AIに「病院の事務チーム」を組ませてみた──Claude Coworkの具体的な使い方と、これからの可能性
病院で管理の仕事をしている者です。この1年ほど、AIの「Claude（クロード）」を仕事に使っています。最近はパソコンの作業をまとめて任せられる「Claude Cowork（コワーク）」という形で、最新モデルのOpus 5.5を使っています。
この記事では、何と何をつなぐと、何ができあがって、どれくらいラクになったのかを、できるだけ具体的に書きます。病院名や地域がわかる話は省きますが、使い方はそのまま真似できるように書くつもりです。
先に結論を書きます。
AIは「なんでも答えてくれる先生」ではなく、「下書きまで作ってくれる事務チーム」として使うと効果が大きいです。
効くのは、メール・カレンダー・メモ・表計算を「つなぐ」ところです。
ただし、送信・削除・上書きは必ず人間が押す。ここだけは譲りません。
そもそもClaude Coworkとは
ふつうのAIチャットは「質問して、答えをもらう」だけです。Coworkは、そこから一歩進んで、AIが実際にファイルを作ったり、アプリをまたいで作業したりできます。
たとえば「このメールの予定をカレンダーに入れて」と頼むと、メールを読み、日時を拾い、カレンダーに登録するところまでやってくれます。さらに「毎週月曜の朝にこれをやって」と決めておくと、自動で定期的に動いてくれます。
私が今つないでいるのは、主に次のものです。
Gmail（メール）
Googleカレンダー（予定）
Evernote（通知・疑義解釈・議事録などのメモの蓄積）
Obsidian（AIへのルールや資料をためるノートアプリ。パソコン内の保管フォルダ）
Webの公的情報（法令・厚生労働省の通知など）
使い方① 月曜の朝に届く「見張り番」レポート
病院の事務で地味に大変なのが、制度の変更を見落とさないことです。法令の改正、厚生労働省の通知や疑義解釈、地方厚生局のお知らせ、補助金の公募……。毎週チェックしようとすると、それだけで半日つぶれることもあります。
そこで、AIに「見張り番」をお願いしています。
つないでいるもの：Webの公的情報 ＋ 自院が届け出ている施設基準の一覧（1行に1項目で整理した表）＋ Evernote ＋ カレンダー
できあがるもの：毎週月曜の朝、「先週出た新着のうち、うちに関係あるもの」の一覧
判定は3段階：🔴影響あり（届け出ている項目の要件が変わった等）／🟡検討の価値あり（まだ届け出ていないが対象になりそう）／⚪影響なし（件数だけ）
期限があるものは、カレンダーにも自動で入ります。影響がない週は、1行で終わります。
効率化の目安：以前は週に1〜2時間かけていた確認が、月曜朝に届く一覧を10分ほど読むだけになりました（私の体感です）。何より「見落としていないか」という不安が減ったのが大きいです。
使い方② メールの予定を、カレンダーへ自動登録
会議の案内、研修の日程、業者さんの訪問予定。メールで届く予定は、1件ずつカレンダーに写すのが意外と手間です。
つないでいるもの：Gmail ＋ Googleカレンダー
できあがるもの：平日の朝7時に、新しく届いたメールから予定を拾ってカレンダーに登録
工夫：日時があいまいなものは勝手に登録せず「要確認」として報告。登録済みのメールには印（ラベル）を付けて、二重登録を防ぐ
自分が直接対応する予定と、共有だけの予定で、入れるカレンダーを分けるルールも覚えさせています。
効率化の目安：1件2〜3分の転記が、ほぼゼロになりました。件数が多い月ほど効きます。
使い方③ 「ルールを書いたノート」を、AIに毎回読ませる
AIに仕事を頼むとき、意外と手間なのが「前提の説明」です。「結論から書いて」「法令は公式サイトで確かめて」「メールは送らずに下書きで止めて」……。これを毎回言うのは大変ですし、言い忘れると、ちぐはぐな答えが返ってきます。
そこで、ルールをノートに書いておき、AIが仕事の前に自分で読みにいく仕組みにしました。ノートには「Obsidian（オブシディアン）」という、パソコンの中に文章をためていくメモアプリを使っています。
つないでいるもの：Obsidianの保管フォルダ ＋ Claude
ノートに置いているもの：①運用ルール（文体、結論から書く、法令は公式サイトで確認、送信・削除の前は止まる、など）／②目次（どの仕事のときに、どのノートを読めばよいかの案内板）／③いま優先すること（進行中の案件と、次にやること）
できあがるもの：説明し直さなくても、毎回同じ考え方・同じ体裁で仕事が返ってくる状態
このルールは「育てる」ものだと考えています。
同じ注意を2回したら、ルールに1行足す
同じ手順を3回頼んだら、「型（スキル）」にしてしまう
月に1回、古くなったルールを見直して、不要なものを消す（消すのは人が確認してから）
ノートの変更は自動で記録が残るようにしているので、「いつ、何を変えたか」もあとから追えます。
効率化の目安：依頼のたびに前提を説明する数分がほぼなくなりました。それ以上に、「言った・言わない」による手戻りが減ったのが大きいです。
使い方④ 会議メモから、議事録・やること一覧・職員向けのお知らせまで
委員会や会議のあと、箇条書きのメモを渡すと、次の流れで一気に進みます。
メモを正式な議事録の形に整える
決まったことから「誰が・どこで・何を・いつまでに」の一覧を作る
期限をカレンダーに登録する
必要なら職員向けのお知らせ文の下書きを作る
Evernoteに保存する
議事録やお知らせ文の「型」は、あらかじめAIに覚えさせています（Claudeでは「スキル」と呼ばれる仕組みです）。毎回同じ体裁でできあがるので、読む側も迷いません。
なお、会議の録音には患者さんや職員の個人的な話が含まれることがあります。録音を外部の文字起こしサービスに送らない、というルールを決めています。
効率化の目安：議事録1本あたり1〜2時間かかっていたものが、確認と手直しで20〜30分ほどになりました。
使い方⑤ 数字を「1行1データ」でためて、経営の見える化
外来の日計表や入院の数など、病院には毎日数字が生まれます。ところが、よくある「月×項目」の大きな表のままだと、あとから分析しにくいのが悩みでした。
つないでいるもの：Excelの日計表 ＋ 保管フォルダ ＋ AIが作る小さなプログラム
できあがるもの：「1日1件を1行」で縦にたまるデータベースと、それを読んで自動で更新される経営ダッシュボード（稼働率や外来数の推移がひと目でわかる画面）、月次の利益構造レポート
効率化の目安：月末に数字を集めて表を作り直す作業がなくなり、「数字を見て考える時間」に回せるようになりました。
使い方⑥ 「この算定、できる？」の相談窓口
診療報酬のルールは細かく、「この加算とこの加算は一緒に取れるか」といった質問が日常的に出てきます。
つないでいるもの：Evernoteにためた疑義解釈・Q&A・算定メモ ＋ 法令の公式サイト（e-Gov）
できあがるもの：根拠となる通知や条文の番号つきの回答
ルール：メモだけでは言い切れないものは「確認が必要」と返し、どこで確認すべきかを示す
最後の判断は人間がします。それでも、調べる入口が一瞬で見つかるだけで、ずいぶん違います。
うまく使うための「3つの約束」
便利さの裏で、私が必ず守っていることがあります。
取り消せない操作は人が押す：メール送信・削除・上書きの直前で、AIは必ず止まります。下書き・カレンダー登録・新しいメモ作成は任せます。
患者さんの情報は入れない：AIに渡すのは、制度・予定・集計値などです。個人が特定できる情報は扱いません。
法令の最終確認は一次情報で：AIの答えは「調べる入口」。条文は公式サイトで、人の目で確かめます。
これから広げられそうなこと
今はまだ「事務の下ごしらえ」が中心ですが、次のようなことにも広げられそうだと感じています。
施設基準の定期報告の下書き：毎年決まった時期に出す報告を、たまったデータから自動で下書き
経営会議の資料づくり：毎月の数字から、グラフと説明文までをひとまとめに
医療DXへの備え：国は電子カルテの普及や、医療機関どうしの情報共有を進めています。院内の情報を「1行1データ」で整えておくことは、その準備にもなります
地域の医療計画への対応：国が求める報告や、地域の中での役割の検討に使う資料づくり
人材育成・採用：新人向けマニュアルや、求人文の下書き
現場の記録の負担軽減：個人情報の扱いのルールと仕組みが整えば、将来は多職種の書類づくりの支えにもなるはずです
おわりに
AIを入れて一番変わったのは、「作業する時間」が減ったことよりも、「考える時間」が増えたことです。
いきなり全部を任せる必要はありません。まずは「メールの予定をカレンダーへ」のような小さな1つから始めて、うまくいったら次の1つを足す。そのくらいの進め方が、病院にはちょうどいいと感じています。
同じように忙しい医療現場の方の、ちょっとしたヒントになればうれしいです。
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