「月末、電卓を叩く事務員さんの背中を見て決めた」町の整備工場が、自作AppSheet×スプレッドシート×AIで“付加給”を完全自動化した話――何百万ものシステムを買う前に。現場と事務の「両方の負担」を減らす、小さな工場のリアルDX

地方の小さな自動車整備工場です。車検、一般整備、そして工場の経営を支えている大きな柱が「ロードサービス」です。雨風や雪が吹き荒れる真冬の夜、凍結路面でのバッテリー上がり、危険な高速道路での事故搬送、何百キロにも及ぶ長距離レッカー。現場に向かう整備士たちは、過酷な環境で文句ひとつ言わず目の前のお客様を助けています。そんな現場の姿を見ていて、ずっと強く思っていました。「危険な現場で走ってくれているスタッフの頑張りに、どうにかして手応えのある形で報いたい」そこで導入を決めたのが、現場の売上や出動件数に応じて手当を支給する「ロードサービス手当」という制度でした。しかし、この制度を立ち上げたとき、もう一人、絶対に忘れてはならない存在がいました。

月末、電卓を叩き続ける事務員さんの背中「売上が○万円超えたら＋○円」「出動が○件超えたら＋○円」「出張で現場に出られない日は、1日あたり4件・3万円でみなし換算」「無理して体を壊さないよう、残業45時間超過は減額ペナルティ」現場の納得感と健康を考え抜いた、自信のあるルールでした。しかし、このルールが動き出した瞬間、そのしわ寄せはすべてうちの事務員さんの肩に重くのしかかりました。月末になると、デスクの上に広げられる伝票と集計シートの山。「この案件は二次搬送で別のスタッフが引き継いだから、件数も売上も半分ずつ按分しなきゃ……」「タイムカードの残業時間と突き合わせて、45時間を超えていないか確認しなきゃ……」「この案件、なんで売上が420円だけなんだろう……？」ただでさえ日々の電話対応、車検の書類作成、部品発注、接客で手一杯です。それに加えて、月末になるたびに細かい数字と睨み合い、電卓を叩き続けている事務員さんの後ろ姿を見るのが、本当に申し訳なくて、心苦しかった。「現場の頑張りに報いるための制度なのに、そのせいで事務の子を苦しめてどうするんだ」それが、私がこの自動集計に本気で取り組んだ本当の理由でした。

土台にあったのは、現場のために自作した「AppSheet」世間では「DX（デジタルトランスフォーメーション）」と言われますが、町の工場に何百万円もするシステムを導入する余裕はありません。そもそも、町の整備工場のリアルな現場（突発対応、長距離、按分、保険会社ごとの請求仕様）にぴったり合う市販ソフトなんて、どこにも売っていません。それでも私たちが諦めずに済んだのは、ひとつの大きな「武器」をすでに作っていたからでした。ノーコードツールの「AppSheet」で独学で自作していた、ロードサービス管理アプリです。数年前まで、出動記録は手書き伝票だらけでした。「字が読めない」「伝票が車の中に置き去り」「月末の請求で大混乱」。そんな現場を見て、専門知識ゼロのところから必死に作ったアプリでした。スタッフが現場でスマホを開き、出動先、写真、作業内容をポチポチ入力する。それが現場に定着し、裏側のGoogleスプレッドシートには日々の正確なデータが勝手に溜まり続ける土台がすでに出来上がっていたのです。もしこれから業務改善やDXを始めようとしている方がいたら、これだけは伝えたいです。「現場からスマホひとつでデータが上がってくる仕組み」さえあれば、どんな自動化も後からいくらでも作れます。何もないところに魔法は起きません。現場がスマホで記録してくれていた日々のデータこそが、すべての救いでした。

アプリを壊さずに、事務の手間をゼロにする「AIとの対話」しかし、最後の壁が立ちはだかりました。現場のアプリは日々アップデートしています。作業者の入力方法を少し変えただけで、集計シート側でデータが空欄になってしまったり、数式の連携が狂ってしまったり……。「下手にスプレッドシートに関数を入れて、現場のAppSheetがエラーで同期できなくなったらどうしよう」「現場を止めずに、事務員さんの手計算をゼロにするにはどうしたらいいんだ？」頭を抱えた私が頼ったのが、AIのGeminiでした。プログラミングの難しい専門用語は使いませんでした。現場で起きていること、事務員さんが困っていることを、そのままAIに相談したのです。「10月の請求完了案件が集計シートに反映されないんだけど、何が原因？」「現場のアプリを絶対に壊したくないから、アプリ側はいじらずに集計シートだけで解決したい」「最初の作業者と二次搬送の作業者が別の場合、0.5件ずつ、売上も折半で按分させたい」「この頻度でデータが増えていったら、いつかスプレッドシートの容量はいっぱいになる？」返ってきた答えに、本当に驚きました。なぜデータが反映されなかったのか（アプリ側の仕様変更の経緯）を一瞬で見抜き、「AppSheetが書き込む元データには一切手を触れず、集計シート側だけで子テーブルの作業者を自動突合して按分する」という、安全で完璧な数式をその場で組み立ててくれたのです。「10月のAさんの420円って何の案件？」と聞けば、「それは基本料金が入っておらず、高速代の往復実費（420円）のみ計上されている事故搬送案件ですよ」と即座に教えてくれる。まるで、うちの工場のデータを誰よりも理解している優秀なシステムエンジニアが、ずっと隣に座って一緒に画面を見てくれているようでした。

現場も、事務も、みんなが笑顔になれるのが「本物のDX」今、うちの工場ではどうなったか。現場スタッフが現場でいつも通りAppSheetに入力する。ただそれだけで、

• 会社別の売上と件数の集計

• 二次搬送の自動按分（0.5件・売上折半）

• タイムカード(AppSheet)と連携した残業45時間判定

• そして、付加給の最終支給額

すべてが、1秒の手作業もなしにリアルタイムで自動計算されるようになりました。月末、電卓を叩き続けていた事務員さんの作業時間はゼロになりました。「集計、ボタン一つ触らなくても全部合ってます！」とホッとした顔をしてくれたとき、胸のつかえがスッと取れました。そして、現場の整備士たちにも、月末に胸を張って「今月も夜遅くまで走ってくれて本当にありがとう」と付加給を渡せるようになりました。

同じ悩みを抱える、全国の整備工場の仲間へ「DX」なんて、小難しい言葉を使う必要はありません。「現場で危険な作業をしてくれる整備士に報いたい」「月末に電卓を叩いて疲れている事務員さんを助けてあげたい」その想いこそが、DXの一番正しい出発点です。高いシステムを買わなくても大丈夫。現場のために作ったAppSheet、使い慣れたスプレッドシート、そして分からないことを何でも壁打ちできるAI。これらを味方につければ、町の小さな整備工場だって、ここまでやれます。現場の汗にも、裏方で支える事務員さんの苦労にも、ちゃんとデジタルの力で報いていく。この記事が、同じように現場と事務の間で悩んでいる全国の整備工場や小さな会社の力になれば、これほど嬉しいことはありません。