名刺をもらって、引き出しにしまって、二度と会えなくなった件｜DriveスキャンとGASで連絡先化する方法

「あとで登録しよう」と思った名刺、だいたい迷子になる｜EightとGAS自動化を比べてみた

展示会や商談のあと、名刺がたまります。

「あとで登録しよう」

そう思って、机の端に置く。
引き出しに入れる。
ファイルに挟む。

そして数週間後。

「あの人の連絡先、どこだっけ？」

名刺はあるはずです。

たぶんあります。
どこかにはあります。

でも、今この瞬間には見つからない。

紙の名刺は、もらった瞬間は情報資産です。
ただ、登録しないまま放置すると、だんだん発掘対象になります。

名刺管理が、仕事ではなく考古学になります。

Eightでいいのでは？という話

名刺管理といえば、Eightがあります。

名刺を撮影してデータ化できる。
名前や会社名で検索できる。
デジタル名刺交換もできる。
相手の転職や昇進などの近況が届くこともある。

正直、名刺管理アプリとしてはかなり便利です。

個人で名刺を管理したい。
スマホでサクッと検索したい。
名刺交換した相手とつながりたい。

こういう目的なら、Eightはかなり強いです。

なので、この記事は「Eightはいらない」という話ではありません。

むしろ、普通に名刺管理するならEightは便利です。

では、なぜわざわざGASで作るのか。

理由は、名刺管理を自社の業務フローに組み込みたい場合があるからです。

EightとGAS自動化の違い

ざっくり比べると、こんな感じです。

Eightは、名刺管理そのものが得意です。

一方でGAS版は、名刺を登録したあとに、

営業管理表へ残す。
展示会名をメモに入れる。
Google連絡先へ登録する。
Slackに新規名刺登録を通知する。
処理済みフォルダに移動する。

こうした流れまで、自分たちの業務に合わせて作れます。

名刺アプリというより、名刺を入口にした業務自動化です。

作りたい仕組み

やりたいことはシンプルです。

スマホで名刺をスキャンする。
Google Driveの「名刺スキャン」フォルダに保存する。
GASがフォルダ内の新しい名刺を確認する。
OCRで文字を読み取る。
氏名、会社名、メール、電話番号を抽出する。
Google連絡先へ自動登録する。
処理済みフォルダへ移動する。

人がやるのは、名刺をスキャンしてフォルダに入れるところまで。

あとはGASに任せます。

理想は、名刺を撮ったら連絡先まで勝手に入る状態です。

未来感があります。

ただし、現実も少し混ざります。

完全自動化で怖いのは、読み取りミス

名刺OCRは便利ですが、完璧ではありません。

メールアドレスの「l」と「1」。
電話番号の「0」と「O」。
会社名と部署名の取り違え。
役職を名前として拾う。

名刺はデザインが自由です。

おしゃれな名刺ほど、OCRから見ると難問になります。

人間には「いい名刺」でも、AIには「これは何の暗号ですか？」となることがあります。

だから完全自動化する場合でも、ルールは必要です。

たとえば、

メールアドレスが取れないものは登録しない。
氏名が空なら登録しない。
同じメールアドレスが既にあれば重複として止める。
読み取りに失敗したものはエラーフォルダへ移す。
処理結果はスプレッドシートにログとして残す。

何でも登録するのではなく、登録できるものだけ自動登録する。

この考え方が大事です。

GASで作る場合の流れ

実装の流れは、こんな形です。

1. Driveに「未処理」「処理済み」「エラー」フォルダを作る
2. 名刺をDriveアプリでスキャンして未処理フォルダへ保存
3. GASが未処理フォルダを定期的に確認
4. OCRで名刺の文字を読み取る
5. メール・電話番号・氏名・会社名を抽出
6. Google連絡先に同じメールがないか確認
7. 重複がなければPeople APIで連絡先登録
8. 処理済みフォルダへ移動
9. 結果をスプレッドシートに記録

ここで大事なのは、ログです。

完全自動化すると、あとから何が起きたか分からなくなりがちです。

登録できたのか。
重複で止まったのか。
読み取りに失敗したのか。

ここが見えないと、便利な自動化が少し怖くなります。

自動化にも、足あとが必要です。

どちらを使うべきか

個人で名刺をきれいに管理したいなら、Eightで十分便利です。

名刺交換した相手とのつながりや、アプリ内での検索を重視するならEightが向いています。

一方で、

Google連絡先に統一したい。
営業管理表と連動させたい。
展示会名や案件名を自動で残したい。
DriveやSheetsを中心に管理したい。
社内ルールに合わせて処理を変えたい。

こういう場合は、Driveスキャン＋GASの仕組みが向いています。

Eightは、名刺管理アプリとして強い。

GASは、名刺情報を業務フローに流し込むのが得意。

この違いです。

まとめ

名刺管理は、後回しにされやすい仕事です。

でも、必要なときに探せないと困ります。

Eightを使えば、名刺を撮影して管理しやすくなります。
一方で、Google Drive、GAS、Google連絡先を組み合わせれば、自社の業務フローに合わせた名刺管理を作れます。

名刺をスキャンする。
GASで読み取る。
連絡先に登録する。
処理結果をログに残す。
必要なら営業管理表やSlack通知につなげる。

大きなDXではありません。

でも、展示会後の名刺入力や、連絡先探しの時間を減らすには十分効果があります。

名刺は、もらった瞬間が一番新鮮です。

机の中で熟成させる前に、Driveにスキャンする。

そこから名刺管理は、かなり楽になります。