病院の事務職がAI（Opus 5.5）を使い倒す7つの方法――朝の確認・転記・議事録・監査準備まで

はじめに：結論から

病院の事務の仕事は、「調べる・写す・まとめる・照らし合わせる」の4つがほとんどです。この4つは、いまのAI（Claude の Opus 5.5）がいちばん得意な作業です。

結論はシンプルです。

• AIには「下ごしらえ」を任せる

• 人は「確認」と「決めること」に集中する

この記事では、医療機関の事務職が明日から試せる使い方を7つ紹介します。最後に、いちばん大事な「患者さんの情報を扱うときの注意」も書きます。

※記事中の時間の削減効果は目安です。職場の規模や使い方で変わります。

① 朝の自動報告（夜のうちに下調べ）

やり方

• 毎朝7時に自動で動くよう、AIに「定期タスク」を設定しておきます。

• AIがメール・カレンダー・厚労省や厚生局の新着情報を読みます。

• 「今日やること3つ」を1枚にまとめて届けてくれます。

効果

• 毎朝の確認作業（約30分）が、ほぼゼロになります。

• 出勤したら、1枚を読んで「どれからやるか」を決めるだけです。

コツ：「当院に関係あるものだけ」「期限が近い順に」と条件をはっきり書くと、ムダな報告が減ります。

② 紙・FAXを写真1枚でデータ化

やり方

• 手書きの申込書、FAXの紹介状、請求書などをスマホで撮ってAIに渡します。

• AIが読み取って、Excelの表にしてくれます。

• 「1件＝1行」の形で並べてもらうのがポイントです。

なぜ「1件＝1行」なのか

• 月別・部署別などの横長の表にしてしまうと、あとで集計しにくくなります。

• 縦に1件ずつ積んでおけば、そのまま並べ替え・集計に使えます。

効果

• 手で写す時間と、写しまちがい（転記ミス）が減ります。

注意：読み取り結果は、最初のうちは必ず原本と見比べてください。とくに数字・日付・名前は要チェックです。

③ 会議の記録から職員通知までを一気に作る

やり方

• 会議メモ（録音は院内で文字にしたもの）をAIに渡します。

• 次の4つを一続きで作ってもらいます。

• 議事録 →「誰が・何を・いつまでに」の一覧 → カレンダーへの予定登録 → 職員向けの通知文

効果

• 会議のあとの事務作業が、半日から30分程度になります。

• 「決まったのに誰も動いていない」がなくなります。

コツ：録音には患者さんの名前や職員の処遇が出てくることがあります。文字起こしは院内のパソコンで行い、外のサービスに録音をそのまま送らないのが安全です。

④ 適時調査の「模擬監査」

やり方

• 施設基準の届出書類・勤務表・研修記録をAIに読ませます。

• 告示・通知に書かれた要件と、1項目ずつ照らし合わせてもらいます。

• 「足りない書類」「要件を満たさない月」を一覧で出してもらいます。

効果

• 適時調査（厚生局が病院の届出どおりに運営されているか確かめる調査）で指摘を受け、診療報酬を返す「返還」を防ぐ助けになります。

• 新しくお金を増やすのではなく、「いまの単価を守る」使い方です。

注意：AIの判定は「下書き」です。最後は告示・通知の原文で人が確認します。AIには「根拠の告示番号・通知番号を必ず書いて」と頼むと、確認がラクになります。

⑤ 分身を5人同時に走らせる調査

やり方

• 「近隣5病院の施設基準を比較して」と頼みます。

• AIが調査役を何人も同時に動かし、それぞれが1病院ずつ調べます。

• 最後に1枚の比較表にまとめてくれます。

効果

• 人が数日かける調査が、1時間程度で終わります。

• 「よそは取っているのに、うちは取っていない加算」が見つかります。これは単価アップにつながります。

コツ：施設基準の届出状況は、各地方厚生局のホームページで公開されています。「どこの情報を見たか」も表に書いてもらうと、あとで確かめられます。

⑥ 算定の相談窓口をつくる

やり方

• 院内にたまっている「疑義解釈（厚労省が出す算定ルールのQ&A）」「返戻・査定のメモ」「過去の問い合わせ記録」を、1か所にまとめておきます。

• AIに「この算定はできる？」「この2つは同時に取れる？」と聞くと、たまった記録を探して、根拠付きで答えてくれます。

効果

• 「あの件、前にどうしたっけ？」と過去の書類を探す時間が減ります。

• ベテランの頭の中にしかなかった知識が、誰でも使える形で残ります。

注意：記録だけでは言い切れないものは「確認が必要」と答えるよう、最初に指示しておきます。まちがった算定は、あとで返還につながるからです。

⑦ 月次の数字レポートを自動で作る

やり方

• 会計ソフトから出した数字（CSV）や、外来の日計表をAIに渡します。

• 「売上・材料などの変動費・人件費などの固定費・利益」に分けたレポートと図を作ってもらいます。

おすすめの見方

• 病院の利益は、次の式で考えるとわかりやすくなります。→ 売上 ＝ 変動費 ＋ 固定費 ＋ 利益

• 利益を増やす手は「単価を上げる」「変動費を下げる」「患者数を増やす」「固定費を見直す」の組み合わせです。

• 毎月同じ形で出せば、「どこが良くて、どこが悪いか」が一目でわかります。

効果

• 毎月の集計・グラフ作りの手間がなくなり、「数字を見て考える時間」が増えます。

いちばん大事なこと：患者さんの情報を扱うときの注意

AIはとても便利ですが、病院の情報には患者さんの個人情報が含まれます。次の4つは必ず守ってください。

1. 院内ルールを先に決める
何をAIに渡してよいか、何はダメかを、院内で決めてから使います。

2. 国のガイドラインを確認する
厚生労働省「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン」（第6.0版）や、個人情報保護委員会・厚労省の医療・介護向けガイダンスを確認します。

3. 契約と設定を確認する
入力したデータがAIの学習に使われない設定か、どこに保存されるか、を確認します。

4. 名前などは消してから渡す
集計や文章づくりだけなら、患者さんの名前・生年月日などを消した（または記号に置きかえた）データで十分なことが多いです。

まとめ

• AIには「調べる・写す・まとめる・照らし合わせる」の下ごしらえを任せます。

• 人は「確認」と「決めること」に時間を使います。

• 患者さんの情報は、院内ルールとガイドラインを守って扱います。

まずは①の「朝の自動報告」か、②の「写真1枚でデータ化」から試してみてください。いちばん効果が見えやすく、失敗しても困らない使い方です。
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