40代教員が「教室利用申請」アプリを作ってみた

仕事をしていると、「こういう仕組みがあれば便利なのに」と思うことがある。以前の記事でも少し触れたが、私は学校で使う仕組みを自分で作ることがある。今回は、その一つである「教室利用申請」というアプリについて書いてみたい。

なお、これはAIを使って作ったアプリではない。YouTubeなどを参考にしながら、自分で作ってみたものだ。ただ、このときの経験が、その後に出席簿などの仕組みを作る際にも役立っていった。

【教室の空き状況が分かりにくい】

学校では、授業が行われていない時間帯に教室を使いたいことがある。ところが、どの教室が空いているのか、どこが使われているのかが分かりにくい。先着順で利用するような運用では、教室を使いたい側も、管理する側も状況を把握しにくい。そこで、空いている教室を確認し、利用したい教室を申請できる仕組みを考えた。

【GoogleフォームとGoogleカレンダーを試してみた】

最初からアプリを作ろうとしたわけではない。

まず、Googleフォームを使ってみた。フォームなら、利用したい教室などを選んで申請すること自体は簡単だ。しかし、申請する時点で空いている教室が分かりにくい。また、教室の空き状況をフォームに反映させるのも難しかった。

次に、Googleカレンダーの予約機能を試した。こちらは予約を管理するのに便利だったが、教室ごとに予約枠を作っていくと、情報が細かく分かれすぎて見にくくなってしまった。

どちらも便利なツールではある。ただ、自分が実現したい仕組みには、少しずつ足りないところがあった。

【AppSheetで仕組みを作ってみる】

そこで使ってみたのが、AppSheetだった。AppSheetは、スプレッドシートなどのデータをもとに、アプリを作ることができるサービスだ。

作り方は、YouTubeなどで紹介されているサンプルを参考にした。見本のやり方を取り込みながら、自分が必要とする仕組みを作っていった。
ただ、最初からすんなり理解できたわけではない。特に困ったのが、英語の表示だった。設定画面のどこが何を指しているのかが分かりにくく、操作に戸惑うこともあった。それでも、見本を参考にしながら少しずつ形にしていった。

【フォームとカレンダーのよいところを組み合わせる】

作ったアプリでは、プルダウンを使って、必要な教室だけを表示できるようにした。すべての教室を一度に見るのではなく、確認したい教室に絞って表示できる。これによって、Googleフォームの申請のしやすさと、Googleカレンダーの予約管理のよさを、ひとつの仕組みの中で活かせるようになった。

フォームかカレンダーか、どちらかを選ぶのではなく、それぞれを使ってみて分かった不便さを、別の方法で解決したわけだ。

【最初のアプリで得た経験が、次につながった】

この経験で大きかったのは、教室利用申請のアプリができたことだけではない。AppSheetを使うなかで、データベースの仕組みについて理解できるようになった。また、Googleスプレッドシートについても、単に表を作ったり計算したりするだけではない、幅広い活用方法があることが分かった。

このときに得た知識や経験は、その後、出席簿など別の仕組みを作る際にも活きていった。最初から何でもできたわけではない。YouTubeのサンプルを参考にしながら作ってみたことが、その後の仕事の改善につながっていった。

【まずは、実際に作ってみる】

今振り返ると、最初から完璧なものを作ろうとする必要はなかったのだと思う。
まずは既存のツールを使ってみる。足りないところがあれば、別の方法を試してみる。そして、必要なら自分で仕組みを作ってみる。そうやって試行錯誤するなかで、ツールの使い方だけでなく、データの扱い方や、仕事の仕組みそのものについても理解が深まっていった。

AIを使うようになってからは、こうした仕組みづくりの方法もさらに広がった。ただ、その土台には、以前に自分で調べ、実際に作ってみた経験がある。仕事のなかの小さな不便も、仕組みを変えることで改善できることがある。

これからも「こういうものがあれば便利なのに」と思ったら、まずは実際に試してみたい。