値上げの連絡は、AIの硬い文章がそのまま正解だった
現役のメーカー営業です。
XでAIキャラクターの「白石美咲」を運用しています。美咲が投稿しているネタの元になった実務を、このnoteで書いています。
今回は、値上げの連絡文をAIに組み立ててもらうようになった話です。
自分で書くと、どうしても遠回しな文章になっていました。
この記事でわかること
値上げの連絡を自分で書くと、申し訳なさが先に出て、肝心のことが後ろに下がっていました。
条件を渡して、質疑を経てから組み立ててもらうと、まっすぐで分かりやすい文面になります。
普段はAIの文章が硬すぎるので柔らかさを足しますが、この連絡ではその調整が要りませんでした。
前提（私の環境・使用ツール）
私はメーカーの営業です。担当しているのは既存のお客様で、定期的に回る形の営業をしています。
使っているのはClaudeです。文章をそのまま書かせるのではなく、条件を渡して、やり取りをしながら組み立ててもらう形です。
この記事に、実際の時期・改定率・取引先は出てきません。文面の構成も、説明のために作り直したものです。
例文を探して、自社に置き換えていた
以前は検索から始めていました。値上げの案内文の文例を調べて、出てきた文章を自社の事情に置き換える。やっていたのはそれだけです。
出てくる文例は、どこかの会社の事情に合わせて書かれたものです。置き換えても、自分の会社の話としては噛み合いませんでした。
自分で書くと、申し訳なさが先に出る
置き換えた文章を読み返すと、いつも同じ癖がありました。
最初の一文が、お詫びと前置きから始まっています。次にこちらの事情が長く続いて、お願いが遠回しに置かれる。
肝心の「いつから」「どれくらい」は、いちばん後ろにありました。
書いているときは丁寧に書いたつもりでした。でも読む側からすると、何の連絡なのかが最後まで分かりません。
言い訳がましい。読み返したときの正直な感想がそれでした。先方への申し訳なさが、そのまま文面に出ていたのだと思います。
条件を渡して、質疑で詰める
いまは書かせる前に、条件を渡すところから始めています。
渡しているのは4つです。いつから改定するか。理由。全体で平均どのくらいの改定になるか。詳しい内容は伺って説明したい、という意向。
そのうえで、より良いものにするために質疑を通して詰めたい、と頼みます。
するとAI側から質問が返ってきます。その原因は何か。いつ頃からその状況なのか。価格が戻る可能性はあるか。
この質問に答えていく部分が、実際の作業の中心です。答えているうちに、こちらの頭も整理されていきます。
先方から聞かれそうなことを、送る前に一度考えさせられる形になります。
先方によって、必要な文面が違う
出してもらうのは1案ではありません。先方のタイプごとに1案ずつ用意しています。
伺って詳しく説明する先と、書面で理解をお願いする先とでは、必要な文面が違うからです。
前者は連絡文で全部を伝えなくて済みます。後者は連絡文だけで完結させる必要があります。同じ内容でも、書く量が変わります。
出てきた文章は、ほぼ直していない
返ってきた文面は、ほとんど手を入れていません。直すのは宛名くらいです。
書かせる前の質疑で詰めているので、直す場所が残らない、という感覚に近いです。
普段は柔らかくする。この連絡ではしなかった
ここが自分でも意外でした。
普段、AIに書かせた文章はそのままだと硬すぎます。長く付き合いのある相手に送ると、急によそよそしくなります。
なので普段は「親しい相手だが、内容はしっかり伝えたい」といった背景を足して、柔らかさを調整しています。
値上げの連絡では、その調整をしませんでした。というより、しないほうが良い文面でした。
柔らかくすると、また遠回しに戻ります。この連絡に関しては、硬さがそのまま伝わりやすさになっていました。
AIの文章のいちばん扱いにくいところが、この一件では長所でした。
文面に書かないことは、自分で決める
組み立ててもらった文面を送るとしても、どこまで書くかは自分で決めています。
伺って説明すると決めている部分は、連絡文には書きません。書いてしまうと、会って話す理由がなくなります。
理由の説明も、書きすぎると事情の羅列になります。どこで止めるかは、相手との距離を知っている自分にしか決められません。
任せているのは組み立てまでで、どこまで載せるかの線引きは残ります。
まとめ
値上げの連絡がうまく書けなかったのは、言葉選びが下手だったからではありませんでした。
申し訳なさを先に書くと、伝えるべきことが後ろに下がる。 順番の問題でした。
条件を先に渡して、質疑で詰めてから組み立ててもらう。やっているのはそれだけです。
出張の日程調整で聞き方を変えた話は、前の記事に書いています。
