営業のAI活用は3場面から｜NotebookLMとメール｜燃焼設備営業
AIを営業の仕事に使いたいけれど、何から任せればいいか分からない。 私も最初は同じでした。 いまは会議の録画、資料の要点づかみ、メールのたたき台の3つを、AIに任せています。 読み終えるころには、自分の仕事のどこからAIに任せるか、1つ決まっているはずです。
AIに任せるのはゼロから作る作業の3場面
一言でいうと、白紙から作る作業をAIに渡しています。
私は燃焼設備メーカーで、ボイラー向けの設備を扱う営業職です。日々の仕事は、会議、資料、メールの繰り返し。
会社としてAIは導入していないため、使っているのは個人の無料の範囲。
AIを入れたのは、次の3場面です。
オンライン会議の録画から、文字起こしと要約をつくる
資料を読み込ませて、要点や製品の違いを出してもらう
書き出しに迷うメールの、たたき台をつくる
どの場面でも、AIが作るのは下書きまで。仕上げと判断は、自分の仕事として残します。
AIに任せる範囲を「下書きまで」と決めておくと、使い方に迷わないはずです。
会議の録画は文字起こしと要約まで任せる
一言でいうと、会議のあとの「まとめる作業」をNotebookLMに預けています。
NotebookLMとは、Googleが提供するAIノートツールのことです。読み込ませた資料をもとに、要約や質問への回答を返してくれます。
私はオンライン会議を録画して、文字起こしと要約をつくっています。できた要約は、資料づくりの材料になりました。
流れは4つです。
会議の録画（録音）データをNotebookLMに読み込ませる
チャット欄に「議事録を作って」と伝える
「決まったことと、今後やることを分けて」と追加で頼む
出てきた文章を読み、おかしな表現や抜けを自分で直す
ゼロから書くのと比べると、整えるだけの作業はぐっと軽くなります。3番目の追加のひと言が、仕上がりを希望の形に近づけるコツでした。
音声の質にも気を配っています。周りが騒がしいと、聞き取りの精度が落ちる印象があるからです。録るときは、静かな環境を選ぶと安心ですよね。
NotebookLMも個人アカウントです。ただ、他のチャット型AIとは違い、入れた情報が外には出ません。そのため、会議の録画データはNotebookLMで議事録にしています。会社にAIツールの利用ルールがあるなら、ルールが最優先。
資料はAIに読ませて要点と違いを出す
一言でいうと、長い資料は、読む前にAIで全体像をつかむのが私の流れです。
自分の勉強資料は、NotebookLMに入れてまとめています。見返すときは、元の資料ではなくまとめから開きます。
頼み方は、短い一文で足りました。使っているのは、次の3つです。
「この資料を3行で要約して」
「この資料の重要なポイントだけ、箇条書きで教えて」
「この資料を読んで、自分が対応しないといけないことを教えて」
1つ目は全体像、2つ目は要点の抜き出し、3つ目は自分の宿題をつかむ頼み方です。
全部読む前に要点がつかめるため、資料を開くハードルが下がりました。大事な部分を見落とす不安も、小さくなったと感じます。
仕様違いの製品があるときは、資料を添付してAIに頼みます。「どこが違うのか」と聞くだけで、違いを洗い出してくれました。違いが分かれば、確認すべき点が絞れます。
NotebookLMと普通のチャットAIは何が違うのか
一言でいうと、読み込んだ資料の範囲内で答える点です。
チャット型のAIは、資料にない内容を交えて答えることもあります。NotebookLMは、読み込んだ資料（ソース）の範囲で回答する仕組みです。内容が資料から外れにくいため、要約に向いています。
メールは難しい内容ほどたたき台をAIに
一言でいうと、書き出しに迷うメールは、AIに下書きを作ってもらいます。
現職の日常業務で、いちばん多いのはメールです。中身は提案よりも、社内の関係各所や顧客との調整が中心になります。
調整が中心という仕事の実態は、別の記事に書きました。転職前の人に向けた内容で、この記事ではAIの話に絞るため、詳しくは次の記事にまとめています。
作成が難しい内容でも、AIに頼むとたたき台が出てきます。ゼロから書き始めずに、直す作業から入れるのが大きな違いです。
頼み方は簡単で、届いたメールの本文を貼り、返信したい内容を伝えます。「下のメールに返信する文章を作って」と添えれば、動き出してくれます。
ただし、AIは届いたメールに書かれていない事情までは分かりません。事実関係は、自分で確かめてから送ります。
下書きの速さはAIに任せられても、内容の正しさを決めるのは送る本人です。
数字と契約条件は元の資料で確認する
一言でいうと、数字と契約条件は、AIの要約だけでは判断しません。
私は、数字や契約条件が出てきたら、必ず元の資料を開いて確認します。
営業の資料には、金額、納期、仕様の数値が並びます。1か所でも違えば、見積書や顧客への説明に響くからです。要約は便利でも、読み間違いが起きる可能性はゼロとは限りません。
AIの役割は、全体像をつかむところまで。確定は、元の資料を見て自分で行います。
AIの要約は入口にすぎず、数字の確定は元の資料に戻って行うものです。
AIに貼る情報は先に分けておく
一言でいうと、貼ってよいものと貼らないものを、先に分けておきます。
チャット型のAIに対して、私が決めている「入れないもの」は、次の3つです。
個人情報（氏名、メールアドレス、電話番号、住所）
会社の数字や機密事項（売上、原価、見積金額、社外に出していない資料）
顧客の情報（取引先の社名、担当者名、やり取りの内容、契約に関すること）
メールの文面を貼るときは、貼る前に言葉を置き換えます。人の名前は「担当者」、会社名は「A社」、金額は「○円」といった具合です。
置き換えても内容が特定されそうなら、貼りません。迷ったときも、入れない側に倒します。
個人の無料アカウントで、ここまで慎重に分けるのには理由があります。会社が法人アカウントを導入すれば、セキュリティが担保されるため、個人アカウントでは入力できない内容も扱えるようになるからです。
導入前の今は、無料の範囲で入れてよいものだけを入れる。この線引きを、私は守っています。使うAIツールによって入力内容の扱いは違うので、利用規約や設定も自分で確かめておくと安心です。
今日の一歩は返信に迷う1通を試す
いちばん小さく始めるなら、メールです。
今日届いたメールのうち、返信に迷う1通を選びましょう。名前と金額を「担当者」「○円」に置き換えて、AIに貼ります。
たたき台が出たら、事実関係を自分で確かめて、言葉を整えます。書き出しの白紙がなくなるだけでも、メールの負担は軽くなるはずです。
