「PREP（プレップ）話法」での報告術についてまとめてみます。
1. まず「うまく話そうとする自分」を手放した
話し方のテクニックを覚える前に、まず意識を変えたのは「完璧に話そうとするのをやめること」でした。
私は「上司には完璧な報告をしなければならない」と勝手に自分へプレッシャーをかけていたのです。しかし、自分が焦っていると相手にもその緊張が伝わってしまいます。
上手なフレーズを使わなくても、誠実であればいい
完璧を目指さず、肩の力を抜いて話す
相手の立場に立って「どう伝えられたら聞きやすいか」を第一に考える
「上手なことを言わなくてもいいんだ」と割り切れたことで、上司の前に立つときの肩の力がふっと抜け、落ち着いて言葉を選ぶ余裕が生まれました。
2. 上司への報告に「PREP話法」を取り入れた理由
心のハードルが下がったところで、次に「具体的にどう話すか」の型として取り入れたのがPREP（プレップ）話法です。
話すのが苦手だった頃の私は、どうしても「経緯」や「状況の説明」から話し始めてしまっていました。
昔の私のダメな報告例：
「昨日〇〇社から連絡がありまして、担当のAさんが少し迷われている様子で、過去の資料を確認したところ〜〜という経緯がありまして……」
➔ 上司「（イライラしながら）で、結論は何？ どうしてほしいの？」
これでは、忙しい上司にストレスを与えてしまいます。相手目線（相手の立場に立つこと）を意識した結果、「上司が一番知りたいのは結論である」という当たり前のことに気づきました。
3. 実践！ PREP話法で作る「報告の基本ステップ」
PREP話法とは、文章や会話を以下の順序で組み立てるフレームワークです。
P（Point：結論）：一番伝えたい要点・結論を最初に言う
R（Reason：理由）：なぜその結論になるのか、理由を添える
E（Example：具体例）：補足となる具体的な事実やデータを伝える
P（Point：結論・次のアクション）：最後に改めて結論をまとめ、相手にどうしてほしいかを伝える
これを実際の業務の報告にあてはめると、こう変わります。
PREP話法を使った報告例：
【P：結論】
「〇〇の件についてご報告です。結論からお伝えすると、A案で進めさせていただきたいと考えております」
【R：理由】
「理由は、B案よりも納期が3日短縮でき、予算内に収まるためです」
【E：具体例】
「具体的には、先方の担当者様からもA案であれば今週末までに最終回答をいただけるとの確認が取れています」
【P：結論・次のアクション】
「そのため、このままA案で進めてよろしいか、ご承認をいただきたいです」
意識して変わったこと
最初に「結論」を話すことで、上司も「これから何についての判断を求められているのか」を頭の中で整理しながら話を聞いてくれます。
途中で話を遮られることが激減し、最後まで落ち着いて自分のペースで話せるようになりました。
4. 「型の安心感」があれば怖くない
PREP話法という「型」を使うようになってから、上司との会話に対する苦手意識がかなり薄らぎました。
あらかじめ頭の中で「結論 ➔ 理由 ➔ 具体例 ➔ 結論」の順番に整理してから「〇〇の件で1分よろしいでしょうか？」と声をかけるだけです。
また、報告が終わった後は「ご指導いただきありがとうございました！」と一言添えるようにしています。完璧にスマートに話せなくても、「相手の時間を奪わない工夫（PREP話法）」と「誠実な姿勢」があれば、上司とのコミュニケーションは十分うまくいくのだと実感しています。
まとめ
話すのが苦手な人は、センスがないのではなく「話し方の型」と「伝えるときの意識」を知らないだけかもしれません。
「うまく喋ろう」とせず、肩の力を抜く
上司への報告はPREP話法で「結論」から伝える
最後は感謝の言葉で締めくくる
同じように「上司に話すのが苦手で緊張してしまう」「報告がうまくまとまらない」と悩んでいる方は、ぜひ明日の報告から「まず結論から伝えること」を試してみてください！
