【CSが答える】よくある質問に回答！part1〜Eight Team、どう始める？〜

こんにちは！Eight Teamでカスタマーサクセスを担当している米子です。

普段お客さまとお話ししていると、Eight Teamの始め方・社内への広め方について、いろいろなご質問をいただきます。
なかでも今回取り上げたいのが、こちらの3つ。

「これからEight Teamを始めます。集めてきた紙の名刺はどうすればいい？」
「会社や部署のメンバー全員ではなく、まずは数人から始めても大丈夫？」
「名刺の取り込みタイミングがばらばら！みんなどうルール化してる？」

どれも、Eight Teamをチームに定着させるために大切なポイントです。

そこで本記事では、Eight Teamのなかの人として、実際にお客さまへお伝えしている工夫も交えながら、できるだけかみ砕いてお答えします。

Q1．これからEight Teamを始めます。集めてきた紙の名刺はどうすればいい？

引き出しや名刺ファイルに、これまで交換してきた紙の名刺がたくさんある。Eight Teamを始めるけど、メンバーそれぞれに登録してもらうには、時間がかかりそう……。

そんなときは思い切って、チームで「名刺を登録する日」を決めるのがおすすめです。

例えばメンバーに「○月○日は、手元にある名刺を持ってきてください」と案内し、当日は30分だけ時間を確保します。その30分は、みんなでひたすら名刺を撮影する。まずはそれだけでOKです。

1人でやろうと思うと後回しになりがちな作業も、チームで時間を決めて取り組むと意外と進みます。

「名刺登録会」のように、ちょっとイベントっぽい名前を付けるのもおすすめです。登録会の前後で、名刺登録枚数がどれだけ増えたかを共有するのも面白いかもしれません。

例えば「100枚だった名刺が、登録会で1,200枚に増えた！」のように成果が見えると、ゲーム感覚で楽しみながら取り組めます。

さらにEight Teamでは、時期によって、初期の名刺取り込みを支援するキャンペーンを実施していることもあるので、対象となる場合はぜひ活用してみてください。

Q2．会社や部署のメンバー全員ではなく、まずは数人から始めても大丈夫？

はい、数人のチームから始めても大丈夫です。
Eight Teamは利用人数に応じたアカウント課金のため、まずは必要なメンバーだけで始めても、使わない分の費用がかかることはありません。

はじめから全社に広げるのではなく、営業部門やプロジェクトチームなど、名刺を共有したいメンバーに絞って始めるケースも多くあります。

そのため例えば、まずは営業チーム5人で使ってみて、手応えが得られたら、少しずつ利用メンバーを増やしていく。そのような始め方をされるケースが多くあります。

一方で、利用を広げながら部署をまたいで100名以上の規模で活用している企業さまもいらっしゃいます。また、部署や支店ごとに情報を分けて管理したい場合は、それぞれでEight Teamをご契約いただく方法もあります。

「まずはこの部署から」「まずはこの支店から」と、名刺を仕事に生かしやすい範囲で始めて、活用状況によって広げてみてください。

Q3．名刺の取り込みタイミングがばらばら！みんなどうルール化してる？

Eight Teamを導入したものの、日々名刺を交換してすぐに取り込む人もいれば、机の上に溜めてしまう人もいる……。
これも、カスタマーサクセスとしてよく伺うお悩みです。

まずおすすめしたいのは、「名刺交換をしたら、翌日のお昼までに取り込む」など、シンプルなルールを決めること。

細かいルールをたくさん作るよりも、いつまでに取り込むかを1つだけ決め、チームで認識をそろえるほうが続けやすくなります。
定例会の前や毎週金曜日など、業務の流れに組み込むのもおすすめです。

それでもなかなか進まない場合は、メンバーの名刺の取り込み枚数を可視化するのも効果的です。

メンバーごと、週ごと、月ごとの名刺交換枚数が見えるようになると、「今週はまだ登録できていなかった」「このメンバーの動きを参考にしてみよう」と、行動を振り返るきっかけになります。

名刺交換枚数は、CSVデータを使うことで集計できます。詳しくはこちらの活用ブログ記事を、ぜひ参考にしてみてください。

まずはシンプルに、できるところから始めよう

今回は、Eight Teamを始めるとき・続けるときによくいただく3つの質問にお答えしました。
最初から完璧な運用をつくる必要はありません。自社に合いそうな方法を選び、試しながら整えていけば大丈夫です。

とはいえ、会社やチームによって、名刺の枚数も、働き方も、続けやすい運用もさまざまです。

「自社の場合はどう始めればいい？」「ルールを決めたけれど、なかなか定着しない」など、困っていることがあれば、ぜひカスタマーサクセスチームにお聞かせください。

ちなみにこの「よくあるお問い合わせに回答！」は、シリーズにして定期更新していく予定です。ぜひ楽しみにお待ちください！