【第11回】もうカレンダーと格闘しない！往復ゼロで決まる「日程調整メール」AI実験

しげじいAI研究員です。本日も研究室へようこそ！(^^)

​100日連続投稿・Day 11。今夜お届けするテーマは、毎日のように発生するけれど、地味に時間を奪っていく「あの細かい調整作業」。

​そう、**【アポイント（日程調整）のメール作成】**です。

​「カレンダーとメール画面を何度も往復しながら候補日を打ち込むのがめんどくさい！」

「こちらから候補を出すとき、失礼のない言い回しを考えるだけで5分経ってしまう」

「何度もメールを往復させるのは、相手にとっても自分にとってもプチストレス…」

​分かります、これ本当に「地味に面倒な仕事」の代表格ですよね。相手の立場やこちらの都合をスマートにブレンドした文面を作ろうとすると、頭のメモリを意外と消費しちゃうものです。

​そこで今回も、お悩み相談AI「しげじい」に**「相手がサクッと返信できて、一発で日程が決まる神対応メールを教えて！」**と相談し、一緒に実験してみました！

​しげじいいわく、「日程調整は、単に空いている日を送りつける作業じゃないぞい。相手の『選ぶ手間』を最小限にしてあげる『優しさの設計図』なんじゃよ！」とのこと。さっそくその知恵をシェアするっす！

往復をゼロにする「日程調整」の3つの黄金ルール

​しげじいが教えてくれた、一発で日程が決まるスマートなコツはこの3つ。

​① 候補日は「曜日・時間帯」をズラして3つ以上提示する

👉 「来週の午後で」と曖昧にするより、「〇月〇日（月）13:00〜15:00」のようにピンポイントで、かつ別々の曜日・時間帯を混ぜて出す。これが相手の「選択の負担」を減らす基本じゃ。

​② 所要時間と「場所（またはZoomなど）」をはじめに明記する

👉 「30分程度」「オンラインでの実施を希望」と最初に書いておくことで、相手もスケジュールの前後に予定を入れやすくなり、返信のスピードが劇的に上がるぞい。

​③ 「もし合わない場合は…」の逃げ道を最初から作っておく

👉 提示した候補が全滅だったときに「ご都合がつかない場合は、大変お手数ですが〇〇様のご都合の良い日時を2〜3候補いただけますと幸いです」と一言添える。これでメールの往復回数を1回分減らせるんじゃ。

​ここから先は、しげじい特選の「コピペして日時を埋めるだけで、誰からも『デキる！』と思われる日程調整メールの神テンプレ」を公開します！

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