採用・育成・評価が変わる！人事の現場で使える Gemini 活用術

こんにちは、Google の AI「Gemini（ジェミニ）」の公式 note 編集部です。

職種別の Gemini 活用術シリーズ、今回のテーマは「人事」です。

採用活動や研修の企画、評価制度の運用など、人事の仕事は実に多岐にわたります。求人票の作成やアンケートの集計といった実務に追われ、「もっと社員一人ひとりと向き合う時間がほしいのに...」と悩むことはありませんか？

そんな忙しい人事担当の皆さんを、Gemini がサポートします。時間のかかる事務作業やアイデア出しを AI に任せることで、より「人」に関わる大切な業務に集中できるようになるはずです。

この記事では、日々の業務効率化から採用・育成の質向上まで、人事の現場ですぐに役立つ活用テクニックをご紹介します。 コピーしてそのまま使えるプロンプトも用意しましたので、ぜひ今日から試してみてください。

業務でのご利用に関する注意事項

【採用編】求人票作成から面接まで、採用業務を効率化

求人票・採用サイトをブラッシュアップ

「当社の魅力や、このポジションならではの面白さを、もっと分かりやすく伝えたい」。そう感じたときは、ぜひ Gemini を活用してみてください。職種や業務内容、求める人物像、そして会社の強みなどを箇条書きで伝えるだけで、求人票のたたき台を作成できます。

また、生成された下書きをさらに整えたい場合は、「Canvas」機能が役に立ちます。気になった一文だけを修正したり、文章のトーンや長さを調整したりしながら、より納得のいく内容へと仕上げることができます。Canvas の使い方は、こちらの記事で詳しく紹介しています。

また、採用ウェブサイト全体を見直すときに、改善点の「たたき台」を出してもらう使い方もおすすめです。

例えば、採用ウェブサイトの URL と一緒に、次のように聞いてみてください。

採用サイト全体を俯瞰し、改善すべきポイントを優先度順に整理できるため、具体的な打ち手を検討する際に役立ちます。

候補者の経験を深掘りする面接質問を考案

限られた面接時間の中で、候補者の本質を見抜くには、的確な質問の準備が重要です。
Gemini に履歴書や職務経歴書を読み込ませることで、候補者一人ひとりの経験やスキルに合わせてカスタマイズされた質問案を作成できます。

「この実績について、さらに深く聞くにはどう切り出せばいいだろう？」といった迷いも、Gemini が具体的な問いかけのヒントを提示して解決します。個別の事情に即した効果的な質問を用意できれば、候補者の強みや考えをより深く引き出すことができるはずです。
Gemini の入力欄にある ＋ ボタンから「Google ドライブ」を選択して候補者の履歴書ファイル（PDF や Google ドキュメント）を指定し、以下のようなプロンプトを入力してみましょう。

Google ドライブに保存された候補者の履歴書や職務経歴書を活用する際は、以下の記事も参考にしてください。ファイルを検索して情報を抽出したり、複数の資料を比較したりといった、採用業務にも応用できる Google ドライブ連携の便利な使い方が紹介されています。

心に響くスカウトメールを作成

多くの企業からスカウトを受ける優秀な候補者は、定型文のようなメールでは、なかなか目に留めてもらえません。Gemini なら、候補者のプロフィールと自社の魅力を掛け合わせ、なぜ「その人に」来てほしいのかが伝わる、パーソナライズされたスカウトメールの文面を提案します。特別感のあるメッセージで、開封率や返信率のアップを狙いましょう。

Gemini を活用して、採用プロセスの設計や候補者とのコミュニケーションを工夫している実例としては、こちらの動画も参考になります。

【育成・教育編】社員の成長を加速させるプログラムを設計

効果的な研修プログラムを Gemini と壁打ち

マンネリ化しがちな研修も、Gemini と壁打ちすることで新しいアイデアが生まれます。たとえば「新入社員向けのビジネスコミュニケーション研修」のように、研修テーマに加えて対象者や所要時間、実施形式（座学 ＋ ワークショップなど）を共有すると、研修のたたき台となるプログラム案やワークショップ案を提案してくれます。

Gemini を壁打ち相手として、「受講者が前向きに参加できる内容になっているか」「現場で使える形にできているか」といった観点で、研修内容をブラッシュアップしてみてください。

NotebookLM を使って問い合わせ対応を効率化

社内規定や就業規則、各種ツールのマニュアルなどが分散していると、必要な情報を探すだけでも時間がかかってしまうものです。

こうした資料を NotebookLM に読み込ませてチームで共有しておけば、元の資料に基づいた回答をすぐに確認できます。日々の「情報を探す時間」を大幅に減らし、業務をよりスムーズに進められるようになります。

NotebookLM を使えば、以下の 3 ステップで、社内の資料をもとに質問できる環境を作成・共有できます。

例えば、育児休暇の取得について尋ねると、以下のような回答をしてくれます。社内規定に変更があった場合も、元になる資料（ 就業規則など ）を差し替えるだけで、最新版の内容を反映できます。

NotebookLM はソースとなるドキュメントに書かれている情報のみに基づいて回答を作成するため、ハルシネーションのリスクを抑え、正確な情報に基づいた回答を得られます。また、回答の根拠となるソースも合わせて提示されるため、確認作業もスムーズです。

NotebookLM の基本的な使い方は、以下の記事で詳しく解説しています。

「動画解説」機能については、こちらをご覧ください。

重要なルールは Canvas で「クイズ」にして楽しく浸透

新人研修やコンプライアンス教育では、単にマニュアルを共有するだけでなく、Canvas 機能を活用して「ゲーミフィケーション」を取り入れてみるのもおすすめです。

重要なルールをゲーム感覚で学べる「理解度チェッククイズ」を作成すれば、新入社員が楽しみながら能動的に学べるコンテンツになります。

たとえば就業規則をテーマにする場合、次のような指示でクイズアプリを作成できます。

【ポイント】
このプロンプトを実行するときは、自社の規定ファイルを添付するか、内容を直接貼り付けてみてください。よくあるミスや、過去の事例をあわせて伝えると、より実務に近い内容にできます。

書き方例

単なる座学ではなく、実際に触って学べるコンテンツを取り入れることで、研修の質と満足度を同時に高めることができますよ。

このように、Canvas を使えば、デザインもテキストも気軽に修正することができるので、研修用アプリ制作のハードルも下がります。

Canvas 機能を使った活用事例は、こちらの記事でも詳しく紹介しています。

【評価・組織活性化編】評価面談や組織改善も Gemini がサポート

「カスタム Gem」でフィードバックの質を整える

現場マネージャーによってフィードバックの言葉選びや伝え方に差が出てしまうといった課題は、「カスタム Gem」を活用するのがおすすめです。

一度設定しておけば、毎回同じ指示を入力する必要はありません。用意した下書きを渡すだけで、あらかじめ決めたルールに沿って、次の一歩を踏み出せるような文章に整えてくれます。

例えば、現場マネージャーが、フィードバックの下書きとして以下のように入力したとします。

作成した「評価面談フィードバック支援 Gem 」 はカスタム指示に基づき、以下のような文章に整えてくれます。

言葉選びや伝え方に迷ったときは、ぜひ Gemini に相談してください。あなたの想いを大切にしながら、相手に届きやすい文章に整えるサポートをします。

カスタム Gem については、こちらの記事もぜひ参考にしてください。

従業員の評価の考え方や、現場でのフィードバックの工夫について具体的なイメージを掴みたい方には、スプレッドシートを活用しているこちらの動画も参考になります。  

アンケート結果から従業員の本音を読み解く

Google フォームで実施した従業員満足度アンケート。集計されたデータ、特に自由回答欄の膨大なテキストを読み込むのは大変ですよね。Gemini なら、集計結果のスプレッドシートを読み込むだけで、従業員の傾向や潜在的な課題を要約・可視化します。データに基づいた組織改善のアクションプラン作りを強力にサポートします。

集計結果のスプレッドシートを開き、画面右上にある「Gemini に質問」をクリックします。サイドパネルが開いたら、以下のようなプロンプトを入力してみましょう。

AI を活用したこれからの評価制度や組織づくりについて、企業のコンサルタントや経営者としての経験を持つにっしー社長が語ってくれたこちらのインタビューも参考になります。
現場のリアルな視点が語られているので、ぜひヒントにしてみてください。

Gemini を活用して、より「人」と向き合う仕事へ

今回は、Gemini を使って人事の仕事を効率化し、質を高めるための具体的な方法をご紹介しました。

事務的な作業や情報の整理を Gemini に任せることで、より丁寧なコミュニケーションや重要な判断に時間を使えるようになります。こうした積み重ねは、採用ミスマッチの防止や従業員満足度の向上など、組織全体の「働きやすさ」にもつながっていくはずです。

なお、ビジネスの現場で本格的に導入される際は、企業の大切なデータを守りながら安全に利用できる「Google Workspace with Gemini」をご利用ください。

この記事で紹介した活用法や「プロンプト初級ガイド」をヒントに、まずは身近な業務から Gemini を取り入れてみてください。皆さんの仕事がより充実したものとなれば幸いです。