未確認の経費申請を毎朝1通で確認する｜Google Apps Scriptでメール通知

経費精算で意外と残るのが、「フォームは作ったけれど、管理シートを開いて確認すること自体を忘れる」という問題です。

そこで今回は、前回作った経費管理シートに`未確認`の申請が残っているときだけ、毎朝メールで件数を知らせる仕組みを追加しました。

目指すのは、経費を自動承認することではありません。メールを「確認を始める合図」にして、最終判断は権限を設定した管理シートで行う運用です。

今回の仕組み

流れは次のとおりです。

経費管理シートに未確認の申請が残る
→ GASが1日1回、未確認の件数を数える
→ 管理者へ「未確認○件」とメールで知らせる
→ 管理者がシートを開き、内容を確認して状況を更新する

メール本文に経費の金額、支払先、領収書URLを並べないのがポイントです。通知メールは転送や通知プレビューで見られる可能性があります。詳細は、アクセス権を設定した経費管理シートで確認します。

事前に必要な状態

この方法は、次の状態ができていることを前提にしています。

• Googleフォームで経費申請を受け付けている

• 回答とは別に「経費管理」シートがある

• `確認状況` 列で、`未確認`、`確認中`、`承認`、`差し戻し`を管理している

• 管理者だけが、経費管理シートを確認できる

フォーム作成と確認状況の管理については、前回の記事で紹介した仕組みです。まだなら、まずはフォームと`未確認`フィルタから始めてください。GASは必須ではありません。

GASに追加した処理

今回は、既存のGASプロジェクトへ次の2つの関数を追加しました。

• `sendDailyUnconfirmedExpenseDigest`：未確認件数を数え、メールを送る

• `createDailyUnconfirmedExpenseDigestTrigger`：毎日実行する時間主導トリガーを作る

コードを書く前に、AIへ次のように要件を伝えると、必要な処理を整理しやすくなります。

経費管理シートの「確認状況」列で、未確認の行数だけを数えたい。
未確認が1件以上なら、毎朝9時台に管理者へメール通知するGASを書いて。
メールには件数と管理シートのリンクだけを入れ、氏名、金額、領収書URLなどは含めない。
未確認が0件ならメールを送らない。
手動テスト用の関数と、毎日実行するトリガーを作る関数を分けて。

AIが作ったコードは、必ず自分のシート名・メール送信先・権限に合わせて確認してください。別のスプレッドシートへ書き込む、意図しない相手にメールを送る、といった事故を避けるためです。

まずは手動で通知メールをテストする

いきなり毎日のトリガーを作らず、最初は手動実行で確認します。

1. 経費管理シートに、`未確認`のテスト行を1件残す

2. `sendDailyUnconfirmedExpenseDigest`を実行する

3. 「未確認 1件」と書かれたメールが届くか確認する

4. メール本文に、個別の経費情報が出ていないか確認する

5. 管理シートへのリンクを開き、権限を持つ人だけが見られるか確認する

今回のテストでは、`未確認 1件`という件数と、経費管理シートへのリンクだけが届く状態にしました。メールを読んだらシートを開き、そこで領収書や申請内容を確認します。

毎朝の通知を設定する

手動テストで問題がなければ、`createDailyUnconfirmedExpenseDigestTrigger`を1回実行します。これで、GASが毎日、未確認件数を確認するようになります。

今回の設定は「毎朝9時台」です。Apps Scriptの時間主導トリガーは分単位で厳密な時刻を保証するものではないため、「9:00ちょうどに届く」とは考えない方が安全です。

同じトリガーを複数作ると、同じ通知が重複する原因になります。設定後はApps Scriptのトリガー一覧で、対象の関数が1つだけ登録されているか確認してください。

未確認だけを見る運用にする

通知が届いたら、経費管理シートで`確認状況 = 未確認`に絞り込みます。処理が終わったものを削除するのではなく、`確認中`、`承認`、`差し戻し`へ更新して履歴として残します。

メールは、あくまで「確認を始めるきっかけ」です。承認可否、領収書の妥当性、経費規程や税務上の扱いは、必ず人が確認してください。

Microsoft 365／Teamsを使っている場合は、kintoneの通知をTeamsに流す方法もあります。
→ kintoneとTeamsを連携する方法4選｜2026年版・連携コネクタとPower Automateの選び方

まとめ

経費精算の確認漏れを減らすには、複雑な通知を増やすより、次の役割を分けることが大切です。

• フォーム：申請に必要な情報を集める

• 管理シート：申請内容と確認状況を管理する

• メール：未確認が残っていることを知らせる

• 人間：内容を確認し、承認・差し戻しを判断する

この仕組みは、経費精算以外にも、問い合わせ対応、制作物の確認、申請・承認フローなどに応用できます。

今後は、フォーム作成・管理シート・通知設定をまとめて導入できるGASテンプレートと、用途別のカスタマイズ例も整理していく予定です。

よければフォローして、次の記事も読んでください。