【安心してください】画面は今のまま、中身だけ賢くしました｜SFA導入事例
こんにちは。
株式会社ピースフラットシステム 代表の片川です。
うちは「AIセールスくん」っていう営業AI支援サービスをガチで展開してる会社なんですが、
▼AIセールスくんとは？(HPはこちら）
今回は、「あえて自動化しなかった」事例を残します。
AIで営業支援をやっている会社の代表が言うと、少し意外に聞こえるかもしれません。
でも、この判断が、今回いちばん効きました。
先日の社内の事例共有会でこの話が出てきて、
「これはちゃんと残しておきたい」と思ったので、noteに書きます。
ざっくり言うと、
Excelでの営業管理が、もう限界
ツールを入れたいけど、何をどこまでやればいいのか分からない
そもそも、いくらかかるのかも読めない
という、とても“あるある”な会社さんの話です。
同じ悩みを持つ経営者の方に、何か一つでも持ち帰ってもらえたら嬉しいです。
この記事で伝えたいこと（先に結論）
今回やったことの本質は、実はとてもシンプルです。
「集計する人の手作業を消す」× 「現場が違和感なく使える形にする」
この2点だけ。
派手なAIも、複雑な自動化も、今回は入れていません。
なぜそうしたのか。そして、なぜそれが正解だったのか。
順番にお話しします。
今回の主役は「営業20人・Excel1人1シート」の警備会社さん
（社名はクライアントの都合で伏せますが、業種は警備会社さんです。）
営業マンが約20人いる、そこそこの規模の会社さん。
導入前、この会社さんの営業管理はどうなっていたか。
営業20人が、1人1枚ずつExcelシートで案件を管理していました。
20人がそれぞれ別のExcelに、それぞれのやり方で入力している。
当然、そのままでは会社全体の数字が見えません。
では、誰が数字をまとめるのか。
集計専門の担当者が1人いて、その方が20枚のExcelを手作業でかき集め、合体させていました。
しかも、営業会議は月に1回。
つまりその集計担当者は、月イチの会議のたびに、
20枚のExcelと向き合っていたわけです。
これ、なかなかの負担だと思いませんか。
本当に困っていたのは「営業」ではなく「集計する人」だった
ここが、今回いちばんのポイントです。
ツール導入の相談って、たいてい「営業を楽にしたい」という文脈で来ると思われがちです。
でも、この会社さんの本当のボトルネックは、集計担当者の作業でした。
営業マン本人は、正直なところExcelに書けていれば、そこまで困っていない。
けれど、その裏で1人の担当者が毎月毎月、手作業で数字を合体させ、目標との差を計算し、会議資料に落とし込んでいた。
ここが、いちばんの重労働だったんです。
なので、今回のゴールは超シンプルでした。
「20枚のExcelを1箇所に集めて、集計を勝手にやってくれる状態にする」
これだけ。
現場の課題って、こういう「一見地味なところ」に埋まっていることが本当に多いです。
AIの会社をやっているからこそ言いますが、まず疑うべきは「誰が、いちばんしんどい手作業をしているか」だと思っています。
なぜ、あえて自動化を盛らなかったのか
ここで、冒頭の話に戻ります。「あえて自動化しなかった」件です。
理由は2つあります。
理由1：納期
今回のプロジェクトは、2.5ヶ月で決まっていました。
この期間でやるべきは、凝った自動化を積むことではありません。
まず、「今のExcel管理を、そっくりそのまま再現できる土台」を、きっちり作りきることです。
ここがグラつくと、後で全部崩れてしまいます。
理由2：定着
そして、こちらが本質です。
どんなに賢い仕組みを作っても、現場が使ってくれなければゼロ点なんですよね。
20人の営業マンに「はい、今日から全部新しいやり方で」と言っても、まず入力してもらえません。
人は、そういうものだと思います。
だから今回は、もともと使っていたExcelの見た目・項目に、できるだけ寄せて作りました。
「見慣れた画面のまま、中身だけ賢くする」 イメージです。
この「変化を感じさせない設計」が、地味ですが、いちばん効きます。
「AIの会社なのに、自動化しないの？」
そう思われるかもしれません。
でも、自動化はいつでも後から足せます。
一方で、一度「使われないツール」という烙印を押されてしまうと、そこからの巻き返しはとても難しい。
順番を、間違えてはいけない。
今回いちばん大事にしたのは、この考え方でした。
ツール選定：JUST.DBを選んだ流れ
今回使ったツールは、ジャストシステムの JUST.DB です。
「なぜこれを選んだのか」という話なんですが、実はこの会社さん、もともと社内で同じジャストシステムの「ユニットベース」という別ツールを使っていました。
ただ、痒いところに手が届かない部分があって、
会社全体でJUST.DBに乗り換える流れがあったんですよね。
その全社移行の波に乗って、「では、営業のExcel管理も、このJUST.DBの上でSFA化してしまおう」となったのが、今回の経緯です。
ツール選定というと、機能比較表を作って点数をつけて
……とやりがちです。
でも現実には、「会社の他部署が、もう使っているから」で決まることも多い。
これは、全然アリだと思っています。
社内に前例があるツールは、それだけで導入・定着のハードルが一気に下がりますから。
地味だけど効いた、現場の工夫3つ
派手さはありませんが、こういう積み重ねが効きます。
実際にやったことを、いくつか紹介します。
① 期日を過ぎた案件を「赤く」する
放置されている案件が、ひと目で分かるようにしました。
色がついているだけで、人はちゃんと反応します。
② ダッシュボードは「既存の報告フォーマット」に合わせた
本当は営業会議に同席して、生の会議の空気からレポートを設計したかったのですが、そこは先方の都合で難しかった。
なので、今まで使っていた報告資料をそのまま見せてもらい、それを再現する形でダッシュボードを組みました。
「見たことのある形」で出てくると、それだけで受け入れられます。
③ アカウントは、あえて1人ずつ分ける
「全員同じアカウントでよくない？」と思うかもしれません。
でも、これはダメなんです。理由は2つ。
誰がいつ何を更新したか、という「履歴」が残る
数字を勝手に書き換える「ごまかし」を防げる
営業数字は、どうしても「盛りたくなる」誘惑があります。
管理者側からすると、「誰が触ったかが残る」のは、とても重要なんですよね。
1人ずつアカウントを分けるのは、そうした「管理の効く状態」をつくるためでもあります。
この事例から持ち帰ってほしいこと
最後に、他の会社さんにも効く「学び」を2つだけ。
その1：既存データの移行は、意外と地雷です
今回、過去のExcelデータは「移行しなくていい」ということだったので、取り込みませんでした。
営業側が持っていたのは会社名と担当者名くらいで、細かい取引履歴は、そもそも無かったからです。
でも、これは会社によって全然違います。
「どこまで過去データを残したいか」で、開発の工数（＝費用）がガラッと変わるんですよね。
だからこそ、要件を詰める段階で「その過去データ、本当に移行が必要ですか？」を、最初に握っておくことが、とても大事です。
ここを曖昧にしたまま進めると、後で「話が違う」になってしまいます。
その2：ツールは「入れる」より「使わせる」が9割
繰り返しになりますが、今回やったことの本質は、超高度なAIでも何でもありません。
「集計担当者の手作業を消す」× 「現場が違和感なく使える形にする」
この2点だけです。
派手な機能を10個積むよりも、
「いちばんしんどい手作業を1個消して、ちゃんと使われる」 ほうが、
会社は圧倒的にラクになります。
ここを外すと、高いお金を払って「誰も使わない立派なツール」ができあがってしまう。
これは、本当によくある話です。
おわりに
というわけで、今回は「AIの会社が、あえて自動化を盛らなかった」話でした。
私たちは、ゴリゴリの自動化ももちろんやります。
でも、「今、この会社に本当に効くのはどこか」を見極めて、時にはあえて引き算する。
ここが、自分たちの強みだと思っています。
営業のExcel管理が、そろそろ限界かもしれない
SFAを入れたいけれど、何をどこまでやればいいか分からない
見積もりが業者によってバラバラで、適正価格が読めない
こういう状態の経営者さんがいらっしゃったら、ぜひ一度ご相談ください。
現場を見て、「盛るところ」と「引くところ」を、正直にお伝えします。
もっと具体的な業務フローの設計方法や、実際の導入ステップについては、ブログの方で詳しくまとめています。
ちなみにブログは、熱量高め・ネタ要素も多めです。
▶ 詳しい解説記事はこちら（はてなブログ）：https://pfs-katakawa.hatenablog.com/
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それでは、また次回の記事で。
