出張の日程調整で、聞き方を変えたら往復が消えた

現役のメーカー営業です。

XでAIキャラクターの「白石美咲」を運用しています。美咲が投稿しているネタの元になった実務を、このnoteで書いています。

今回は、遠方への出張の日程を決めるときの話です。

この記事でわかること

以前は、1社ずつ「この日はどうですか」と確認していました。返事を待って次の会社に聞く。その繰り返しです。

いまは全社に先に「可能な日時をできるだけ多く挙げてください」と幅で聞きます。集まってから、こちらで組みます。

変えたのは聞き方だけです。AIに組ませているのは、候補が集まったあとの工程です。

前提（私の環境・使用ツール）

私はメーカーの営業です。担当は既存のお客様で、定期的に回る形の営業をしています。

このやり方が要るのは遠方への出張です。飛行機を使う出張は月1回ほど、海外は半年に1回ほどあります。

日帰りで回れる範囲の訪問は、条件を渡して順番を組ませるだけで済みます。そちらは前の記事に書きました。

使っているのはClaudeです。集まった候補と各社の条件を渡して、訪問順とスケジュールを組んでもらっています。

この記事に出てくる会社はA社からD社までの仮名で、条件もすべて説明用に作ったものです。

1社ずつ確認していた頃

以前のやり方はこうでした。

まずA社に「この日はどうですか」と候補を出します。返事を待ちます。返ってきたら、その日を避けてB社に聞きます。また待ちます。

C社、D社と同じことを繰り返します。途中でB社の都合が変わって日程が重なれば、A社に変更を依頼します。

作業そのものはメールを送るだけです。難しいことは何もしていません。

問題は、次の1通を送るために前の1通の返事が要ることでした。自分が動ける時間ではなく、相手の返信のタイミングで進み方が決まります。

そして誰か1社の予定が動くと、確定させたはずのところまで戻ります。

幅で聞くように変えた

変えたのは1点だけです。

1社ずつ確定させるのをやめて、先に全社へまとめて聞く。 聞き方も変えました。

「この日はどうですか」ではなく、「可能な日時をできる限り多く挙げてほしい」と頼みます。

これだけで往復が消えました。

理由は単純です。1社ずつ確定させる形は、前の返事が次の質問の前提になっています。順番に並んでいるから、待ち時間も順番に積み上がります。

先に全社へ投げれば、返事は同時に返ってきます。しかも幅で答えてもらっているので、1社の都合が変わっても他の候補で吸収できます。組み直しが発生しません。

先方にとっても、そのほうが答えやすいようです。こちらの提示日に合わせて予定を確認するより、空いている日を挙げるほうが手間が少ないのだと思います。

集まった候補をAIに組ませる

候補が出そろったら、そこからがAIの仕事です。

渡しているのは、各社が挙げてくれた候補日時と、各社の住所です。移動時間の算出はAIに任せています。

商談時間は1社あたり1時間半で想定しています。遠方の訪問はまとめて話すことが多いので、日帰りのときより長めに取っています。

返ってくるのは、ひとつの正解ではなく複数の候補パターンです。この組み合わせなら2日で回れる、こちらなら1日増えるが移動が楽になる、といった形で並びます。

あとは飛行機やバスを取るだけになります。

この部分はもともと3時間ほどかかっていました。候補が出そろってから、訪問順を考え、移動ルートを調べ、日程確定のメールを書くところまでです。いまは30分ほどで終わります。訪問先の数や距離で変わるので、いつも同じではありません。

ただ、この30分は候補が集まったあとの話です。前半で書いた「往復が消えた」ほうは聞き方を変えた結果で、AIとは関係がありません。効いている場所が違います。

バスと商談時間はこちらで用意する

任せきりにできない部分もあります。

バスの時刻表は自分で調べて渡します。 路線バスが要る区間は、AIが持っている情報だけでは足りません。ここを渡さないと、成立しない移動を含んだ案が返ってきます。

商談時間もこちらで決めます。 1時間半という数字は、これまでの実感から置いているものです。訪問先や用件によって変わるので、固定値ではありません。

第5本にも書きましたが、この作業も条件を揃えるところまでが自分の仕事です。揃っていない状態で投げても、それらしい案が返ってくるだけで使えません。

それでも自分で決める場所

返ってきたパターンから選ぶのは自分です。

移動が楽な案が、いつも良い案とは限りません。条件に入れていない事情があるからです。

先方の担当者が忙しい時間帯を避けたい。この会社は午前のほうが話が通りやすい。そういったことです。

乗り継ぎの余裕も自分で見ます。遠方は1本遅れると次が1時間後、ということが普通にあります。数字の上で成立していても、現地で成立するかは別です。

選ぶところまでを渡してしまうと、なぜその順番なのかを説明できなくなります。組み合わせを出させるところまでにしています。

まとめ

この記事で一番効いたのは、AIではなく聞き方の変更でした。

1社ずつ確定させる形をやめて、全社に幅で聞く。それだけで往復が消えました。AIを使わなくても、ここは変えられます。

そのうえで、集まった候補から組み合わせを出す部分をAIに渡しています。順番が逆だと、往復したまま速くなるだけで、待ち時間そのものは消えません。

やり方を変えてから道具を入れる。この順番でよかったと思っています。

日帰りで回る範囲の訪問順については、前の記事に書いています。

https://note.com/misaki_naka/n/n43df894bc4a3

ここから先は有料エリアです

考え方はここまでで書き切りました。この先を読まなくても、聞き方を変えるところまでは今日から試せます。

有料エリアに置くのは、そのまま使える現物2点です。

1. 候補日を幅で聞くための依頼文テンプレート — 先方に送るメールの雛形

2. 集まった候補日をAIに渡して日程を組ませるプロンプト — 実際に使っているもの

（1）候補日を幅で聞くための依頼文テンプレート