人手を増やさずに、滞留債権の回収と予防は実現できる。新卒3年目が実践したオペレーション構築の道のり

企業が安定した経営を続けるためには、代金を受け取る権利である「債権」の管理が欠かせません。債権の回収が遅れると、帳簿上は黒字でも倒産してしまう「黒字倒産」といった事態につながりかねません。

今回、話を聞いた中村のチームでは、Sansanが提供するインボイス管理サービス「Bill One」を活用して、支払い期日を過ぎてしまった債権、いわゆる「滞留債権」を減らす取り組みを行いました。

その結果、約1年間でBill One事業部の滞留債権の金額を4割近く削減することに成功しました。人員を一人も増やさずに債権回収の効率化を実現できたのはなぜか。その仕組みを実現するまでの道のりを聞きました。

新卒入社2年目で、債権の回収に向き合うことに

ー中村さんのこれまでの経歴について、教えてください。

新卒でSansanへ入社し、約1年間インサイドセールスを担当しました。その中で次第に、企画部門として働きたいと考えるようになりました。「The Model」と呼ばれる、フロント組織の分業体制を敷く当社では、各組織に横串を通して課題解決を目指す企画部門が重要な機能を担っており、チャレンジしてみたいと感じたんです。

入社後2年目で、事業企画部 業務企画グループへ異動することが決まりました。私が配属されたチームの役割は、Bill Oneのサービス利用料を適切に回収するための、効率的なオペレーションを構築することでした。

チームは社員数名と派遣社員で構成されていて、異動後は派遣社員の方のマネジメントを担うことになりました。業務を滞りなく進行することを第一に、滞留債権の回収に向き合いました。

ー具体的にはどのような業務を行っていたのですか？

もともと、支払い期日を過ぎてしまった債権の発生割合は高くはありませんでした。しかし、リモートワークの普及や、電子帳簿保存法・インボイス制度への対応が求められる中、Bill Oneの導入企業は想定を上回るスピードで増加。契約件数はわずか1年で約2倍に増えました。

全体の請求に対して、滞留債権が発生する割合は同じでも、受注件数が増えれば滞留債権の絶対数は増加します。その状況を俯瞰したときに、「このままのペースで事業が拡大を続ければ、現状の体制では業務を回しきれなくなるかもしれない」と思いました。そこで、発生した滞留債権を回収するだけではなく、そもそも発生しにくい仕組みづくりが必要だと考えるようになったのです。

そこで、まずは事業部全体の債権の状況把握と分析から始めることにしました。お客様の支払い状況を分析した結果、特に初回請求時に、支払い期日を過ぎてしまうケースが多いことが分かりました。

Bill Oneを活用し、請求書を確実に開封してもらう

ーその結果に対して、具体的にどのようなことを行ったのでしょうか。

大きく二つのことを行いました。一つ目は、お客様にBill Oneで請求書を受け取っていただくことです。

まずは、お客様にBill Oneを使って請求書を受け取る体制を整えていただき、お客様の経理部門に当社から送った請求書をBill Oneで受け取ってもらうようにしました。

Bill Oneを導入する以前は、経理部門以外の各部門で紙やPDFの請求書を受け取り、部門内で確認した後に経理部門へ渡すフローを採用しているお客様が多くいらっしゃいました。

その習慣が残ったままで、請求書が埋もれてしまったり、経理への提出が遅れたりして、支払いが遅延するケースが発生していたのです。

Bill Oneで請求書を受け取っていただくことで、各部門の担当者に送られた請求書も、届いた段階で経理部門の方もすぐに確認することができるようになります。このサービスの特徴を活用していただくことで、各部門で請求書の処理が止まってしまうことを防ぎ、支払いの遅延を防止できました。

二つ目に行ったのは、当社側がBill Oneを使って請求書を発行することで、お客様に請求書の開封を促す仕組みを整えたことです。

Bill Oneを使って請求書を発行することで、請求先が請求書を開封したかどうかをリアルタイムで把握することができるようになります。一定期間が経過しても、発行した請求書が開封されていない場合には、Bill Oneの機能の一つを使って、その請求先に対して「請求書をご確認ください」というリマインド通知を簡単に送れます。

このリマインド通知を送れる機能を活用することで、請求書が未開封のまま支払い期日を過ぎてしまう事態を未然に防ぐことが可能になりました。リマインド通知を送っても、請求書の開封が確認できない場合には、個別に電話をかけて到着確認を行い、さらなるフォローアップを重ねました。

このように、Bill Oneが備えている機能をフル活用することで、人手を増やさずに、債権の回収と並行して滞留債権の発生件数を大幅に減らすことができました。結果として約1年間で、全体の滞留債権を約37％削減できました。

この取り組みを始めた当初は、以前と同じ人数で債権の回収と滞留債権の防止を両立できるのか半信半疑でした。最初からあきらめるのではなく、できると信じて一つひとつの課題をクリアしていく。その積み重ねで、成果を出せて本当にうれしいですね。

プロダクトを強くし、事業に貢献したい

ー 今回の取り組みによって、組織にも影響があったと聞きました。

Bill Oneの機能を使って、サービスが持っている価値を示せたことが、組織に対する貢献になったと感じています。

何か課題が出てきた際、人員を増やすのも選択肢の一つですが、私はまず「仕組みで解決できないか」を考えるようにしています。

今回、債権回収のオペレーションに向き合い、状況を分析して解決方法を突き詰めた結果、人件費を増やさずに滞留債権の削減を実現できました。

その過程で、Bill Oneという自社サービスを活用することに向き合い、サービスが持っている価値を最大限に引き出したことで、組織に対して良い影響を与えられたと感じています。

ー 今後はどのようにサービスに携わっていきたいですか？

Bill Oneのさらなる成長に貢献したいです。「請求書の受領」から始まり、「請求書の発行」「債権管理」「経費精算」と、Bill Oneが対応している業務領域は広がっています。

その中で、私たち業務企画グループは、多くのお客様と同様、日常の業務の中でBill Oneをいち利用者として実際に使っているからこそ、まだ改善できる部分がたくさんあると感じています。

プロダクトに対するフィードバックを積極的に行い、それが実現した際の価値を、開発メンバーや営業メンバーが正しく理解できるように伝えたい。そうすることで、Bill One事業のさらなる成長につなげていきたいですね。

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