Excel管理からスマホ対応の業務アプリへ！AppSheetで毎日の入力・確認作業を効率化する方法
会社の業務管理にExcelを利用している方は多いと思います。
顧客管理、売上管理、在庫管理、案件管理、作業報告など、Excelはさまざまな業務で活躍しています。
手軽に表を作成でき、計算や集計もできるため、とても便利なツールです。
しかし、業務が増えてくると、Excelによる管理に限界を感じることはありませんか？
例えば、次のような問題です。
・複数のExcelファイルに情報が分散している
・担当者ごとに入力方法が異なる
・スマートフォンから入力しにくい
・最新のファイルがどれか分からない
・同じ情報を何度も入力している
・集計作業に時間がかかる
・ファイルの編集ミスが発生する
このような問題を改善する方法の一つが、AppSheetを利用した業務アプリへの移行です。
今回は、Excel管理からAppSheetによる業務アプリに変えるメリットをご紹介します。
1. Excelは便利だが、業務管理が複雑になることも
例えば、従業員10名の会社で、顧客情報をExcelで管理しているとします。
営業担当者は顧客情報をExcelに入力し、事務担当者はその情報を別の管理表に転記します。
管理者は、毎月の営業実績を集計するために複数のファイルを確認します。
最初は数十件程度の顧客情報だったものが、数百件、数千件と増えてくると、ファイルの管理や検索が大変になります。
さらに、複数人で同じファイルを扱う場合には、更新のタイミングや入力方法を統一する必要があります。
Excel自体が悪いわけではありません。
ただ、業務の内容によっては、表計算ソフトだけで管理するよりも、専用の入力画面や検索画面を持つアプリの方が使いやすい場合があります。
2. AppSheetならExcelのデータを活用できる
AppSheetは、ExcelやGoogleスプレッドシートなどのデータを利用してアプリを作成できるノーコードツールです。
例えば、現在使っている顧客管理表をもとに、次のような機能を作成できます。
・顧客一覧の表示
・顧客情報の新規登録
・顧客情報の編集
・会社名や担当者名での検索
・顧客ごとの対応履歴
・担当者別の顧客一覧
これまでExcelの表に直接入力していた作業を、アプリの入力画面から行えるようになります。
ただし、既存のExcelをそのまま接続すれば完成するわけではありません。
データの構成や列の内容、重複情報などを整理する必要があります。
3. スマートフォンから入力できるようになる
Excel管理からアプリに変更する大きなメリットの一つが、スマートフォンで利用しやすくなることです。
例えば、営業担当者が顧客先を訪問したとき、スマートフォンから顧客情報や訪問内容を登録できます。
倉庫担当者は、商品の入庫や出庫をその場で登録できます。
現場担当者は、作業終了後に写真付きの報告を登録できます。
パソコンの前に戻ってから入力する必要がなくなるため、業務の流れを改善できる可能性があります。
4. 入力ミスや入力漏れを防ぐ仕組みを作れる
Excelでは、自由に入力できることがメリットである一方、担当者によって入力内容が異なることがあります。
例えば、作業状況を入力するときに、
「対応中」 「作業中」 「進行中」
というように、同じ意味でも異なる表現が使われることがあります。
AppSheetでは、選択式の入力項目や必須項目などを設定できます。
これにより、入力方法を統一し、入力漏れや表記のばらつきを減らすことができます。
また、日付や数量などの入力形式も業務に合わせて設定できます。
5. 情報を検索・確認しやすくなる
Excelファイルが複数ある場合、必要な情報を探すためにファイルを開いて確認することがあります。
AppSheetでは、一覧画面や検索機能を設計することで、必要な情報を探しやすくできます。
例えば、次のような検索が考えられます。
・顧客名から検索
・担当者から検索
・作業日から検索
・商品コードから検索
・案件の進捗状況から検索
また、担当者別や管理者別に表示内容を分けることも検討できます。
6. 導入前と導入後の業務イメージ
【導入前】
担当者がExcelを開く ↓ 必要な情報を入力 ↓ ファイルを保存 ↓ 共有フォルダにアップロード ↓ 管理者がファイルを確認 ↓ 別のExcelに集計
【導入後】
担当者がスマートフォンでアプリを開く ↓ 専用画面から情報を入力 ↓ データを登録 ↓ 管理者がアプリで確認 ↓ 一覧・集計画面で状況を把握
アプリ化することで、ファイルを探す、転記する、集計するといった作業を減らせる可能性があります。
7. AppSheetはどのような業務に向いている？
AppSheetは、さまざまな業務に活用できます。
【顧客管理】 顧客情報や対応履歴を一元管理
【在庫管理】 入庫・出庫・現在庫数の管理
【案件管理】 担当者や進捗状況の管理
【日報管理】 作業内容や売上実績の登録
【点検管理】 設備情報や点検結果の記録
【備品管理】 備品の貸出・返却状況の管理
特に、繰り返し発生する入力や確認作業が多い業務は、アプリ化を検討する価値があります。
8. すべてのExcelをアプリ化する必要はありません
ここで大切なのは、Excelをすべてなくすことが目的ではないという点です。
Excelが使いやすい業務もあります。
例えば、複雑な分析や自由度の高い資料作成などは、Excelの方が適している場合があります。
一方で、毎日同じ情報を入力したり、複数人で共有したり、スマートフォンから登録したりする業務は、AppSheetが向いている場合があります。
重要なのは、業務ごとに適切なツールを選ぶことです。
まとめ：Excel管理に限界を感じたらアプリ化を検討してみませんか？
Excelは便利なツールですが、業務の規模や内容によっては管理が複雑になることがあります。
AppSheetを活用すれば、既存のデータを生かしながら、スマートフォンでも利用できる業務アプリを作成できます。
私はシステム開発歴10年以上の経験を活かし、AppSheetによるオーダーメイド開発を行っています。
「今使っているExcelをアプリにしたい」 「スマホから入力できるようにしたい」 「担当者間で情報を共有したい」 「入力や集計作業を効率化したい」
このようなご要望に対応しています。
現在使用しているExcelや業務の流れを確認し、使いやすいアプリの構成をご提案します。
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