社内資料をAIに覚えさせる！NotebookLMで作る『会社専用アシスタント』

YaroTech｜生成AIの傾奇者

2025年11月5日 20:52

こんにちは！YaroTechです。

「この情報、去年の資料にあったはずなんだけど...」「ChatGPTに聞いても、うちの会社のことは知らないって言われる」。そんな経験、ありませんか？

AIは便利ですが、あなたの会社の資料や最新情報は知りません。でも、Google NotebookLMを使えば、社内資料を読み込ませて「会社専用AIアシスタント」が作れるんです！

しかも：

完全無料（Googleアカウントだけ）
セットアップ3分で完了
PDF、Googleドキュメント、スプレッドシート対応
情報更新も超簡単（月1回5分）

今日は、実務で即使えるNotebookLMの活用術を、情報更新のコツも含めてお届けします！

※見出し画像のプロンプトは一番下におまけで公開中！

🖥️ 実行環境

ツール: Google NotebookLM（無料版）
アクセス: https://notebooklm.google.com
必要なもの: Googleアカウントのみ
対応ファイル:

直接アップロード：PDF、テキスト、Markdown、音声ファイル
Googleドライブ経由：Googleドキュメント、スプレッドシート、スライド
リンクで追加：Webページ、YouTube動画
検証期間: 2025年11月

🎯 この記事で得られること

NotebookLMの基本的な使い方（3分でセットアップ）
社内資料を効率的に管理する方法
情報更新の簡単な手順（月1回5分でOK）
ビジネスで即使える実用例3パターン
共有時のセキュリティ注意点
ChatGPT/Claudeとの使い分け方

📚 NotebookLMって何？

そもそもNotebookLMとは

NotebookLMは、Googleが無料で提供するAIツールです。最大の特徴は、あなたが渡した資料だけを読んで答えること。

ChatGPTやClaudeとの違いを例えるなら：

通常のAI（ChatGPT等）= 本屋さんの店員

たくさんの本を読んで覚えている
でも、あなたの会社の資料は知らない
一般的な質問には答えられる

NotebookLM = あなた専用の図書館司書

あなたが渡した資料「だけ」を読む
その資料の中から正確に答えを探す
新しい資料を渡せば、すぐに対応できる

RAGって何？（専門用語を使わずに説明）

NotebookLMは「RAG（Retrieval-Augmented Generation）」という技術を使っています。難しそうですが、仕組みは簡単：

通常のAI:

質問 → AI（学習済み知識のみ） → 回答
        ↑
     「あなたの資料は知りません...」

NotebookLM（RAG）:

質問 → AI → あなたの資料を検索 → 正確な回答
              ↑
           ここに資料を入れておく
           （どんどん追加・更新できる！）

つまり、AIに「参考書」を渡して、その中から答えを探させるイメージです。

メリット:

正確（資料に書いてあることだけを答える）
最新（資料を更新すれば、AIもすぐ対応）
引用元が分かる（「どこに書いてあるか」も教えてくれる）

🚀 3分でできるセットアップ手順

実際にやってみましょう！本当に3分で完了します。

ステップ1: アクセス（30秒）

https://notebooklm.google.com を開く
Googleアカウントでログイン
「新しいノートブック」をクリック

これだけ！

ステップ2: 資料をアップロード（1分30秒）

「ソースを追加」ボタンをクリック
ファイルをドラッグ&ドロップ

対応ファイル形式:

直接アップロード可能:

PDF（カタログ、マニュアル等）
テキストファイル（.txt）
Markdown（.md）
音声ファイル（.mp3等）

Googleドライブ経由で追加:

Googleドキュメント
Googleスプレッドシート
Googleスライド

リンクで追加:

Webページ（URL）
YouTube動画

ヒント: Word、Excel、PowerPointを使いたい場合：

PDF変換して直接アップロード（おすすめ）
Googleドライブにアップロード → Google形式で開く → NotebookLMに追加

制限:

1ノートブックあたり：最大50ソース
1ソースあたり：最大50万語
ソースサイズ：最大200MB未満

ステップ3: 使ってみる（1分）

下の質問ボックスに質問を入力
Enterキーを押す
資料に基づいた回答が返ってくる

例えば：

質問: 「出張時の交通費の上限はいくらですか？」

回答: 「出張旅費規程第3条によると、新幹線は原則として
      普通車指定席、航空機はエコノミークラスと定められています。
      タクシーは深夜や荷物が多い場合など、やむを得ない場合のみ
      認められます。」
      
      ソース: [経費精算マニュアル.pdf 5ページ]

「どこに書いてあるか」まで教えてくれるのがポイント！

これで完成です。たった3分で「会社専用AIアシスタント」ができました✨

💼 ビジネス実用例3パターン

実際の業務で、どう使えるか？具体例を3つご紹介します。

パターン1: 社内規程・マニュアルアシスタント

こんな時に使える:

経費精算のルールを確認したい
休暇申請の方法を調べたい
新入社員から社内ルールを質問された

セットアップ:

アップロードする資料：
✅ 社内規程（PDF）
✅ 経費精算マニュアル（PDF または Googleドキュメント）
✅ 休暇制度の説明資料（PDF または Googleスライド）
✅ よくある質問集（Googleドキュメント）

実際の使い方:

質問: 「有給休暇の申請は何日前までですか？」

回答: 「就業規則第25条によると、有給休暇の申請は
      原則として取得日の3営業日前までに提出することと
      定められています。
      
      ただし、急病等のやむを得ない事情がある場合は、
      当日の申請も認められます（第25条2項）。」
      
      ソース: [就業規則2024.pdf 18ページ]

時短効果:

従来：規程を探して読む（10分）
NotebookLM：質問するだけ（30秒）
95%削減！

メリット:

新入社員の質問に即答できる
ルール変更時も資料を入れ替えるだけ
「どこに書いてあるか」も明示される

パターン2: プロジェクト資料アシスタント

こんな時に使える:

過去の会議で何を決めたか思い出したい
プロジェクトの進捗状況を確認したい
「あれ、誰が担当だったっけ？」を解消したい

セットアップ:

アップロードする資料：
✅ プロジェクト企画書（PDF または Googleスライド）
✅ 週次会議録（Googleドキュメント × 10週分）
✅ タスク管理表（Googleスプレッドシート）
✅ 最新の進捗報告（PDF）

実際の使い方:

質問: 「前回の会議で保留になった予算の件、どうなりましたか？」

回答: 「10月28日の会議録によると、予算について以下の結論になりました：
      
      【決定事項】
      - 初期費用：承認（200万円）
      - 追加開発費：次回会議で再検討
      
      【担当】
      - 田中さんが詳細見積もりを作成中
      
      11月4日の進捗報告では、田中さんから見積もりが提出され、
      来週の会議で最終決定予定とのことです。」
      
      ソース: [会議録_1028.docx][進捗報告_1104.pdf]

時短効果:

従来：過去の議事録を探す（15分）
NotebookLM：質問するだけ（1分）
93%削減！

メリット:

複数ファイルを横断して検索
時系列での経緯が一目瞭然
「あれ、どこだっけ？」が解消

Day106の「金曜の定時退社を実現！4つのAIを使い分ける実践ワークフロー」でも紹介しましたが、AI活用で業務時間を大幅に短縮できます。

パターン3: 製品・サービス情報アシスタント

こんな時に使える:

営業資料を作成したい
顧客からの問い合わせに答えたい
提案書に使える事例を探したい

セットアップ:

アップロードする資料：
✅ 製品カタログ（PDF）
✅ 技術仕様書（PDF）
✅ よくある質問集（Googleドキュメント）
✅ 価格表（Googleスプレッドシート）
✅ 導入事例集（Googleスライド）

実際の使い方:

質問: 「A社向けの提案で、導入実績がある同業他社の事例を教えて」

回答: 「同業他社の導入事例は以下の通りです：
      
      【B社】（2024年4月導入）
      - 業種：製造業
      - 導入効果：業務時間30%削減
      - 導入期間：2ヶ月
      - 投資回収：8ヶ月
      
      【C社】（2024年8月導入）
      - 業種：製造業
      - 導入効果：エラー率50%削減
      - 導入期間：3ヶ月
      - 投資回収：6ヶ月
      
      詳細は導入事例集の12-15ページをご参照ください。」
      
      ソース: [導入事例集_2024.pptx 12-15ページ]

時短効果:

従来：複数の資料を探して確認（30分）
NotebookLM：質問するだけ（3分）
90%削減！

メリット:

営業準備時間を大幅短縮
正確な情報で提案できる
最新の価格や仕様をすぐ確認

🔄 情報更新の効率的な方法（重要！）

ここが超重要：情報は常に変わります。どうやって最新に保つ？

NotebookLMの最大の強みは、情報更新が超簡単なこと。4つの方法をご紹介します。

方法1: 上書き更新（一番おすすめ！）

手順:

古いファイルを削除（クリック1回）
新しいファイルをアップロード（ドラッグ&ドロップ）
完了！

所要時間: 1分

適用場面:

定期的に更新される資料（価格表、製品カタログ等）
完全に置き換わる資料（社内規程の改訂版等）

メリット:

シンプルで分かりやすい
古い情報が残らない
ファイル数が増えない

例:

【毎月更新する価格表】
11月1日：「価格表_2024年10月版.xlsx」（PDF変換版）を削除
　　　　　「価格表_2024年11月版.xlsx」（PDF変換版）をアップロード
→ 常に最新の価格で回答してくれる

方法2: 追加更新

手順:

新しいファイルをそのまま追加
古いファイルは残しておく

所要時間: 30秒

適用場面:

会議録など時系列で残す資料
履歴を残したい資料（プロジェクト進捗等）

メリット:

過去の経緯も追える
時系列での変化が分かる
「いつ決まったか」も確認できる

例:

【週次会議録】
既存：会議録_1021.docx、会議録_1028.docx
追加：会議録_1104.docx
→ 3週間の流れが全部分かる

方法3: 月次メンテナンス（推奨ルーチン）

ルーチン化の例:

毎月第1月曜日 9:00-9:10（10分）

【やること】
1. 古くなった資料を削除（3分）
2. 最新版をアップロード（5分）
3. テスト質問で確認（2分）

チェックリスト:

□ 価格表は最新版か？
□ 製品仕様は変更ないか？
□ 社内規程は更新されたか？
□ 先月の会議録を追加したか？
□ 不要な古い資料は削除したか？

効果:

常に最新情報で運用できる
月1回10分で完了
年間120分（2時間）のメンテナンスで年中快適

カレンダーに登録しておくのがおすすめです！

方法4: バージョン管理のコツ

情報更新を効率化するには、ファイル命名規則が重要です。

良い命名例:

✅ 価格表_2025年11月版.pdf
✅ 製品カタログ_v2.3_20251105.pdf
✅ 社内規程_改訂版_20251101.pdf
✅ 会議録_20251028.pdf

悪い命名例:

❌ 価格表_最新.pdf（いつの「最新」？）
❌ カタログ.pdf（バージョン不明）
❌ 規程(1).pdf（自動命名のまま）
❌ 議事録-コピー.pdf（何のコピー？）

おすすめ命名規則:

日付フォーマット: `YYYYMMDD`（年月日）

例: 20251105（2025年11月5日）

メリット：
- 並び替えしやすい
- 一目で新旧が分かる
- 世界共通フォーマット

バージョン番号: `v1.0、v1.1、v2.0`

例: 製品カタログ_v2.3.pdf

ルール：
- メジャー更新（大きな変更）：v2.0 → v3.0
- マイナー更新（小さな変更）：v2.0 → v2.1

これで、「どれが最新だっけ？」が完全に解消されます！

🔒 共有時のセキュリティ注意点

NotebookLMは便利ですが、共有する際には注意が必要です。

重要な前提知識

データの取り扱い（公式情報）:

✅ アップロードしたデータはAIの学習には使用されない
⚠️ Googleの人間レビュアーが確認する可能性がある（トラブルシューティング、不正使用対応等）
✅ Googleドライブと同じセキュリティレベル

つまり、NotebookLM自体のセキュリティは問題ありませんが、**「誰と共有するか」**が重要です。

共有時の判断基準

✅ 共有してOKな資料:

製品カタログ（社外にも公開している情報）
営業マニュアル（チーム内共有レベル）
よくある質問集
会議録（一般的な内容）
技術仕様書（公開レベル）

⚠️ 共有に注意が必要な資料:

顧客の個人情報（氏名、住所、電話番号等）
財務諸表の詳細（未公開の財務情報）
未発表の戦略資料（M&A、新規事業等）
人事評価データ（給与、評価等）

判断基準: 「このメンバーに見せても大丈夫か？」

共有の範囲設定

デフォルト: 自分だけ見られる

他の人は見えない
安心して使える

共有設定: 必要に応じて公開可能

特定の同僚に共有
リンクで共有（必要な人だけに）
チーム全体で活用

共有する際のポイント:

1. 誰に見せるか明確にする
2. 閲覧のみ or 編集可能を選ぶ
3. 機密情報が含まれていないか確認
4. 共有相手にも注意喚起

おすすめ:

個人用ノートブック：非公開
チーム用ノートブック：メンバーのみ共有
機密情報：別の方法で管理（Day117のローカルLLM等）

Day117の「ローカルLLMをNPUで高速化！Nexa SDKベンチマーク結果」では、完全オフラインのAI環境も紹介しています。超機密情報はそちらを検討してください。

🤝 ChatGPT/Claudeとの使い分け

NotebookLMは万能ではありません。他のAIとの使い分けが重要です。

NotebookLMが向いているケース

✅ こんな時に使う:

社内資料を参照したい
正確な引用元が必要
特定の資料だけで回答してほしい
情報を定期的に更新したい
「どこに書いてあるか」を知りたい

例:

「経費精算の上限額は？」
→ NotebookLMで社内規程を確認

ChatGPT/Claudeが向いているケース

✅ こんな時に使う:

一般的な知識を聞きたい
文章を書いてほしい
アイデアを出してほしい
コードを書いてほしい
創造的な提案が欲しい

例:

「営業メールの文面を考えて」
→ ChatGPT/Claudeで作成

組み合わせ技（最強！）

両方を使うと、さらに効率的になります。

例: 営業提案書作成

【ステップ1】NotebookLMで情報収集
質問: 「A社向けの提案に使える導入事例と製品仕様を教えて」
→ 正確な社内資料に基づいた情報を取得

【ステップ2】ChatGPT/Claudeで文章作成
質問: 「以下の情報を元に、A社向けの提案書を作成して」
[NotebookLMの回答を貼り付け]
→ 説得力のある文章に仕上げる

効果:

正確性（NotebookLM）
表現力（ChatGPT/Claude）
両方の強みを最大活用！

Day106の「金曜の定時退社を実現！4つのAIを使い分ける実践ワークフロー」でも、複数AIの組み合わせ技を詳しく解説しています。

💡 よくある質問

Q1. 無料で使える制限は？

A. かなり使えます！

無料版の制限:

ノートブック数：最大100個
1ノートブックあたりのソース：最大50個
1ソースあたりの文字数：最大50万語
ソースサイズ：最大200MB未満
1日あたりのチャット：最大50件
1日あたりの音声生成：最大3件

実務での感覚:

100個のノートブックは個人利用なら十分
50ソース/ノートブックで1プロジェクト分カバー可能
無料版で大半の用途は完結

有料版（NotebookLM Plus）:

ノートブック数：最大500個
1ノートブックあたりのソース：最大300個
1日あたりのチャット：最大500件
1日あたりの音声生成：最大20件

Q2. Word/Excel/PowerPointは使えないの？

A. 使えます！ただし工夫が必要です。

方法1: PDF変換（おすすめ）

1. Word/Excel/PowerPoint → PDFに変換
2. PDFを直接アップロード

方法2: Google形式で使う

1. GoogleドライブにWord/Excel/PowerPointをアップロード
2. Googleドキュメント/スプレッドシート/スライドで開く
3. NotebookLMで「Googleドライブ」から選択

どちらがおすすめ？

PDF変換: 簡単、レイアウトも維持
Google形式: 編集しながら使える

Q3. ファイル数が多くなってきたら？

A. ノートブックを分けましょう！

分け方の例:

【ノートブック1】社内規程関連
└ 就業規則、経費精算、休暇制度など（10ファイル）

【ノートブック2】プロジェクトA
└ 企画書、会議録、進捗報告など（20ファイル）

【ノートブック3】製品情報
└ カタログ、仕様書、FAQ、事例集など（15ファイル）

メリット:

検索精度が上がる（関係ない資料が混ざらない）
管理しやすい
不要なノートブックは削除も簡単

目安: 1ノートブックあたり10-30ファイルが使いやすい

Q4. 日本語の資料でも大丈夫？

A. 完璧に対応しています！

日本語対応:

✅ PDFの日本語：完璧に読める
✅ Googleドキュメントの日本語：完璧に読める
✅ Googleスプレッドシートの日本語：表も含めて読める
✅ Googleスライドの日本語：スライドも読める

質問も回答も日本語でOK:

自然な日本語で質問できる
回答も分かりやすい日本語
引用元も日本語のまま表示

英語との混在もOK:

日本語と英語の資料を一緒に入れてもOK
質問は日本語、回答に英語資料の引用も可能

Q5. スマホからも使える？

A. 使えます！専用アプリがあります

専用アプリ（おすすめ）:

✅ iPhone/iPad：App Storeから「NotebookLM」をダウンロード
✅ Android：Google Playから「NotebookLM」をダウンロード
✅ アプリの方が動作が安定していて使いやすい

ブラウザからも使える:

スマホのブラウザで https://notebooklm.google.com を開く
Googleアカウントでログイン
PCと同じように使える

おすすめ用途:

✅ 外出先での情報確認
✅ 会議中のクイック検索
✅ 移動中のチェック

注意点:

ファイルアップロードはPCの方が楽
質問・回答の確認はスマホアプリでもPCと同じように快適
専用アプリを使う方が動作が安定している

Q6. オフラインでも使える？

A. 使えません。インターネット接続必須です。

理由:

クラウドサービスのため
Googleのサーバーで処理

代替案:
オフライン環境で使いたい場合は、Day116-117で紹介したローカルLLMをご検討ください。

関連記事:

Day116: NPU搭載PC活用術！完全オフラインで動くAIアシスタントのLLM選定ガイド

Day117: ローカルLLMをNPUで高速化！Nexa SDKベンチマーク結果

Q7. 複数人で同じノートブックを使える？

A. 使えます！共有機能があります。

共有方法:

ノートブックの設定を開く
「共有」をクリック
メールアドレスを入力して招待

おすすめ用途:

チームで製品情報を共有
プロジェクトメンバーで会議録を共有
部署全体で社内規程を共有

権限設定:

閲覧のみ
編集可能

注意点: 共有する際は、機密情報が含まれていないか確認（前述のセキュリティ参照）

🔗 関連記事

今回の内容に関連する過去記事もぜひご覧ください：

Day106: 金曜の定時退社を実現！4つのAIを使い分ける実践ワークフロー

Day104: 4つのAIでExcel分析対決！同じ依頼で見えた驚きの違いと「幻のデータ200件事件」

Day117: ローカルLLMをNPUで高速化！Nexa SDKベンチマーク結果

📝 まとめ

NotebookLM、こう使う:

無料: Googleアカウントだけで今すぐ使える
簡単: セットアップ3分、使い方も直感的
正確: 資料に基づいた回答、引用元も明示
最新: 月1回10分のメンテナンスで常に最新

ビジネス活用の3大メリット:

時短: 資料探しの時間が95%削減
正確: 「どこに書いてあるか」も分かる
簡単: 情報更新も上書きするだけ

情報更新のコツ（重要！）:

上書き更新：定期更新資料に最適（1分）
追加更新：時系列で残す資料に（30秒）
月次メンテナンス：ルーチン化で快適運用（月10分）
バージョン管理：命名規則で混乱解消

対応ファイル:

直接アップロード：PDF、テキスト、Markdown、音声
Googleドライブ経由：Googleドキュメント、スプレッドシート、スライド
ヒント：Word/Excel/PowerPointはPDF変換で対応

始め方:

まず1つのノートブックを作ってみる
よく使う資料3-5個をアップロード
実際に質問してみる
便利だと実感したら、資料を増やしていく

共有時の注意:

データはAIの学習に使用されない（安心）
Googleドライブと同じセキュリティレベル
共有する際は「誰に見せるか」を明確に

ChatGPTやClaudeと併用することで、さらに業務効率が上がります。それぞれの得意分野を活かして、賢く使い分けましょう！

明日からすぐ使える実践テクニック、ぜひ試してみてください！

🎨 おまけ：見出し画像作成プロンプト

今日の見出し画像のベースはチャッピー（ChatGPT）に下記プロンプトで作成してもらいました！：

詳細なアニメの美意識の画像を作成してください。表情豊かな瞳、なめらかな網掛けセルの色使い、はっきりした線画を使用します。アニメのシーンに典型的な身ぶりと雰囲気で、心情と登場人物の存在を強調してください。

下記条件のnote見出し画像をサイズは横長で作成してください。サイズは必ず横長で作成してください。
## 🎨 見出し画像案

### デザインコンセプト
- **背景**: ビジネスオフィスをイメージした清潔感のあるグラデーション（白→薄い青→青）
- **メインビジュアル**: 
  - 中央に資料（PDF、Word、Excel）のアイコンを円形配置
  - 中心にAIロボットのイラスト（親しみやすいデザイン）
  - 資料からAIへ情報が流れるイメージ（矢印やライン）
- **テキスト要素**: 
  - 上部: 「会社専用アシスタント」（大きく・太字・紺色）
  - 中央: 「NotebookLM活用術」（中サイズ・青色）
  - 下部: 「社内資料をAIに」（小サイズ・グレー）
- **装飾**: 
  - チェックマーク（完了・承認のイメージ）
  - 盾マーク（セキュリティのイメージ）
  - 稲妻マーク（高速のイメージ）

### 作成手順
1. スライドサイズ（1536×1024px）の横長フォーマット
2. 背景に白→薄い青→青のグラデーションを設定
3. 中央にAIロボットのイラストを配置（親しみやすいデザイン）
4. ロボットの周りに資料アイコン（PDF、Word、Excel）を円形配置
5. 資料からロボットへ向かう矢印やラインを描画
6. テキストを3段構成で追加：
   - 上部: 「会社専用アシスタント」（48pt、太字、紺色）
   - 中央: 「NotebookLM活用術」（36pt、青色）
   - 下部: 「社内資料をAIに」（24pt、グレー）
7. チェックマーク、盾マーク、稲妻マークを追加
8. 右下に「YaroTech」のロゴを12ptで控えめに配置
9. 全体のバランスを確認して完成

※ビジネスの信頼感と使いやすさを表現
※情報の流れを視覚化
※セキュリティへの配慮も示唆

#YaroTech #NotebookLM #RAG #AI活用 #業務効率化 #Google #社内資料 #ナレッジマネジメント #情報管理 #ビジネスツール

社内資料をAIに覚えさせる！NotebookLMで作る『会社専用アシスタント』

🖥️ 実行環境

🎯 この記事で得られること

📚 NotebookLMって何？

そもそもNotebookLMとは

RAGって何？（専門用語を使わずに説明）

🚀 3分でできるセットアップ手順

ステップ1: アクセス（30秒）

ステップ2: 資料をアップロード（1分30秒）

ステップ3: 使ってみる（1分）

💼 ビジネス実用例3パターン

パターン1: 社内規程・マニュアルアシスタント

パターン2: プロジェクト資料アシスタント

パターン3: 製品・サービス情報アシスタント

🔄 情報更新の効率的な方法（重要！）

方法1: 上書き更新（一番おすすめ！）

方法2: 追加更新

方法3: 月次メンテナンス（推奨ルーチン）

方法4: バージョン管理のコツ

🔒 共有時のセキュリティ注意点

重要な前提知識

共有時の判断基準

共有の範囲設定

🤝 ChatGPT/Claudeとの使い分け

NotebookLMが向いているケース

ChatGPT/Claudeが向いているケース

組み合わせ技（最強！）

💡 よくある質問

Q1. 無料で使える制限は？

Q2. Word/Excel/PowerPointは使えないの？

Q3. ファイル数が多くなってきたら？

Q4. 日本語の資料でも大丈夫？

Q5. スマホからも使える？

Q6. オフラインでも使える？

Q7. 複数人で同じノートブックを使える？

🔗 関連記事

📝 まとめ

🎨 おまけ：見出し画像作成プロンプト

あなたへのおすすめ