思い出すコストを念頭において仕事をする重要性について

⓪はじめに

組織が大きくなるほど
なぜか物事が「決まらなくなる」。
会議で話し合ったはずなのに、結局どうするか宙ぶらりん。
に確認を投げたまま、返事が来ずに数週間が経過。
気づいたら、誰もその案件のことを覚えていない。

「決まらない」「進まない」「忘れ去られる」

この3つが組織に蔓延し始めたら、かなり危険なサインだ。

①承認滞留が起きるとどうなるか？

わたし自身、数百名規模の組織を率いる中で
この「意思決定の滞留」という問題には何度もぶつかってきた。

正直に言う。

過去、わたし自身が「滞留のボトルネック」になっていた時期がある。
現場から上がってくる相談や承認依頼。
一つひとつに丁寧に向き合おうとするあまり
気づけば自分の手元に案件が山積み。
返事を待っている社員からすれば
「いつ決まるんですか？」という状態が続く。

その結果、何が起きたか。

優秀なメンバーほど、ストレスを抱えていた。
「なんで決まらないんですか」
「もう自分で決めていいですか」
そういう声が、直接ではなく間接的に聞こえてくるようになった。

優秀な社員ほど、上司やBOSSに求める水準が高い。
「この人についていけば大丈夫」と
思えなくなった瞬間、心は離れていく。

意思決定の滞留は社員のモチベーションと信頼を
静かに、しかし確実に蝕んでいく。

②個別対応をやめるという選択肢

では、どうすればいいのか。
わたしがたどり着いた答えは「個別対応をやめる」ということだった。
誤解しないでほしい。 社員の声を無視しろ、という話ではない。
「相談が来たら、その都度、逐一反応する」
というスタイルを意図的にやめたのだ。

代わりに導入したのが
「関所型」の意思決定リズム。
判断が必要な案件を「貯める」
そして、定期的に「一気に決める」
週に1回、あるいは隔週でもいい。
判断事項を集約し、まとめて意思決定を行う「関所」を設ける。

これだけで、驚くほど滞留が減った。

なぜか。

個別相談に逐一反応するスタイルは、一見すると丁寧に見える。
でも実態は違う。 対応する側は、常にマインドを取られ続ける。 気づけば、事業を前に進める仕事ではなく、「相談対応」で1日が終わっている。

そして、相談する側も「いつ返事が来るか分からない」
という不確実性の中で待ち続けることになる。

「関所」を設けると、この構造が変わる。

相談する側は「次の水曜に決まる」と分かっている。
だから、それまでに必要な情報を揃えて、まとめて提出してくる。
対応する側も、決断モードに集中できる時間が確保される。

結果、判断の質もスピードも上がる。

③思い出しコストには注意

もう一つ、決定的に大事な考え方がある。
「先送りは『未決定』ではなく『リスク』である」ということ。

「ちょっと今は判断できないから、保留で」
「もう少し情報が揃ってから」
「なんとなく、後で考えよう」

これ、全部アウト。

なぜなら、保留にした瞬間、その案件は「誰の責任でもない状態」になるからだ。 そして、高確率で忘れ去られる。
思い出した頃には、手遅れになっていることも少なくない。

だから、わたしは「なんとなく保留」を禁止している。
それだけじゃない。
何より思い出すのにはコストがかかる。
またゼロから誰かに聞かなければならなくなる
チャットや動画のログからファイルを探して思い出す

わたしはこれを
【思い出しコスト】と呼んでいます

・後で考えるリスクを減らすために

現代はオンライン時代になり沢山の人数で会議する事も増えていると思います。特に発言しない「何となく参加者」が山ほどいるような状態が増えているでしょう。

そのような会議は生産性が低く、ある人は別の仕事をしていたり、ある人はSNSを見ていたり、さすがに無いと思いますがある人は寝ていたり？ということが起きている現場も少なくないはずです。

仕事が遅い人は「後でじっくり考える」ことが前提で打合せをしている。
後でじっくり考える習慣を変えていきましょう。
その場で深く考える方が進みます。

たとえば、こんな感じです↓↓

また、仕事が遅い人は、打合せ直後に実業務に着手しないので
いざやろうとしたときに「思い出す」のに時間がかかる。
記憶も不鮮明なので仕事の精度が低くなる。

一方、仕事が速い人は
打合せが終わった直後に実務に着手する前提で打合せをしている。

仕事が遅い元凶は「後でじっくり考えよう」という「思考アルゴリズム」だ。この「考え方のクセ」を、今この時点で、あなたの人生から撲滅することが大切だ。そのためにまず「アウトプットをイメージしながら打合せをする」ことから始めよう。わからないことはその場で質問し確認する。

Ａ、Ｂのどちらが正しいか確認する。
打合せは「この後すぐ、何をどうすべきか」が明確な状態で終える。
それが明確にならないうちは、絶対に打合せを終えない。

外部との交渉も同じだ。
「断わられました。どう対応するかこれから考えます」ではなく、交渉中に相手に断られたら、「次回、どうすれば交渉が成立するか」を考えつつ、
相手に「懸念点は何でしょう？」「たとえばこういう条件ならＯＫですか？」などを聞きながら確認していく。

商談を終える頃には「次にはこういう条件で提案をすれば成立する」ということがわかった状態に持っていく。

仕事が速い人は、相手とすり合わせながら確実に成果を出しているものだ。

「打合せ＝相手から一方的に情報をもらう」ではなく、
「打合せ＝相手とのすり合わせ」であると覚えておこう。

【後でじっくり考えない】ことをおすすめする。
思い出すコスト、後で考えようコストを極力無くしていきましょう。