数年先に延びた案件の営業へ｜復活時に困らない情報の残し方｜燃焼設備営業
数年先に延ばしたい。顧客から、そう伝えられました。 案件が止まったとき、何を残しておけばいいのか。 まとめた議事録を見返すと、やりとりの一部が抜けていました。 読み終えると、止まった案件に何を残し、復活時に何を確認するかが分かります。
見送りではなく、延期だった
一言でいうと、断られたのではなく、時期が延びたものでした。
案件は、ボイラーの燃焼設備です。 延期の連絡は、顧客からありませんでした。 延期と分かったのは、電話で確認したときです。 顧客の事業の優先順位の都合で、2〜3年先に送りたい、とのことでした。
追っていた期間は、2か月。 顧客からは、元々、期限より遅くなるなら今回は見送ると聞いていました。 そのため、期限の日まで、状況を確認していました。
分かったときの気持ちは、「残念だけど、しょうがない」。 顧客の事業の判断は、私が動かせるものではありません。
延期は終わりではなく、止まった状態です。止まっている間に何を残すかで、再開のしやすさが変わります。
上司と同僚に伝え、顧客には短く返した
延期と分かって、最初に上司と同僚へ伝えました。 上司と同僚の反応も、私と同じ「残念だけど、しょうがない」でした。
顧客には、短く返しました。 「また何か動きがあれば連絡下さい」と伝えました。
燃焼設備は、基本的にすべてが顧客の仕様に合わせた設備です。 決める要素は、燃料の種類、熱量や蒸気量、配管のレイアウト、燃焼の種類。 決めることが多い案件だけに、延期の事実は、社内で先に共有しておきます。
一番大変だったのは仕様決定と見積書
延期になるまでで、一番大変だったのは、仕様を詰めて、仕様を決め、見積書を出すところです。
仕様の確認では、配管の寸法、炉内の寸法、配置図などを見ます。 燃焼運用方法も、確認する項目の1つ。 燃料が複数あるときの運用方法と、燃焼に必要な空気量をどう設定するか、を指します。
打ち合わせの前に、何を整理するか。 特注の燃焼設備で聞く項目は、別の記事にまとめています。
延期が決まったら議事録と図面にまとめる
仕様を詰める作業は、延期で止まります。 止まった時点で、案件の情報をまとめます。 数年先に話が戻ってきたとき、過去の話が分かる状態にしておくのが目的です。
私のやり方は、次の順番です。
議事録にまとめる
議事録の内容を、仕様の確認のうえ、図面に反映する
見積もりが必要なら、見積書を提出する
やりとりは、あとで経緯が分かるようにまとめています。 途中で見返したとき、一部が抜けていることに気づきました。 数年先に見返す日を考えると、抜けは小さくない問題です。
図面は、案件ごとのファイルに入れています。 図面のファイル名は、何の図面か、図面番号で管理しています。 案件のファイルの中で、何の図面かが分かるようにするためです。
復活したら、仕様と価格を確認し直す
数年後に案件が復活したとき、顧客には仕様の確認をします。
変更がなければ、使用する機器のメーカーの仕様も確認。 そのうえで、見積もりを取り直して、見積書を作成します。
変更があれば、あらためて仕様の打ち合わせ。 決まった仕様で、見積書を提出する流れです。
どちらの場合も、見積書は出し直しです。
復活したら、まず顧客に仕様を確認します。変更の有無で、そのあとの流れが変わります。
数年がかりの案件で価格が動き、説明に苦労した話は、別の記事に書きました。
正直に書くと、延期になった案件が再開したことは、まだありません。 この進め方が合っているかどうかは、数年後に分かることです。
顧客への定期連絡は、していない
次に連絡を取る時期は、決めていません。 定期的な連絡も、していません。
顧客との間では、その案件だけでなく、色々な案件が動いています。 そのため、案件ごとにやりとりをしています。
試運転では、ノズルの仕様が変わった
数年がかりの案件で、もう1つ押さえていることがあります。 据付と試運転調整の段階で、追加が発生することです。
受注のときには、製品の費用、運送、据付、試運転までの一連の費用を入れています。 ただ、試運転でしか分からないことがあります。
追加が必要になった例は、燃焼を噴射するノズルです。 試運転の際の調整で、ノズルの穴の仕様が変更になりました。 見積もりの段階では、防げません。
仕様変更が決まったあと、私が社内でやったのは、見積もりの追加です。 顧客への説明は、現場の作業者が行いました。 内容は、社内の技術からの連絡で把握しています。
商社時代の私は、基本的に商品を販売する立場でした。 据付などの作業が発生するときの説明は、メーカーの役目。 機械の内部構造のように、メーカーでしか答えられないことも、メーカーが答えていました。
今は、燃焼設備のメーカーの立場。 試運転の結果は、自社の側から顧客に説明します。
今日は止まっている案件を1件選ぶ
手元に、止まっている案件や、数年がかりで進んでいる案件はありませんか。 ある場合は、1件選んで、次の3つを見てみませんか。
やりとりのまとめに、抜けがないか
復活したときに確認する点（使用する機器のメーカーの仕様）を、1行で書けるか
見積もりを取り直して、見積書を出し直す前提になっているか
全部を一度にやる必要はありません。 1つ確認できれば、十分です。
