[Asana]Zoom PhoneボイスメールをAsanaで一元管理してみる

こんにちは～

はじめに

弊社では業務管理ツールとしてAsanaを利用しており、日々の様々な業務をタスクとして管理しています。

今回は、このAsanaとZoom Phoneを連携し、不在時に残されたボイスメールをAsanaタスクとして自動的に起票し、さらにAsana AIを使って内容の整理とネクストアクションの洗い出しまで行うワークフローを試してみます。

これにより、ボイスメールが溜まってしまい対応漏れが発生することを防ぎつつ、短時間での内容把握、対応すべき事項の整理が可能になります。

実際にやってみた

早速やっていきます

Zoom PhoneのボイスメールからAsanaタスクを作成する

まずはZoom PhoneのボイスメールからAsanaタスクを作成してみます。
ただ残念ながらZoom PhoneとAsanaを接続して直接タスクを作成するといったことは現状の仕様として行えません。

そのため今回は以下のフローでAsanaタスクを作成してみます

Zoom Phoneの仕様として、ボイスメールが保存された際にメール通知を行うことが可能です。Power Automateを利用して、そのメールを受信したことをトリガーとしてAsanaタスクを作成するようにします。

というわけで早速設定を行っていきます。
まずはZoom側の設定から。

対象のZoom Phoneユーザーにて以下のポリシー設定を有効にします

こうしておくことでボイスメールが保存された際、以下のようにメールでの通知が行われます。

次にPower Automate側の設定。
といってもこちらは単純で、以下のようにOutlookでメールを受信したことをトリガーにAsanaタスクを作成するようにフローを設定します。

OutlookやAsanaのカードについては以下のように設定を入れておきます

これで先ほどのフロー画像の設定はできました。
後は実際にボイスメールを残してみて、Asanaタスクが作成されるか確認してみます。

先ほどZoomから送信されてきたボイスメールに関しての通知メール、これ実はHTMLで構成されたものであり、メール本文を説明欄に添付するだけでは上の画像のようにHTMLコードが貼られてしまいます。

一応文字起こしと思しき内容は確認できるものの、これでは非常に視認性が悪く、短時間での内容把握が難しそうです。

Asana AI Studioで文字起こしを修正してもらう

ここではAsana AI Studioを使い、ボイスメールの内容を一目で把握できるよう自動処理します。
Asana AI Studioは、Asanaの「ルール機能」をAIで強化したノーコード自動化機能です。
あらかじめ「どのような事象をトリガーに」「どのような処理を行うか」を自然言語で指示しておくことで、AIがその指示を読み取り、状況に応じて柔軟かつ自動でアクションを実行してくれます。

今回はボイスメールへの通知からAsanaタスクの自動作成が行われることをトリガーとします。

上記の画像の[条件]カードもAIに対する指示となっています。このように指定しておくことで、タスク作成時にAIがタスク名を確認し、ボイスメールから作成されたタスクにのみルールが動作するよう自動で判断を行ってくれます。

最後にどのようなアクションを行うかですが、"タスクの説明を次の値に設定"という動作を指定します。

値として"AIを使用"と設定されていますが、これは予め行っておいた指示を元に適切な内容をAIが作成してくれるという意味になります。

AIへの指示については以下のように、"AIへのガイダンス"というタブがあるので、そこで以下のようにこのルールの指示を行います。

では実際に動作確認を行ってみます。
わかりやすく先ほどのタスクを複製してみましょう。

タスクが作成されると以下のようにルールが自動進行します。

その結果、以下のように文字起こし部分のみの抜き出しが行ってくれました。ボイスメールが保存されてからここまで、一切マニュアルの操作がなく自動で処理を進めてくれるのはかなり便利です。

Asana AI Studioで通話要約とサブタスクを作成してもらう

こんな風に指示を行っておくことで、AIが柔軟かつ適切にアクションを行ってくれます。

それでは文字起こしが完了したところで、"通話内容の要約"と"ネクストアクションの確認"まで行ってもらいましょう。

先ほどのルールに、以下のようにアクションを追加します。
・"タスクにコメントを追加"
→文字起こし内容の要約をタスクにコメントとして追加します。

・"サブタスクを作成する"
→対応すべきネクストアクションをサブタスクとして設定します。

AIへの指示についても以下のように行っておきます。

では実際にボイスメールを残してみましょう。
ボイスメールのスクリプトは以下です。

Asanaタスク上の文字起こしは以下。

新しく設定を行った、通話内容の要約とタスク作成については以下の通り。
ちゃんと通話の要約とサブタスクの作成が行われています。

余談:Asana AI Teammateについて

今回確認を行ったAsana AI Studioの他に、まだベータ版ではありますがAsana AI Teammateというのが導入されました。
AI Studioの場合はあくまで設定を行ったAsanaルールに対して高度かつ柔軟なアクションを行うといったものですが、AI Teammateは実際のチームメンバーのごとく、Asana環境全体を横断しつつより柔軟なアクションを行うことができる機能です。

機会があればいずれ触れてみたくはありますが、以下の記事でAI Teammateが紹介されておりますのでこちらもご参考頂ければと思います。

終わりに

今回はAsanaについての記事でした(半分くらいZoom Phoneでしたが)。何気にZoom以外に主眼を置いた記事はこれが初めてだったりします。こんな感じでいろんな記事作成したいものですね。

それでは本日はこの辺で～